Close
Хотите открыть эту страницу на своем языке?
Все языки
Выберите язык

Набор инструментов по внедрению Cloud

Шаблоны электронных писем для оперативного запуска плана взаимодействия и информирования команд о ходе развертывания облака

Содержание

Шаблоны электронных писем и баннеров объявлений для знакомства с продуктами Atlassian Cloud

Успех миграции в облако зависит от того, как фактически пройдет внедрение новых облачных продуктов в ваших командах. На данном этапе миграции вы, скорее всего, понимаете, насколько важна продуманная коммуникация в составе плана по управлению изменениями. Перед внесением изменений команды должны получить информацию несколько раз и различными способами. Чтобы команды могли подготовиться к внедрению новых изменений, предоставьте участникам время на ознакомление с этими изменениями. При этом целевые участники охотнее воспримут сообщение, которое исходит от того, кому они доверяют.


Чтобы помочь командам быстрее приступить к работе в облаке, мы создали набор настраиваемых шаблонов электронных писем и баннеров объявлений, которые можно использовать для информирования сотрудников о запуске облачных продуктов.

Что такое баннеры объявлений?

Баннеры объявлений — это привлекающие внимание уведомления, которые размещаются в верхней части пользовательского интерфейса продуктов Atlassian и предоставляют пользователям важную информацию в наглядном и легкодоступном виде. Настроить такие баннеры могут администраторы или сотрудники с соответствующими правами администратора в продуктах Atlassian Cloud (Jira Software и Confluence) и в продуктах Server и Data Center (JSW и Confluence).

Когда использовать приведенные шаблоны

Эти шаблоны электронных писем и баннеров объявлений призваны способствовать внедрению новых облачных продуктов до и во время миграции. Они не предназначены для привлечения внимания к самой миграции. Вы должны были сообщить своим командам о миграции еще на предыдущих этапах (на этапе оценки, планирования, подготовки, тестирования и [или] самого перехода). Как минимум за месяц до запуска пользователи должны знать о миграции, а также о сроках и причинах ее выполнения. Инструкции по информированию на предыдущих этапах см. в инструментарии для миграции в облако.

Как использовать приведенные шаблоны

  • Определите, какой канал вы будете использовать для общения с пользователями. Эти шаблоны предназначены для встроенных баннеров объявлений и рассылки электронных писем, поэтому, если вы решите использовать MS Teams, Slack или другую платформу, вам потребуется соответствующим образом изменить сообщение.
  • Скопируйте приведенный ниже шаблон и вставьте его в новое электронное сообщение, баннер объявления или любой инструмент общения по вашему выбору.
  • Настройте [замещающий текст]. Вы найдете множество мест, где можно указать название продукта (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud и т. д.). Измените текст в зависимости от того, какой продукт (или продукты) вы запускаете.
  • Добавьте дополнительный контекст, чтобы помочь пользователям понять, как и зачем организация внедряет облачные продукты Atlassian.
  • Удалите все неактуальное для ваших пользователей содержимое.
  • При использовании шаблонов электронной почты отправляйте электронные письма своим пользователям и предлагайте им попробовать новые продукты и оставить отзыв, ответив на ваше письмо.

СОВЕТ. Рассмотрите возможность дальнейшей индивидуализации этих шаблонов под определенные службы или отделы, которые могут иметь другой уровень осведомленности об изменении. Например, если вы впервые развертываете Confluence Cloud для финансового отдела, сообщение для его сотрудников должно отличаться от сообщения, которое вы бы отправили при развертывании Jira Software Cloud для команд разработчиков, которые уже много лет используют Jira Server.

Шаблоны электронных писем и баннеров объявлений

Развертывание продуктов Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Мы внедряем [ названия продуктов ]

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!
Как вы знаете, мы работаем над переносом [ названия продуктов ] в облако. Благодаря этому изменению вы и ваши команды сможете эффективнее работать, получите современный пользовательский интерфейс и сможете быстрее получать доступ к новым возможностям.
Миграция идет по графику, и ваши облачные продукты будут запущены в рабочей среде [ дата ] в [ время ]. После миграции вы заметите некоторые изменения, и мы хотим убедиться, что вы к ним готовы.

  • Во время миграции [ дата ], начиная с [ время ] и в течение примерно [ часов ], следующие приложения будут недоступны.
    • [ перечислите URL-адреса версий Server или Data Center ].
    • Пожалуйста, распланируйте свою работу в этот временной промежуток.
  • После запуска вы сможете получить доступ к своим приложениям по следующим URL-адресам: [ https://ваш_домен.atlassian.net/ ]
  • После миграции вы можете заметить некоторые различия в возможностях, терминологии и интерфейсе. Ознакомьтесь с [ этим/этими ] краткими руководствами по началу работы, чтобы узнать об изменениях [ ниже укажите только актуальные ссылки ].
  • Чтобы вы могли быстрее освоиться, мы собрали несколько учебных ресурсов на странице [ ссылка на собственные учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из подборки Atlassian ].

Подробный план проекта и дополнительную информацию см. на странице: [ URL-адрес ].

При возникновении вопросов в период миграции обращайтесь по адресу [ адрес электронной почты ].

Чтобы сообщить о проблемах после миграции, [ инструкции ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для экземпляров Server или Data Center)

[ дата ] в [время]мы будем переносить в облако данные [ названия продуктов ]. В течение этого времени текущие приложения будут недоступны. Просим отложить все дополнения и изменения до тех пор, пока мы не объявим о завершении проекта миграции. После завершения миграции мы отправим учетные данные и информацию, которая поможет вам освоиться в облаке. Дополнительные сведения об этом проекте можно найти в [ видео с объявлением, канал Slack, страниц Confluence и т. д. ].

Начните использовать Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Начните использовать [ название продукта Cloud ]!

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Миграция [ названия продуктов ] завершена! Вы можете начать работу с посещения новых облачных приложений, расположенных по адресу: [ URL-адреса ].

Обновите местоположения в своих закладках и войдите в систему с помощью [ учетные данные ].
Возможны некоторые различия в возможностях, терминологии и пользовательском интерфейсе. Ознакомьтесь с [ этим/этими ] краткими руководствами по началу работы, чтобы узнать об изменениях [ ниже укажите только актуальные ссылки ].

1. Краткое руководство по началу работы с Confluence Cloud
2. Краткое руководство по началу работы с Jira Software Cloud
3. Краткое руководство по началу работы с Jira Service Management Cloud

Ваши старые сайты [ названия продуктов ] будут доступны в режиме чтения до [ дата/время ], а затем будут отключены и заархивированы. [при необходимости внесите правки]

Дополнительная информация и учебные материалы доступны по ссылке: [ ссылка на собственные учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из подборки Atlassian ]

Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

По общим вопросам миграции обращайтесь по адресу [ адрес электронной почты ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Миграция [ названия продуктов ] в облако завершена! [ Новое облачное приложение / Новые облачные приложения ] можно найти по [ адресу/адресам ]: [ URL ]. Обновите [ адрес/адреса ] в своих закладках и войдите в систему с помощью следующих учетных данных: [ учетные данные ]. Дополнительная информация и учебные материалы доступны на [ страница Confluence, канал Slack и т. д. ]. Это приложение будет доступно в течение примерно [ продолжительность ], но в него нельзя будет добавлять новую информацию и вносить изменения. Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

Советы и рекомендации по использованию Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Советы и рекомендации по использованию [ название продукта ] Cloud

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Надеемся, что вам нравится использовать [ название продукта ] Cloud и вы смогли без проблем подготовиться и приступить к работе.

Теперь, когда у вас есть пара недель на адаптацию, мы хотели бы поделиться некоторыми наиболее популярными советами, рекомендациями и новыми возможностями со всей организации.

  • Загрузите новые мобильные приложения, чтобы работать в дороге.
  • Подпишитесь на блог Atlassian Cloud, в котором еженедельно анонсируются изменения в продуктах, и будьте в курсе новейших функций
  • [ добавьте основные действия, которые пользователям следует выполнять при взаимодействии с продуктом ]

Дополнительная информация и учебные материалы доступны по следующей ссылке: [ ссылка на учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из курируемого списка Atlassian ]

Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Надеемся, что вам понравилась облачная версия [названия продуктов]! Чтобы сделать работу с [названия продуктов] Cloud еще более приятной, рекомендуем ознакомиться с нашими ресурсами и инструкциями [ на странице Confluence, в сборнике сценариев компании и т. д.], которые помогут вам извлечь максимум пользы из [ этого инструмента/этих инструментов ].

Запрос отзывов о продуктах Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Как вам [ Название продукта ] Cloud?

содержимое:

Здравствуйте!

Надеемся, вам удалось опробовать [ Название продукта ] Cloud. Если вы уже используете [ Название продукта ] Cloud, то знаете, что облачная версия подходит для всего, чем вы занимались раньше, и даже больше, зачастую требуя меньше действий и улучшая совместную работу с коллегами.

Вы пользуетесь [ Название продукта ] Cloud уже 30 дней, и мы хотим узнать о ваших впечатлениях. Уделите несколько минут нашему опросу [ добавьте ссылку ], чтобы поделиться своими мыслями и мнением о работе с новыми продуктами. [ при необходимости отредактируйте в зависимости от выбранного способа сбора отзывов ]

[ Вот примеры вопросов, которые можно включить в анкету: ]
1. Какие инструменты вы используете ежедневно?
2. Насколько вам удобно пользоваться [ Название продукта ] Cloud по шкале от 1 до 10?
3. Каковы ваши основные примеры использования [ Название продукта ] Cloud?
4. Какие удачные решения задействованы в работе вашей команды на сегодняшний день?
5. Отвечаете ли вы за обучение своей команды использованию [ Название продукта ] Cloud?
6. Хотите ли вы получать дополнительные учебные материалы и ресурсы? Если да, то для каких продуктов/функций?

Спасибо за участие,
[ Имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Ваши отзывы важны! Вы пользуетесь [ название продукта ] Cloud уже 30 дней, и мы хотим узнать о ваших впечатлениях. Уделите несколько минут нашему опросу [ URL ], чтобы поделиться своими мыслями о работе с новыми продуктами.

Анонс обновлений для функций продуктов Atlassian

Эл. почта

тема:

[ Название продукта ] Cloud — теперь еще лучше! Ознакомьтесь с новыми функциями.

содержимое:

Здравствуйте!

Отличные новости! Мы усердно трудились над улучшением облачной версии [ Название продукта ], чтобы вы могли работать максимально эффективно, и хотим рассказать о новых функциях, которые теперь доступны:

  • [ Функция 1 ]. Эта функция позволит [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].
  • [ Функция 2 ]. С помощью этой функции можно будет [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].
  • [ Функция 3 ]. Эта новая функция даст возможность [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].

Перечисленные функции призваны сделать работу с продуктом удобнее, и мы уверены, что с этими обновлениями [ Название продукта ] станет еще полезнее. Чтобы узнать больше о работе с упомянутыми функциями, ознакомьтесь с нашим руководством пользователя. [ вставьте ссылку на корпоративное руководство пользователя, сборник сценариев продукта, страницу Confluence или вики, где содержится дополнительная информация о том, как использовать новые функции для улучшения рабочего процесса ].

Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу этих изменений, смело обращайтесь в нашу службу поддержки [ вставьте канал Slack или другой канал для связи со службой поддержки ]. Мы всегда готовы помочь!

Если вы хотите быть в курсе будущих функциональных обновлений, подпишитесь на дорожную карту Atlassian Cloud.

С наилучшими пожеланиями,
[ Имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Мы улучшили [ название продукта ] Cloud, чтобы вы могли добиваться лучших результатов. Ознакомьтесь с новыми функциями: [ вставьте ссылку ]. Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу этих изменений, смело обращайтесь в нашу службу поддержки [ вставьте ссылку/инструкции ].

Общение должно быть непрерывным

Приведенные шаблоны электронных писем нужны для того, чтобы вы могли представить продукты Atlassian Cloud. Когда пользователи приступят к работе, нужды в частом общении не будет. Однако соблюдать полное молчание тоже не стоит. Мы рекомендуем отправлять пользователям ежемесячную или ежеквартальную подборку новостей, чтобы информировать их о новых выпущенных функциях, аналитических данных и историях успеха в вашей организации, а также о дополнительных примерах использования, чтобы команды лучше разбирались в доступных продуктах Atlassian. Если вы уже делитесь обновлениями, связанными с набором инструментов, то просто включите изменения, касающиеся Atlassian, в существующую рассылку для ИТ-команд.

СОВЕТ. Подпишитесь на дорожную карту Atlassian Cloud и узнавайте о новых облачных функциях, которые уже появились или появятся в ближайшее время, чтобы подготовить своих пользователей.

Вернуться назад

Руководство Atlassian по внедрению продуктов и управлению изменениями

Ознакомьтесь с руководством
продолжение темы

Краткие руководства по началу работы с продуктами

Перейти к ресурсу