Plan informowania osób zainteresowanych

Przygotowanie się z wyprzedzeniem (60 min)

Utwórz tabelę na tablicy lub we wspólnym dokumencie. Kolumny powinny mieć następujące nagłówki: „Odbiorcy”, „Kanały”, „Komunikacja, „Łącza / Więcej informacji”. Oznacz wiersze nazwami „Codziennie”, „Co tydzień”, „Co dwa tygodnie”, „Co miesiąc”, „Co kwartał”, „Co rok”, „Na bieżąco”.

Poproś, aby każdy z uczestników przygotował na spotkanie własną listę odbiorców (interesariuszy) obejmującą na przykład sponsora z kadry kierowniczej, członków zespołu, kadrę kierownicza, zespoły, z którymi współpracujecie, zespoły równoległego lub niższego szczebla itp.

Jeśli to możliwe, prowadzący powinien przygotować na spotkanie listę istniejących tematów komunikacji z interesariuszami obejmującą przyczyny komunikacji na dany temat oraz stosowane kanały komunikacji. Lista może uwzględniać takie codzienne zagadnienia jak powiadomienia o zmianach mniej znaczących decyzji za pośrednictwem kanałów Slack czy jednorazowe komunikaty dotyczące przykładowo sesji edukacyjnych podczas lunchu lub spotkań kierownictwa z pracownikami.

Określcie cel (10 min)

W co najmniej jednym zdaniu opisz cel opracowania planu komunikacji z interesariuszami. Użyj formatu {RZECZOWNIK} + {CZASOWNIK}. Wyznacz osobę do zapisywania efektów burzy mózgów na tablicy. Opis nie musi być idealny, pamiętaj tylko, aby nie przekroczyć wyznaczonego czasu. W razie potrzeby możesz go doszlifować później.

Przykładowe cele planu komunikacji:

• Większe zaufanie ze strony interesariuszy.
• Eliminacja zagrożeń wynikających z powielonej pracy i wąskich gardeł zależności.
• Poinformowanie zespołów niższego szczebla o przedmiocie naszych działań i o wpływie naszej pracy na ich działania.

Określcie interesariuszy (5 min)

Podzielcie się na grupy od 2 do 4 osób i oceńcie burze mózgów interesariuszy przygotowane przez każdego z Was w ramach pracy wstępnej. Ustalcie w małych grupach kluczowych interesariuszy, którzy będą uwzględnieni w planie komunikacji. Dla każdego interesariusza określcie relację z projektem/zespołem. Czy pełni rolę decydenta? Partnera sparingowego? Współtwórcy będącego ekspertem? Czy zajmuje się usuwaniem przeszkód?

Przedstawcie swoje ustalenia reszcie zespołu i razem uzgodnijcie interesariuszy.

Określcie swoje metody komunikacji (15 min)

Określcie najskuteczniejszy sposób komunikowania się z każdym z nich.

Zastanówcie się, jakie treści będziecie udostępniać i jakiego narzędzia będziecie używać w tym celu. W zespole możecie się przykładowo komunikować na czacie przeznaczonym do przekazywania drobnych aktualizacji i otrzymywania informacji zwrotnych od pozostałych uczestników.