A mudança perfeita para a Atlassian feita pela Belong

Aproveite e melhore o que já funciona

O modelo descentralizado da Belong cria demandas únicas sobre como as equipes de desenvolvimento e operações trabalham, em geral é do tipo: "você cria, você administra." As equipes que criam novas funções e produtos funcionam como guardiões contínuos, administrando essas funções e produtos durante a produção. A prestação de serviços deve ser focada no cliente, automatizada e alinhada com formas ágeis de trabalhar.

“Além de ocupadas com a criação de funções e entrega de novos produtos, nossas equipes também estão, ao mesmo tempo, apoiando a produção”, diz Hamdam Bishop, líder de operações de tecnologia. “Queríamos que as ferramentas utilizadas por eles fossem, de fato, fáceis, intuitivas e integradas às suas formas de trabalhar.”

As equipes já estavam usando o Confluence e o Jira, mas ainda não tinham descoberto tudo o que os produtos podiam oferecer. Usar a Atlassian para alguns processos de equipe, mas confiar em ferramentas diferentes para outros, incluindo o gerenciamento de serviços de TI, estava causando fluxos de trabalho desconectados. Lambros diz que o sistema anterior não era intuitivo, não fornecia solução para os principais desafios das equipes, era difícil de usar e caro.

A liderança da Belong reconheceu a necessidade de uma verdadeira transformação digital interna, com grandes reinvestimentos que dessem às equipes a flexibilidade e as informações de que precisavam. O foco principal era encontrar uma solução que permitisse que as equipes continuassem trabalhando para ficarem enxutas e alcançarem êxito.

Andrew Purcell, diretor de entrega e transformação da Belong, diz que “a colaboração e o planejamento que acontecem entre as equipes são essenciais para entregar resultados para nossos clientes”. Hamdam acrescenta: "Ao optar por nossa consolidação com a Atlassian, pensamos nas pessoas que usariam as ferramentas, não apenas nas ferramentas em si. Foi isso que motivou nossa tomada de decisão".

Por que padronizar com a Atlassian?

A Belong adotou o Jira Align para criar maior visibilidade entre as equipes da empresa, com visão abrangente do roteiro, compreensão das dependências, consolidações dos riscos e rastreamento do valor obtido em cada incremento do programa, indo além do que era possível usando apenas o Jira. Isso consolidou quadros de planejamento desconectados, relatórios ad-hoc e extratos manuais em uma fonte única de verdade digital para o planejamento de entrega e permitiu que os líderes de gerenciamento de produtos alinhassem os OKR (resultados) com Epics (saídas) e visualizassem um roteiro de todo o trabalho.

Segundo Andrew, “Permitir que nossas equipes de produto continuem trabalhando em um conjunto de ferramentas que elas conhecem e, ao mesmo tempo, dar à nossa liderança de produto e organização uma visibilidade mais ampla e holística de todas as nossas missões, tem sido fundamental para obter informações valiosas para impulsionar ações”.

Hamdam diz que, quando a Belong avaliou as opções de operações, o Jira Service Management foi a ferramenta que melhor se adequava às necessidades da empresa. Como a Belong já estava usando alguns produtos da Atlassian no desenvolvimento e engenharia, era lógico expandir o uso para ferramentas relacionadas. Com uma base sólida de familiaridade, a integração seria mais fácil e as equipes enfrentariam uma curva de aprendizado mais plana à medida que se adaptassem às novas ferramentas, viabilizadas pela plataforma conectada da Atlassian.

“Vimos que a plataforma da Atlassian tinha a capacidade de ser personalizada e adaptada à nossa forma de trabalho”, diz Hamdam. “Isso foi muito importante para a gente. Primeiro analisamos nosso processo e, depois, pensamos: 'qual a ferramenta que vai apoiar, aprimorar e permitir o cumprimento desses processos?'”

Enquanto algumas soluções exigiam três ou quatro ferramentas para resolver certos problemas das equipes, a Atlassian, ao combinar fluxos de trabalho, viabilizou a minimização da mudança de contexto, o que, em última análise, economizou o tempo das equipes, que pôde ser utilizado para tarefas de maior valor agregado. Levando tudo em consideração, a mudança para o Jira Service Management se pagou em cerca de um ano.

Gerenciamento de uma transição suave

Com as decisões tomadas para adotar o Jira Align e fazer a transição para o Jira Service Management, a Belong trabalhou com a parceira de soluções Accenture, uma empresa global de serviços profissionais, para se integrar aos processos ágeis da Belong e migrar com perfeição os conjuntos de ferramentas legados para os produtos da Atlassian.

“A forma como o conjunto de ferramentas de tecnologia apoia a maneira de trabalhar da Belong foi muito importante”, observa Nick Howard, líder de tecnologia da Accenture. "Isso se aplica a todas as equipes que trabalham no dia a dia, já que elas podem fazer coisas como conectar um item de backlog do Jira direto ao Confluence, o que permite a rastreabilidade e promove a transparência. É assim que a tecnologia da Atlassian também apoia a cultura da empresa.”

Para tornar a transição o mais eficiente possível, a Accenture ajudou a equipe da Belong, em todos os níveis organizacionais, a aprender a maneira mais eficaz de usar os produtos da Atlassian, por meio de treinamentos, ideias de soluções para desafios e, às vezes, uma abordagem de “teste e aprendizado”.

Segundo Nick, a chave para uma adoção bem-sucedida foi a forma como a Belong e a Accenture colaboraram como parceiras para testar o pensamento um do outro sobre a transição.

A abordagem funcionou.

“Embora muito trabalho prévio tenha sido necessário, quando a mudança aconteceu de fato, ela foi perfeita”, diz Lambros. “As equipes a acolheram muito bem. O Jira Service Management melhorou muito a visibilidade e as métricas que podemos obter. Também é muito intuitivo, fundamental para melhorar o fluxo de trabalho.”

Andrew acrescenta que “o Jira Align acelerou a melhoria contínua de nossas formas ágeis de trabalhar, permitindo aprimorar, não interromper, nossas ferramentas e processos atuais”.

Proporcionar valor como uma equipe conectada

Depois de alcançar a padronização com a plataforma da Atlassian, as equipes da Belong agora podem ver com facilidade os objetivos organizacionais e fazer o vínculo aos projetos no nível de departamento, de equipe e até mesmo no nível de indivíduo. Isso garante que tanto as equipes quanto os indivíduos que as compõem gastem sua energia nas coisas certas e possam ver como seu trabalho se conecta aos resultados comerciais. Com esse aprimoramento da visibilidade, os membros da equipe têm mais informações sobre as ideias que motivam as decisões corporativas e sobre os resultados destas. Isso, além do evidente benefício para a empresa, também ajuda os funcionários a se sentirem melhor em relação ao trabalho. "Estamos obtendo mais das equipes e elas estão mais felizes porque conseguem entregar resultados com mais frequência", acrescenta Lambros. Com o uso dos produtos da Atlassian, a Belong tornou possível que as equipes contassem uma história clara sobre o que fazem e como isso as conecta a iniciativas estratégicas.

No topo da estrutura corporativa, Hamdam, Andrew e Lambros também concordam que a Atlassian deu a eles maior visibilidade, satisfação e produtividade, bem como uma maior capacidade de identificar áreas de crescimento em potencial.

Priorizar as pessoas, não as ferramentas

A liderança da Belong se concentrou cada vez mais em como as ferramentas escolhidas se encaixariam no trabalho da equipe, e não o contrário. Essa ênfase nas pessoas e processos, além de um amplo programa de educação e treinamento, rendeu um processo de gerenciamento de mudanças tranquilo em toda a organização. E, para a Belong, escolher uma plataforma conectada de produtos da Atlassian significou uma transformação bem-sucedida.