ThoughtWorks 如何借助 Trello 扩展远程协作和沟通

一家分布于全球的公司加速远程协作与通信

ThoughtWorks 是 Trello Enterprise 的大型客户，该工具允许他们根据团队、组织和外部力量不断增长的需求来扩展工作流程，改变了彼此之间以及与客户之间的合作方式。

ThoughtWorks 技术运营战略总监 Andy Yates 表示：“全球领导团队从不同部门和地区抽调了人员，成立了一个专案小组来协调公司对 COVID-19 的响应。这个小组自然而然就用 Trello 来协调他们的活动。”

1 月 21 日，ThoughtWorks 武汉办事处成立了一个应急小组，正式制定计划来保护 ThoughtWorks 员工和客户安全。次日，ThoughtWorks 中国公司的领导人决定关闭武汉办公室。第三日，当地政府宣布对武汉实行全市封锁。

领导层和应急团队依靠他们的分布式敏捷交付经验转向远程办公，并在不断变化的局势下做出明智的决策。Trello 被用来协调与公司 COVID-19 响应相关的众多灵活因素。现在，整个组织依靠这款数字协作工具来准备和协调计划，以便在世界各地安全地重新开放办公室。

随着整个组织在很短时间内转向 100％ 远程工作环境，他们对 Trello 的使用呈现了新的面貌和形式。ThoughtWorks 过去主要将 Trello 用于自己的任务管理，以及内部和客户的项目管理。

Andy Yates 解释说：“我们以前有自己的项目管理工具，后来决定放弃内部开发。开始寻找替代品后，我们意识到大多数团队都在将 Trello 用于管理项目。大家普遍认为 Trello 是个正确选择，所以我们也开始使用，作为 ThoughtWorks 正式使用该工具的一个信号。

自然采用通信与协作工具的始末缘由

作为技术运营战略主管，Andy 的核心职责之一是与团队成员一起评估整个组织的工具和技术使用情况，这包括 ThoughtWorks 产品负责人 Marina Rodrigues Moschetta 以及 Sumeet Moghe 等其他利益相关者。

Andy 表示：“我们有好学求知的文化，总是在寻找下一个最好的工具和合作方式。”

这在日常工作中意味着什么？Andy 和他的团队可能每天至少收到五个请求，以检查数千员工和数百客户的工具使用与选择情况。这一工具与供应商审核流程全部在 Trello 中管理，而且 Andy 及其团队能够与公司中参与流程的其他部门（例如法务和财务）进行协调与沟通。

总体而言，ThoughtWorks 使用了一套标准的工具，例如 Trello、Zoom、Mural 和 Google Workspace，因此每个人都有一个开展协作与沟通的共同出发点。在将 Trello 作为该技术堆栈的核心组成部分的同时，ThoughtWorks 以各种方式有机地运用这款工具。

订阅 Enterprise 计划后，他们能够创建数量不限的团队、看板和 Power-Up，并通过 Butler 使用原生任务自动化。这些强大的功能使任何人都可以在 Trello 中轻松启动项目和开展协作。Trello 面板只需几秒就能创建，用户也可开始规划任意项目，井然有序地组织管理、排定优先顺序和采取行动。此工具既简单又灵活，让 ThoughtWorks 员工的自我组织和管理变得更加简单。此外，Trello Enterprise 还提供集中式仪表板体验，使管理员能够轻松地实时管理权限和用户。

Andy 解释说：“我们之前以一种非常基础的方式使用 Trello — 就像在墙上张贴卡片或便利贴一样。而如今，我们利用了这款工具的很多功能，并且创造了更加丰富的使用体验。”

ThoughtWorks 使用 Trello 的最常见方法之一是进行内部项目和客户项目的管理。

面对面召开项目规划会议时，不论是在 ThoughtWorks 办公室还是客户办公现场，最终结果都是在墙上张贴一系列实体卡片或在白板上描绘不同的想法。既然团队偏爱这种头脑风暴和协作方式，当全员开始远程工作时，他们就需要一个数字化的解决方案。

Trello 成为了这样一个数字白板和工作空间，供他们的团队安排项目计划、任务和时间表，然后轻松分配各个负责人，并为完成工作所需的内容提供额外的背景信息。

“即使返回到实体办公室后，我们也不太可能改回到使用实物看板。现在，公司中许多人都了解了数字化协作的价值，以及它如何成为一种兼收并蓄的体验。Sumeet Moghe 解释道：“无论在办公室、居家还是在客户现场办公，人人都能通过 Trello 共享背景和信息。”

例如，Sumeet 主持了 ThoughtWorks 的一项活动（即 Converge）的策划。当然，因为 COVID-19 疫情的关系，他们不得不调整计划并且在线举办这场活动。他们选择用 Zoom 来举办这场在线活动，并且选择通过 Trello 进行规划。他们的活动板设置成了看板风格，利用列表来跟踪任务的进度和完成情况。看板能够可视化工作流、限制正在进行的工作并最大限度提高工作效率。这是一个不断改善工作流程和质量的过程。看板是一个促进广泛自定义的框架，而 Trello 的界面和功能可让团队直观地呈现这种灵活性，并轻松地适应任何变化。

利用 Trello 来促进团结

当 ThoughtWorks 的办公室全部关闭后，所有地区的团队迅速创造了新颖的方式来保持联络和在线模拟办公室生活。尽管他们一直是一家分布式公司，但在虚拟世界中，又该如何向大家介绍新的团队成员，或者一起品尝咖啡或吃生日蛋糕呢？

ThoughtWorks 员工自发打造了一款解决方案。他们又一次在 Trello 找到了答案。

“Trello 成为了一个社交场所。例如，巴西的团队使用 Trello 面板来跟踪员工的生日，从而在无法于现实中相聚的日子里一起庆祝并创造这种团结友爱”，ThoughtWorks 产品负责人 Marina Rodrigues Moschetta 如此说道。

除了生日会和庆祝活动外，ThougthWorks 还使用 Trello 来分享不同地区的组织的时事资讯。每个人都可以访问相应的看板，提高了所有员工的透明度和包容性。

人力资源和招聘团队还成功地将他们的流程转变为 Trello 内的数字化工作流。即使该组织在 2020 年初开始转向 100％ 远程模式，但他们仍在招聘和培训新员工，并在 Trello 管理这一流程。他们没有推迟入职日期，而是早已在 Trello 中安排好了入职流程。

使用入职看板（称为 First Year Experience (FYE)）来欢迎新员工，并为他们提供有关在 ThoughtWorks 工作的感受、团队中的人员以及他们将要开展的项目的相关信息和背景。看板中含有许多信息丰富并可操作的列表。“Board Overview”列表分享了看板使用方法相关信息、对新员工的初步期望，以及资源链接。下一列表是“Week 1 Checklist”，它用于培训新员工，并为他们分配帮助其开始在 ThoughtWorks 工作的任务。列表上的每张卡片都是一份待办事项清单，“Advanced Checklists“则用于根据每项任务的需要提供细致的详情。另外还有“Ongoing Activities”和“Goals”等列表。新员工在第一年中会定期使用和更新这些列表。完成后，卡片便会移至“Done”列表。

公司协作的未来

即使在办公室安全开放后继续采用混合工作模式，ThoughtWorks 团队预计员工仍将主要通过数字工具进行协作、创新和沟通。

当团队拥有自我管理和组织所需的支持、工具和信任时，他们就能共同创造奇迹。即使是一家二十多年来一直改进远程工作流程的公司，ThoughtWorks 仍在探索各种新颖的方法来使用数字化协作工具，以便继续携手合作、为客户提供服务，并且保持团结有爱的工作氛围。

无论团队是回到办公室还是继续居家办公，有一点仍会保持不变 — Trello 将充当不同地区的 ThoughtWorks 员工的数字化工作场所。