A Ginkgo Bioworks conseguiu triplicar a produção e reduzir pela metade os custos por ano com decisões mais inteligentes após migrar para o Atlassian Cloud Premium

A missão de migrar para armazenamento, velocidade e serviço

Com o passar dos anos, a Atlassian se tornou indispensável no cotidiano dos funcionários da Ginkgo Bioworks. O Confluence se tornou a base de conhecimento da empresa inteira para compilar e encontrar instruções e políticas básicas, anotações e documentações científicas dos laboratórios e registros financeiros (integrados ao plugin Comala Document Management para fins de conformidade). Desenvolvedores de software e biólogos sintéticos também usavam o Jira para gerenciar e acompanhar o trabalho. Percebendo que os grupos de desenvolvimento e operações estavam usando duas ferramentas diferentes para o gerenciamento de serviços, a equipe procurou consolidar em uma única solução, substituindo o sistema de tickets existente e as planilhas inconsistentes pelo Jira Service Management. Agora, o produto está sendo implementado na empresa toda como a principal maneira de invocar serviços de outras equipes.

“Poucos dias depois de implementar o Jira Service Management, outras equipes disseram: 'Ei, a gente precisa gerenciar as solicitações da mesma forma que vocês'”, diz Bruce Kozuma, gerente sênior de produtos do grupo. “A gente construiu e eles adotaram na mesma hora. As equipes de meio ambiente, saúde e segurança (EHS), de operações de laboratório, de automação e até mesmo de desenvolvimento de negócios, todas queriam usar o Jira Service Management.”

À medida que mais e mais departamentos começaram a usar as ferramentas da Atlassian, a Ginkgo Bioworks começou a enfrentar vários desafios comuns às implantações na premissa: limites de armazenamento, compromissos de manutenção e dificuldades operacionais. “Quando a Atlassian decidiu que se concentraria na nuvem e eliminaria o limite de armazenamento por conta, eu disse: 'Tire a gente dos servidores agora! Não podemos escalar assim.'” Dave relembra. “Todos concordaram que era preciso migrar para a nuvem. Operamos de modo muito enxuto e todas as outras ferramentas que usamos são baseadas na nuvem. Foi uma decisão natural.”

Além de alcançar consenso rápido sobre a migração, a equipe também estava alinhada em relação à necessidade de um parceiro de soluções. "A gente sabia que precisava de um parceiro realmente bom e confiável que tivesse conhecimento na área e pudesse ajudar na migração para a nuvem. A gente escolheu a Praecipio Consulting porque eles eram um parceiro de soluções de primeira linha", conta Dave.

Juntas, a Praecipio Consulting e a Ginkgo Bioworks embarcaram em um processo de migração de três meses para aliviar os desafios imediatos e provocar melhorias duradouras para transformar o serviço que prestam uma à outra e ao mundo.

A limpeza e a colaboração preparam o cenário para uma transição perfeita

A primeira tarefa da Praecipio Consulting foi traçar um plano claro para cada etapa, desde a preparação até o suporte à migração e a pós-produção. A limpeza foi a grande prioridade. Dave diz: “O Jira e o Confluence estavam desorganizados porque ninguém cuidava da curadoria. A gente não encontrava nada, havia lacunas nos dados e as informações também estavam espalhadas pelo Google Docs. Pedimos à Praecipio Consulting que ajudasse a organizar tudo.” Christopher Pepe, parceiro da Praecipio Consulting, esperava que a Ginkgo Bioworks quisesse transferir todos os dados para a nuvem, então teve uma agradável surpresa quando viu que eles estavam abertos a fazer uma limpeza primeiro. “Há uma tendência a migrar logo para a nuvem, em vez de precisar manter os dados na mesma resolução em que estavam no local”, diz ele.

A Praecipio Consulting começou avaliando as instâncias locais da Ginkgo Bioworks e oferecendo sugestões de reestruturação para que os usuários pudessem encontrar informações com mais rapidez e facilidade após a migração. Depois, eles fizeram o upgrade do Jira e do Confluence, avaliaram quais apps poderiam e deveriam ser transferidos para a nuvem e atualizaram os links para evitar erros. Ao longo do processo, todos colaboraram para solucionar quaisquer problemas que surgissem. “A gente trabalhou com a Atlassian para lidar com parte da transição de back-end. O serviço deles foi realmente ótimo, por exemplo na avaliação do banco de dados, para que não houvesse problemas técnicos estranhos”, relata Bruce. Ele também acredita que a Praecipio Consulting foi fundamental para o sucesso da migração. “A experiência geral de migração foi tão tranquila quanto poderia ser devido aos esforços da Praecipio Consulting", explica ele. "Eles estão sempre entregando o que a gente quer, verificando como a gente está e disponibilizando sua melhor equipe. Posso indicar o serviço deles para qualquer pessoa e sei que eles vão ser profissionais, minuciosos e bem informados, que vão seguir um processo muito inteligente, e que a gente pode confiar que eles estão passando as melhores informações.”

Com parceiros confiáveis e uma abordagem estratégica, a Ginkgo Bioworks se sentiu confiante de que tinha todos os ingredientes necessários para uma migração tranquila.

Triplique a produção, corte os custos pela metade e multiplique as possibilidades

O acesso às melhores e mais modernas características de nuvem está impulsionando o crescimento e a inovação na Ginkgo Bioworks. O primeiro ano após a migração se resumiu às capacidades fundamentais. O segundo ano vai ter como foco a tomada de decisões e a conformidade baseadas em dados. A equipe tem uma longa lista de otimizações à frente, incluindo expandir o Jira Service Management em toda a empresa, facilitar a localização dos dados no Slack, analisar os dados de ticket para identificar as necessidades de treinamento e tendências de lucratividade e aprimorar a pesquisa no Confluence — o que vai gerar efeitos em cascata em toda a empresa. “Esse processo vai muito além da simples gestão de tickets. Estamos trabalhando com a Praecipio Consulting para criar projetos que sejam transformadores para a empresa”, diz Bruce.

Esses impactos são possíveis graças à parceria da Ginkgo Bioworks com a Praecipio Consulting e a Atlassian. “Como não precisamos nos preocupar com o hardware ou os sistemas operacionais, podemos nos concentrar em governança e procedimentos, no Sarbanes-Oxley [registros e relatórios financeiros], garantia de qualidade, auditabilidade, conformidade e outras recomendações, para que a Ginkgo Bioworks possa ficar à frente”, diz Bruce.

Ficar à frente de seu desempenho anterior e dos colegas do setor é o que a Ginkgo Bioworks planeja fazer. Eles têm grandes sonhos e, com uma plataforma de nuvem sólida e um parceiro, a equipe está no caminho certo para chegar lá. “Estamos triplicando a produção e tentando reduzir pela metade os custos por cepa”, explica Dave. “Em três anos, na teoria, a gente precisaria de rede e armazenamento 27 vezes maiores que hoje. Mas ao migrar para a nuvem e adotar os produtos da Atlassian de gerenciamento de serviços, é possível escalar em moldes não lineares, ter as métricas para embasar os investimentos necessários e impulsionar a lucratividade.