Установленный план по повышению производительности может испугать. Конечно, увольнение не является целью такого плана, но вероятность подобного исхода существует. Ваше письмо должно отражать серьезность ситуации, но при этом не вызывать у сотрудников чувство отчаяния. Помимо сроков и намеченных результатов в письме необходимо подчеркнуть, что план по повышению производительности — это возможность.

Прежде чем перейти к описанию конкретных проблем с производительностью и задач в следующем разделе, изучите образец письма. Сначала укажите имя сотрудника, работодателя, дату и срок выполнения плана, свое имя и контактные данные. Затем внесите необходимые изменения с учетом конкретной ситуации.

Закончив с письмом, приступайте к составлению плана действий. Первым делом перечислите проблемы с производительностью, которые сотруднику необходимо устранить. Для каждой проблемы укажите требования, которым сотрудник не соответствует (эти данные нужно взять из должностных обязанностей), опишите, где были совершены ошибки, и приведите пару конкретных примеров для наглядности. Затем по каждой проблеме определите задачу, которая должна быть конкретной, актуальной и реализуемой в установленные сроки.

В эффективных планах по повышению производительности сотрудникам дают инструкции о том, каким образом выполнить задачи. Например, можно работать с наставником, пройти курс обучения или выделить время для сосредоточенного выполнения конкретного задания. Вы можете добавить эту информацию в описание задачи.

Пригласите сотрудника и вместе просмотрите план по повышению производительности. Подробно разберите проблемы и намеченные задачи. Дайте сотруднику возможность оценить ситуацию и задать вопросы, спросите, какая поддержка может понадобиться для реализации поставленных задач (например, наставническая помощь другого участника команды или профессиональная подготовка). Найдя время для личной беседы, вы продемонстрируете свою заинтересованность в успехе сотрудника, а возможность высказать свое мнение поможет почувствовать себя увереннее.

Вы и сотрудник должны подписать план по повышению производительности. Объясните, что подписание плана не означает согласие с вашим видением проблемы, а лишь подтверждает осведомленность о ней.