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Canva + Atlassian
A gente ainda não chegou a um ponto em que não fosse possível fazer o que a gente queria com o Jira Premium.
Jeff Lai
Infraestrutura interna
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150
horas de tempo de manutenção economizadas por mês
500 mil
regras de automação global executadas por mês
Setor
Design
Localização
Sede em Sydney, Austrália
Número de usuários
1.100
Como a automação fortalece a Canva em escala global
Depois que o Canva acumulou mais de 30 milhões de usuários em menos de uma década, os recursos de automação do Jira Premium se tornaram essenciais para assimilar esse crescimento tão rápido. Agora, a empresa economiza cerca de 150 horas por mês em tempo de manutenção, e toda a organização está funcionando com mais agilidade.
A Canva, a startup que mais cresce na Austrália, tem a missão de gerar uma mudança para o bem e viabilizar o design para todo mundo. A empresa cresceu de alguns funcionários em 2012 para mais de 1.000 oito anos depois, e agora gera mais de 50 milhões de dólares australianos em receita anual. Um milhão de usuários se inscreveram na plataforma um ano após o lançamento e, hoje, 30 milhões de pessoas usam a Canva em todo o mundo.
Com esse crescimento exponencial, surge o desafio de dimensionar processos e procedimentos internos sem aumentar a complexidade. Esse é um dos principais motivos pelos quais o Canva optou por usar o Jira Premium e, em particular, os recursos de automação global do produto. Com meio milhão de regras de automação acionadas a cada mês, o Canva estima que está economizando 150 horas mensais de um precioso tempo de manutenção — e apenas em uma equipe.
Dimensionar com a ajuda da automation
Para o engenheiro de software Andrew Toolan, o guru de infraestrutura interna Jeff Lai e as respectivas equipes, as funções do Jira Premium, como a automação, quebram um galho enorme. A equipe conta com regras de automação executadas no Jira e no Jira Service Management. Como diz Andrew, "O Jira é uma central da verdade". As aprovações automatizadas ajudam no processo das solicitações acionadas, o que economiza alguns segundos em cada instância, mas se acumula muito ao longo do tempo.
Jeff relembra: "Quando entrei na Canva, analisei o fluxo de trabalho da equipe de TI interna, que na época era de apenas uma pessoa. Aquela pessoa azarada era bombardeada com mensagens do Slack todos os dias, sem parar. Dar uma resposta manual a cada uma dessas solicitações era um grande desperdício de tempo. Assim, criei uma central de atendimento automatizada para a equipe, e eles têm conseguido fazer muito mais desde então. Agora podemos automatizar todo o Jira".
O impacto das ferramentas da Atlassian vai além das equipes de TI e observabilidade. "A agilidade das equipes no Canva aumentou por causa do Jira Premium, em especial porque a gente está crescendo", explica Jeff. Com a Automação no Jira, as equipes têm certeza de que o trabalho está progredindo e não precisam fazer nada para acompanhar o andamento. "Assim, a gente poupa bastante tempo."
Você não precisa mais se preocupar com a solicitação — a função Automation garante que ela será processada."
Jeff Lai
Infraestrutura interna
O Automation salva sua vida
O Automation no Jira se conecta com o Statuspage para instruir os proprietários da tarefa nas próximas etapas após o encerramento de um ticket de incidente, por exemplo, com a escrita do relatório do incidente. "Se não fosse assim, seria necessário fazer o acompanhamento manual. Até um simples projeto de gerenciamento de incidentes consumiria grande parte da semana de um colaborador".
Incidentes de produção são executados pelo Jira Service Management, que também foi integrado ao Opsgenie e ao Slack por meio de outro aplicativo. Novos incidentes são criados no Opsgenie, que cria automaticamente um novo item do Jira Service Management com o tipo de incidente, um fluxo de trabalho associado e itens de ação que são acompanhados. Caso uma solicitação de alto nível de urgência seja criada no Jira, e a pessoa que gerou o ticket não o tiver atribuído a si mesma, o Jira envia notificações automáticas ao colaborador que está de plantão no Opsgenie. "Essa é nossa programação se o local do problema não for óbvio", diz Andrew.
Com tantos fluxos de trabalho em execução no Jira, é o armazenamento ilimitado no Jira Premium que dá às equipes tempo para se preparar para situações complexas. "Sei que minha instância do Jira não vai cair porque alguém anexou um arquivo de backup", brinca Jeff.
O Jira é uma central da verdade."
Andrew Toolan
Engenheiro de software
Coesão e visibilidade em todas as ferramentas
A coesão entre todas as diferentes ferramentas que funcionam juntas é o que faz a Atlassian brilhar. "Antes de usar o Jira, não havia estrutura", diz Andrew. "Para encontrar um incidente de dois meses atrás, eu precisava vasculhar um canal do Slack específico." Agora, com o Jira Premium, eles têm o controle sobre todos os processos e conseguem ver o sistema como um todo por meio de mensagens automatizadas do Slack que mostram apenas o que importa.
A equipe de Jeff ativou regras de automação que atualizam os itens do Jira com base em várias condições definidas. Assim, a equipe tem tranquilidade, já que muitas vezes precisa lidar com solicitações urgentes. "Você não precisa mais se preocupar com a solicitação — a função Automation garante que ela será processada".
Ter essa visibilidade do fluxo de trabalho para mostrar que os tickets estão sendo recebidos e processados é um grande benefício do Canva, diz Jeff. "Você não fica no vácuo. Quando envia uma solicitação, fica muito claro se alguém está trabalhando nela ou não." Para uma empresa de crescimento tão rápido, era inevitável: o volume de solicitações estava cada vez maior no Jira. Em vez incluir mais pessoas ou aumentar a complexidade do problema, Jeff e equipe simplificaram os processos e escalaram com inteligência usando automação e o Jira Premium.
"A gente ainda não chegou a um ponto em que não fosse possível fazer o que a gente queria com o Jira Premium."
Quer saber mais sobre as regras de automação que o Canva usa todos os dias? Jeff fez a gentileza de compartilhar todas nesse tópico da Comunidade da Atlassian.
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