smartOPTIMO открывает новые возможности и дополнительную производительность в Atlassian Cloud

Переход на возобновляемые источники энергии — необходимая, но сложная задача. Возобновляемая энергия нестабильна и не всегда доступна в нужный момент. Кроме того, энергия вырабатывается более децентрализованно, например с помощью фотоэлектрических систем, в то время как потребление электроэнергии растет. Все эти факторы обусловили потребность в интеллектуальных электрических и энергетических сетях, которые постоянно поддерживают надежное и достаточное энергоснабжение. Одна из неотъемлемых частей в этих сетях — интеллектуальные системы учета, которые измеряют и контролируют спрос на энергию и ее поступление в сеть. Компания smartOPTIMO GmbH & Co. KG разрабатывает и устанавливает именно такие решения, а также дает консультации по ним.

Быстрая внутренняя и внешняя коммуникация для решения проблем

Основанная в 2009 году как совместная сервисная компания муниципальных служб Оснабрюка и Мюнстера, smartOPTIMO стала одной из ведущих компаний в сфере городских инженерных сетей в Германии. Среди клиентов и партнеров компании есть и другие муниципальные службы, например в Билефельде или Гютерсло. Более 190 сотрудников компании smartOPTIMO совместно работают с клиентами и партнерами, эффективно обмениваясь информацией. Управление активами, включенное в Premium-лицензию Jira Service Management, особенно полезно для централизации процессов ITSM в одном решении и выполнения соглашений об уровне обслуживания для клиентов. А активное взаимодействие и быстрая передача знаний внутри компании весьма способствуют удовлетворенности сотрудников и налаженной работе. Именно поэтому smartOPTIMO уже восемь лет полагается на продукты Atlassian. Около 100 сотрудников используют Jira в качестве системы размещения заявок для обработки внутренних и внешних запросов. Confluence служит информационным ресурсом, интранетом и основным инструментом для совместной работы в командах и на проектах. А благодаря интеграции с системой управления жизненным циклом продукта (PLM) компании smartOPTIMO техническая информация о продукте публикуется автоматически.

Миграция для экономии времени, дополнительной безопасности и новых возможностей

Раньше продукты Atlassian компании smartOPTIMO использовались локально, но сотрудники регулярно сталкивались со сбоями в работе серверов поставщика услуг, что ограничивало их производительность. Техническое обслуживание и устранение неполадок занимали много времени и отвлекали от более важной работы.

Руководство компании smartOPTIMO также хотело быстро получать доступ к новым возможностям, улучшениям и инновациям в своих ИТ-решениях, а также предоставить простые и единые процессы для сотрудников, такие как система единого входа. Кроме того, поскольку компания smartOPTIMO документирует критически важный для бизнеса контент в Confluence и должна отслеживать информацию для аудита, требовалось обеспечить безопасность без использования устаревшего брандмауэра.

Миграция в Atlassian Cloud помогла команде достичь своих целей. Процесс начался в октябре 2022 года с миграции Jira Service Management и был завершен в марте 2023 года.

Команда под руководством менеджеров по приложениям Йоханнеса Назарова и Мартины Герхардт активно сотрудничала с партнером по разработке системных решений Atlassian — компанией catworkx — для получения дополнительной поддержки. Компания smartOPTIMO обращалась к различным потенциальным партнерам и выбрала catworkx за их профессиональный подход и комплексную концепцию. Обе компании следуют структурированной и прозрачной методологии agile.

Для обеих сторон также было важно тщательно спланировать и пошагово осуществить процесс миграции. Компании smartOPTIMO и catworkx совместно рассматривали гибридный подход, основанный на локальных и облачных технологиях, но в итоге остановились на миграции в облако в качестве долгосрочного решения.

Во время миграции руководители проектов хотели выделить достаточно времени для общения с сотрудниками, чтобы проинформировать и услышать мнение каждого из них. Хотя это и увеличило продолжительность проекта на два месяца, дополнительное время позволило провести изменения беспрепятственно и повысить уровень внедрения.

Беспрепятственная миграция с «исключительно положительными» отзывами

Компания smartOPTIMO подготовилась к миграции, проведя два успешных тестовых запуска. Даже когда в ходе процесса возникли изменения, smartOPTIMO и catworkx совместными усилиями не выбились из графика и сумели сократить задержки. При возникновении вопросов или проблем, Atlassian и catworkx быстро решали их и предоставляли экспертные рекомендации.

Саму миграцию провели на выходных, чтобы меньше затронуть сотрудников, клиентов и партнеров. Система размещения заявок не работала только в течение короткого периода времени, и пользователи ничего не заметили. «Отзывы наших клиентов были исключительно положительными. Они даже были немного удивлены тем, насколько хорошо все работает. Сразу после миграции они смогли продолжить работу в обычном режиме. Ничего не исчезло, — говорит Мартина. — Наши коллеги тоже быстро сориентировались, поскольку разница в интерфейсе была не так заметна».

Интеграция Atlassian Guard Standard с Azure Directory ускоряет и упрощает вход в рабочие системы для сотрудников и позволяет администраторам точнее разграничивать доступ к информации.

Йоханнес также доволен результатами. «У каждого сотрудника есть доступ к Confluence и Jira, что очень помогает в нашей повседневной работе. Наша отрасль пока не может похвастаться высоким уровнем цифровизации. Поэтому на фоне обострившейся конкуренции, вызванной открытием энергетических рынков, мы получили явное преимущество, в том числе при поиске новых сотрудников», — говорит он.

Вместо технического обслуживания и решения проблем с серверами команды smartOPTIMO теперь осваивают облачные функции и новые возможности. «На данный момент облачные серверы уже покрывают 95 % наших требований, — говорит Йоханнес, — и нам не терпится узнать, в какой степени Atlassian разработает и реализует остальные 5 %. Впрочем, в нашем распоряжении уже и так есть целый ряд новых возможностей и функций».

В конечном счете миграция в облако не только улучшает совместную работу сотрудников smartOPTIMO, но и помогает быстрее и безопаснее взаимодействовать с партнерами и клиентами.