Colaboração em projetos: seis dicas para um trabalho em equipe bem-sucedido

O que é gestão de projeto e por que é importante?

No contexto mais amplo da gestão de projeto, a colaboração em projetos pode apenas significar trabalho em equipe. No entanto, como as empresas estão cada vez mais globais, operando com forças de trabalho em locais geográficos dispersos e com mais funcionários remotos, o “como” e o “onde” do trabalho em equipe está em constante mudança.

A colaboração de projetos depende de três coisas: comunicação eficaz, processos consistentes e ferramentas corretas de colaboração de projetos. Os estilos de trabalho e tecnologias estão evoluindo rápido, o que significa que as ferramentas e métodos de colaboração de projeto precisam evoluir também.

Uma boa colaboração em projetos é crucial para um trabalho em equipe fluido por vários motivos:

Comunicação aprimorada: a colaboração promove uma comunicação aberta e clara entre os membros da equipe, o que ajuda a eliminar mal-entendidos e garante que todos trabalhem em prol do mesmo objetivo.

Maior eficiência: quando os membros da equipe trabalham juntos e com eficácia, as tarefas podem ser concluídas com mais rapidez e eficiência, pois os indivíduos podem compartilhar as habilidades e conhecimentos para encontrar a melhor solução para os problemas. Com a colaboração, as equipes podem identificar áreas de melhoria potencial e criar estratégias para aumentar a produtividade. Além disso, a colaboração em projetos permite que várias pessoas trabalhem juntas em uma tarefa, levando a uma conclusão mais rápida das tarefas e a uma maior eficiência.

Melhor tomada de decisão: a colaboração permite que uma gama diversificada de perspectivas e ideias sejam compartilhadas, levando a uma melhor tomada de decisão e resolução de problemas. Ao trabalhar em conjunto, as equipes podem aproveitar seu conhecimento e experiência coletivos para desenvolver soluções mais criativas para os problemas.

Criatividade aprimorada: colaborar com outras pessoas pode levar a ideias e abordagens novas e inovadoras, à medida que as pessoas compartilham as próprias experiências e habilidades únicas. Trabalhar em equipe também pode ter um impacto positivo no estado de espírito da equipe e na motivação, levando a um melhor desempenho e melhores resultados.

Maior motivação: trabalhar em conjunto em prol de um objetivo comum pode aumentar a motivação e o engajamento, pois os indivíduos sentem que estão contribuindo para um propósito maior. Ao trabalhar em conjunto, as equipes se tornam mais responsáveis pelo sucesso do projeto e podem identificar com mais facilidade quaisquer possíveis problemas.

Qualidade aprimorada: a colaboração permite um controle de qualidade mais completo e eficaz, pois os membros da equipe podem revisar o trabalho uns dos outros e oferecer feedback construtivo. A colaboração pode ajudar a garantir que os projetos sejam concluídos de acordo com os mais altos padrões e com os melhores resultados possíveis.

No geral, uma boa colaboração em projetos é essencial para garantir que uma equipe seja capaz de trabalhar em conjunto sem problemas e atingir objetivos com eficiência e eficácia.

Eu vejo você

Longe dos olhos não significa mais fora da mente. Com tanto trabalho acontecendo on-line, a colaboração bem feita é mais necessária do que nunca. As equipes que vivem e respiram colaboração são mais capazes de se comunicar entre diferentes partes do mundo e ficar em sincronia com quaisquer mudanças inevitáveis de qualquer projeto.

Ouça a todos

Para as pessoas que se retraem quando estão no centro das atenções, trabalhar dentro do grupo pode ser a rede de segurança e a oportunidade de crescimento. Trabalhadores em equipes com alta colaboração praticam mais o compartilhamento livre de conhecimentos e recebimento de feedback.

Aumente a eficiência da equipe

Equipes com fortes hábitos de comunicação podem ficar por dentro dos projetos e em contato com os principais envolvidos — e saber quando pedir backup.

6 sinais de que a colaboração está em segundo plano

Sem dúvida há equipes experientes e motivadas na empresa que sempre arrasam nos projetos. E há outras que precisam de mais união. Veja abaixo os sinais indicativos de que algumas equipes da empresa precisam fortalecer os laços.

Barreiras demais

Nunca a gente, apenas eu

Há diferenças entre ser focado e fazer suas tarefas com prioridade e aplicar toda essa energia para a vitória da equipe. Cada equipe precisa de realizadores, mas ter muitos solistas dentro das equipes torna a colaboração do projeto muito difícil.

Metas conflitantes

Ter muitos prazos muitas vezes promove a mentalidade de solista. Se os objetivos dos indivíduos estiverem separados e/ou em conflito com os da equipe, é claro que algum trabalho importante vai acabar sendo esquecido. Sem objetivos claros e unificados, qualquer projeto pode avançar em velocidade máxima na direção errada. Este é um sinal claro de que a equipe não está configurada para exercer colaboração bem-sucedida no projeto.

Cozinheiros de mais na cozinha

Já tentou pedir pizza para o almoço em grupo e acabou com fome porque ninguém entrou em acordo sobre o sabor? Frustrante, não é? Quando há muitas pessoas decidindo, o caos é inevitável. Depois de várias idas e vindas, a equipe acaba ficando empacada ou alguém precisa tomar alguma decisão rápida, sem análise suficiente e que, pensando bem, estava errada.

Essa prática é comum na sua empresa? Tente criar práticas formais de tomada de decisão para ajudar as equipes a trabalhar melhor em conjunto.

Problemas em dobro

Qual é o nível de frustração ao perceber que você dedicou horas ao projeto e descobrir que outra pessoa está fazendo o mesmo trabalho? Os esforços redundantes são o sinal vermelho de alerta de que a equipe não está colaborando tão bem quanto deveria. Ela está perdendo tempo, recursos e habilidades importantes fazendo trabalho duplicado. Essas situações pedem com veemência que a coordenação seja melhor.

Onde ir a partir daqui?

Mesmo com as metas articuladas, algumas equipes podem não saber o que fazer para que elas sejam alcançadas. Para as empresas maiores que têm equipes dentro de equipes, enquanto os objetivos de toda a empresa são claros como o dia, os marcos e a maneira de trabalhar podem não ser tão claros. Caso haja unidades de trabalho que pareçam estar andando em círculos em vez de avançar para a frente, elas podem precisar de ajuda na coordenação.

Dicas para uma melhor colaboração em projetos

Lembra dos balões de festa? Amarrar vários balões juntos parece bem fácil, mas há uma técnica para garantir que eles não saiam voando da sua mão. O mesmo pode ser aplicado à colaboração. Em algumas equipes, dizer para a equipe de vendas que vai lançar o novo design da marca conta como colaboração, mas na verdade é apenas uma conversa (e unilateral). Experimente as técnicas abaixo para criar parcerias verdadeiras entre a equipe.

Coloque as metas sublinhadas, em negrito e em itálico

Diga, diga de novo e depois mais uma vez. Se você fez direito, cada membro da equipe deve estar cansado de ouvir os objetivos. No caso de os objetivos precisarem mudar, deixe essa mudança clara e repita os novos com frequência.

Brainstorming

Peça ideias e feedback

Em cada etapa do projeto — durante o brainstorming, planejamento e cada reunião — pergunte à equipe o que ela acha e se ela tem algum feedback. Dê a palavra aos solistas ou membros introspectivos da equipe. Eles podem ficar mais propensos a compartilhar quando sabem que não vão ser atropelados por companheiros de equipe mais assertivos.

A gente pode conversar?

Claro, a comunicação consistente e articulada é fundamental para a colaboração em projetos. (É a parte essencial.) No entanto, todos estão sempre conciliando diversas ferramentas como ferramentas de e-mail, de bate-papo, de mensagens e de comentários em documentos. O modo como a conexão é feita com a equipe é quase tão importante quanto a comunicação em si; quantas vezes projetos ficaram estagnados porque você não sabia que a aprovação estava empacada em alguma discussão do Slack? No lançamento do projeto ou, melhor ainda, ao formar a equipe, entre em acordo sobre como e com que frequência você vai compartilhar atualizações e comentários.

É sua vez

Decida e documente quem e o que precisa ser colocado nas listas de tarefas — e documente a lista de tarefas também. (Você também pode chamar de plano de projeto.) Essa documentação permite que todos saibam onde se encaixam no panorama geral e evita problemas como tarefas que são esquecidas ou duas pessoas trabalhando no mesmo item de ação.

Compartilhar é cuidar

O volume de ideias criadas por equipes colaborativas trabalhando a todo vapor pode significar que as melhores ideias estão enterradas na pilha de notas adesivas. Fazer anotações de reunião formais é sempre recomendável. Melhor ainda é usar alguma ferramenta de colaboração moderna, on-line e pesquisável. Ela vai permitir registrar e fazer o compartilhamento mais amplo das sugestões de reuniões, além de solicitar feedback, tudo no mesmo lugar.