Role i obowiązki w akcji
Tablica zespołu po wykonaniu kroku 4 podczas fizycznej sesji poświęconej definiowaniu ról i obowiązków.
Ten zespół spotkał się na Zoomie i użył aplikacji Confluence do zapisywania wypowiedzi i podsumowania rozmowy.
Czego będziesz potrzebować
Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
Cyfrowe narzędzie do współpracy (zobacz szablon)
Tablica
Markery
Karteczki samoprzylepne
Zegar
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Czym są role i obowiązki związane ze stanowiskami?
W przypadku skutecznej pracy zespołowej role reprezentują tytuły zawodowe lub stanowiska, jak np. menedżer projektu, podczas gdy obowiązki obejmują określone zadania i zobowiązania związane z daną rolą. Oto kilka przykładowych obowiązków menedżera projektu:
- Planowanie i rozwijanie pomysłów na projekty
- Tworzenie zespołu i przewodzenie mu
- Śledzenie postępów projektu i ustalanie terminów
- Rozwiązywanie problemów
- Zarządzanie budżetem i interesariuszami
Ocena skuteczności realizacji projektów
Dlaczego warto przeprowadzać grę Role i obowiązki?
Zespoły powinny wyjaśnić role i obowiązki, aby wszyscy rozumieli swoje zobowiązania i wkład w realizację celów zespołu. Według badania opublikowanego przez Small Group Research zapobiega to nieporozumieniom, zmniejsza nakładanie się zadań oraz poprawia wydajność i współpracę.
Kiedy należy wyjaśniać role i obowiązki?
Wyraźne zdefiniowanie tych ról na początku projektu pozwala ustalić jasne oczekiwania, zminimalizować nieporozumienia oraz zwiększyć produktywność i współpracę.
Wczesne zdefiniowanie ról pomaga również uniknąć nakładania się zadań, ograniczyć konflikty i zadbać, aby wszyscy członkowie zespołu dążyli do osiągnięcia wspólnych celów.
W miarę postępu projektów lub zmian ram organizacyjnych okresowa ponowna ocena i aktualizacje ról są niezbędne, aby zapewnić koordynację działań i utrzymać wydajność operacyjną.
Pięć korzyści z definiowania ról i obowiązków
- Odpowiedzialność: jednoznaczne zdefiniowanie ról pomaga w ograniczeniu powielania wysiłków, co usprawnia procesy i minimalizuje marnotrawstwo czasu i zasobów, ostatecznie przyczyniając się do bardziej wydajnej realizacji projektu.
- Przejrzystość: wyjaśnienie ról i obowiązków ułatwia zespołowi skuteczną współpracę.
- Większe zaangażowanie pracowników: skuteczna komunikacja, która często wynika z jasno określonych ról i obowiązków, prowadzi do zwiększenia zaangażowania i produktywności pracowników o 72% (Atto Time).
- Zadowolenie z pracy: około 75% pracowników o dobrze zdefiniowanych rolach odczuwa większy entuzjazm wobec swojej pracy i deklaruje wyższy poziom zadowolenia z pracy w porównaniu z pracownikami o niejednoznacznie określonych rolach (Effectory).
- Zwiększona produktywność: pracownicy, których role są jasno określone, mają o 53% lepszą wydajność i o 27% większą skuteczność w pracy (Effectory).
Jak zdefiniować role i obowiązki w zespole
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Określ i uzgodnij obowiązki zespołu
- Zidentyfikuj nieprzypisane obowiązki
- Udokumentuj zatwierdzone role w zespole
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Niezależnie od tego, czy spotykanie odbywa się stacjonarnie, czy zdalnie, wyślij do zespołu wiadomość z objaśnieniem gry, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, które prace będą omawiane. Na początku gry przypomnij zespołowi jego misję, aby pokazać, za co odpowiada jako całość.
Następnie przygotuj dokument współpracy, z którego zespół będzie korzystać. Możesz utworzyć tabelę na stronie Confluence lub skorzystać z naszego gotowego szablonu. Jeśli tworzysz własny dokument, dodaj w nim następujące kolumny:
- Rola
- Obowiązki (według innych)
- Obowiązki (według mnie)
Nieprzypisane obowiązki
WSKAZÓWKA: DUŻE GRUPY
Zespół liczy więcej niż 4 osoby? Przeznacz na grę 90 minut, jeśli jest to grupa 6–8 osób.
W przypadku grup składających się z co najmniej 9 osób podziel grę na mniejsze 1-godzinne sesje.
2. Określenie ról w zespole 5 MIN
Zdefiniuj różne role w zespole i zapisz swoją rolę w tym projekcie pod własnym imieniem i nazwiskiem w kolumnie „Role”.
Jeśli więcej niż jeden członek zespołu zajmuje tę samą rolę, wymień ją tylko raz w tabeli.
Niektórzy członkowie zespołu mogą pełnić kilka ról, przykładowo inżynier oprogramowania może jednocześnie być menedżerem projektu. W takich przypadkach warto podać w tabeli każdą z ról.
3. Wskazanie swoich obowiązków 10 MIN
Poproś każdą z osób o wpisanie jej 3–5 najważniejszych obowiązków w tym projekcie w kolumnie „Obowiązki (według mnie)”.
PORADA: SKONCENTRUJ WYSIŁKI
Sesja ma dotyczyć ról, a nie indywidualnych pracowników.
Dzięki skoncentrowaniu się na roli zespół może określić luki dotyczące umiejętności wymaganych do właściwego pełnienia danej roli bez względu na skład zespołu.
4. Wskazanie obowiązków członków zespołu 10 MIN
W przypadku każdej z pozostałych zidentyfikowanych ról napisz, jak rozumiesz najważniejsze obowiązki związane z tą rolą w kolumnie „Obowiązki (według innych)”.
Jeśli pojawią się jakieś obowiązki, których nie można jednoznacznie przypisać do żadnej roli, umieść je w sekcji nieprzypisanych obowiązków.
5. Wyjaśnienie obowiązków związanych z rolami 15 MIN
Przejrzyj, co inni napisali o Twojej roli w kolumnie „Obowiązki (według innych)”. Obok każdego obowiązku dodaj znak ✅, jeśli go akceptujesz, lub ❌, jeśli nie chcesz go przyjąć.
Dodaj komentarze śródwierszowe, jeśli masz pytania lub uwagi dotyczące obowiązków innych osób.
Po dyskusji w zespole osoba pełniąca rolę dokonuje przeglądu wszystkich pozycji z oznaczeniem ❌ i decyduje, czy przyjąć, czy też delegować dodatkowe obowiązki. W przypadku nakładania się zadań wyznaczany jest główny właściciel wraz z potencjalnym współpracownikami lub rezerwowymi właścicielami.
Wszelkie obowiązki, które pozostają nieprzyjęte lub niezaakceptowane, są przenoszone do sekcji nieprzypisanych.
W zależności od struktury organizacyjnej osoba pełniąca daną rolę może potrzebować zgody kierownictwa, aby sfinalizować swoją rolę w sposób opisany w tym procesie.
6. Przegląd nieprzypisanych obowiązków 15 MIN
Wspólne przejrzyjcie nieprzypisane pozycje w celu ustalenia, czy pasują one do którejkolwiek z istniejących ról i dlaczego mogą lub nie mogą być odpowiednie dla określonych ról.
Jeśli te pozycje nie odpowiadają żadnej roli, oznacza to konieczność utworzenia nowej roli lub zdefiniowania na nowo już istniejącej. Ważne jest, aby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zidentyfikowanie właściciela tych zadań i ustalenie terminu dalszych działań.
Zwróć uwagę na obowiązki, których nie chce przyjąć żadna z ról. Jeśli takie przypadki zostaną zidentyfikowane, przedstaw je grupie celem dalszego omówienia.
WSKAZÓWKA: W PRZYPADKU BRAKU ZGODY
Jeśli zespół nie może dojść do porozumienia w sprawie jakiejś roli lub niektórych obowiązków, zapisz te pozycje jako wymagające dalszej pracy na mniejszych spotkaniach w późniejszym czasie.
7. Podsumowanie i określenie kolejnych kroków 5 MIN
Po zakończeniu podsumuj role i obowiązki, aby uzgodnić je z zespołem. Wyznacz konkretne osoby do przejęcia odpowiedzialności za każdą rolę i zaktualizuj współdzielony dokument o uzgodnione role i obowiązki.
Kolejne czynności
Udostępnienie wyników
Gotowy dokument udostępnij zespołowi, aby zebrać informacje zwrotne na temat potencjalnych luk lub możliwości poprawy.
Przekaż dokument dotyczący ról i obowiązków kluczowym interesariuszom i liderom, informując o tym zespół.
Zaplanuj przegląd tej gry wraz z zespołem co trzy lub sześć miesięcy, lub przeprowadź go, gdy nastąpią znaczące zmiany w zespole. Regularność sprawi, że proces będzie przebiegał sprawniej.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
