Rockwell Automation aprimora a colaboração distribuída e reduz em 90% a sobrecarga da manutenção depois de migrar para o Atlassian Cloud

Fusões e propriedade intelectual abrem caminho para o upgrade

À medida que a Rockwell adquiriu empresas ao longo dos anos para expandir capacidades e participação de mercado, os engenheiros que se juntaram à equipe trouxeram plataformas e processos baseados em servidor próprios com eles. O gerente de programas, Jim Tompkins, diz: "Foi uma boa maneira de manter nossos produtos em movimento, mas não para compartilhar tecnologias, ideias e conhecimento".

Essa fusão também tornou cada vez mais difícil manter a segurança, o que emergiu como uma prioridade nos últimos anos conforme a empresa desenvolvia mais propriedade intelectual e uma linha proprietária de Produtos Certificados de Segurança para negócios confidenciais e muito regulamentados (como usinas nucleares). Jim diz, "A diversidade de ferramentas impediu que a gente mantivesse os altos níveis de segurança e conformidade necessários… Com o conjunto em comum de ferramentas empresariais baseadas na nuvem, ficamos muito mais confortáveis".

Para resolver esses problemas cada vez maiores, a Engenharia começou a adotar práticas ágeis ao longo de vários anos para acelerar os lançamentos e trabalhava com mais colaboração. Durante essa transição, as lacunas e os desafios do conjunto de ferramentas se tornaram ainda mais aparentes, o que motivou ainda mais os líderes de engenharia a centralizarem em uma solução baseada em nuvem para toda a empresa.

Os parceiros perfeitos para ajudar a avaliar, antecipar e migrar

No início, a Rockwell escolheu outra plataforma líder de mercado no gerenciamento de ciclo de vida. No entanto, logo após a implementação, ouviu dos engenheiros que o sistema dificultava tarefas fáceis e era caro para manter — o oposto do esperado. Com base no feedback dos engenheiros, Jim trabalhou com um comitê de direção para começar de novo e pesquisar outras opções de ponta. A Atlassian se destacou como a solução mais flexível e intuitiva, com a maior oportunidade de aumentar a padronização, a segurança e o desempenho.

Muitos engenheiros já usavam o Jira, e o resto da equipe o adotou com rapidez. Com o tempo e as aquisições, foram criadas duas instâncias separadas do Jira Server com cerca de 140 projetos, inúmeros esquemas exclusivos e dezenas de aplicativos integrados. O Confluence também foi adotado para permitir a colaboração entre as equipes e facilitar o compartilhamento de práticas recomendadas. Para se alinhar aos objetivos estratégicos da organização, Jim e colegas líderes decidiram centralizar o trabalho em uma plataforma de nuvem para toda a empresa.

Jim também viu a migração como uma oportunidade de colocar os dados da Rockwell em conformidade com os novos padrões que estavam impactando muitos dos clientes dos setores de alimentos, bebidas e produtos farmacêuticos. "A FDA sempre audita nossos clientes, que, por sua vez, nos auditam", diz ele. “Eles são meticulosos e exigem uma montanha de materiais de auditoria para provar que as coisas são feitas de certa maneira. Tínhamos que garantir que um ambiente de nuvem atendesse às necessidades deles".

Para gerenciar esses requisitos complexos e garantir uma migração tranquila, a equipe entrou em contato com a E7, Parceiro de Soluções Atlassian, para pedir ajuda. Além de transformar os dados em um esquema comum, a Rockwell também queria mapear instâncias antigas na nova plataforma de nuvem a fim de facilitar a transição para os usuários. "O mapeamento foi o maior desafio. Foi aí que a E7 se destacou", diz Jim. "Ficou claro que eles entendiam o Jira e nossa metodologia, o que foi importante para a gente. Eles fizeram o mapeamento e mostraram como mapear uma instância, descobrir as diferenças e, em seguida, mapear a próxima".

Após cerca de três meses de limpeza e preparação, a Rockwell estava pronta para concluir a transformação e a migração de dados. No entanto, em vez de mover tudo de uma vez para a nuvem, a E7 e a Engenharia tiveram que se organizar em torno de cronogramas de produtos que sempre mudavam. "É como tentar trocar o pneu enquanto o carro está em movimento em uma rodovia — e enquanto você está tentando trocar de carro", brinca Jim. "A E7 trabalhou conosco em todo o processo. Não era só uma tarefa; eles estavam investidos na gente de verdade".

Outro desafio que a E7 ajudou a Rockwell a superar foi convencer os engenheiros que ainda tinham dúvidas sobre a mudança. "Quando uma pessoa gerencia uma solução local por 20 anos e ela é trocada por outra, são muitas emoções", diz Jim. "Ir para a nuvem foi uma grande mudança, tanto no ambiente quanto na configuração. Foi preciso trabalhar com todos esses aspectos para gerar confiança de que o sistema funcionaria na nuvem. A E7 criou essa confiança para a gente, indo além, mostrando capacidade técnica e liderança, sendo solidária e nos mantendo calmos".

Como os líderes da E7 e da Rockwell mostraram união e orientaram todos durante processo, Jim lembra que houve um ponto crítico, quando os engenheiros que gerenciavam os servidores perceberam o valor da migração na nuvem e entenderam a mudança. "Você tem que trabalhar com as pessoas para que elas entendam o que você está tentando fazer", ele explica. "Não recebo reclamações sobre a troca agora".

Durante toda a migração, diz Jim, "a E7 foi uma equipe fenomenal. Eles tinham as pessoas certas com a experiência adequada, desde o mapeamento até a migração e gestão de projetos". Com o apoio deles, hoje a Rockwell tem uma plataforma segura e de alto desempenho que aproveita todo o potencial da empresa e faz o mesmo para os clientes.

Eficiência, segurança e flexibilidade em todos os aspectos

Hoje, os engenheiros da Rockwell usam o Jira Cloud no acompanhamento de itens e gerenciamento de projetos, o Confluence Cloud no compartilhamento de documentação e conhecimentos e o Atlassian Guard na segurança.

O Jira Cloud dá à equipe fluxos de trabalho ágeis e compartilhados (com suporte para padronização, acompanhamento e rastreabilidade), configurações flexíveis (com suporte para personalização quando necessário) e uma central para solucionar problemas em conjunto. Os apps do Marketplace como o ScriptRunner ajudam a poupar tempo com a automação das tarefas, como o preenchimento prévio de valores em determinados campos, sem prejudicar a integridade dos dados.

A plataforma da Rockwell acompanhou o aumento no volume de projetos do Jira e a distribuição cada vez maior da equipe. “A localização geográfica e o volume de dados afetavam o desempenho antes”, disse Jim. “Com o Jira Cloud, não há impactos negativos consideráveis no nosso desempenho. Com 900 projetos, o desempenho continua o mesmo como se fossem 90. Também havia uma grande diferença entre o tempo para fazer algo em Singapura em comparação com uma pessoa em Milwaukee, mas agora essa diferença é mínima.”

Além de simplificar o trabalho e a colaboração, Jim afirma que o Jira foi mais fácil e econômico de aprender. “Como o Jira é muito conhecido nas comunidades de engenharia, há muito treinamento disponível. Encontramos muito conteúdo no YouTube, grupos de usuários e Google. Para criar os treinamentos da nossa ferramenta anterior, gastamos mais de US$ 1 milhão e não agregamos valor. Com o Jira, não gastamos nada, porque o produto é intuitivo, e já existe muito conteúdo disponível.”

O Confluence Cloud também foi um sucesso com a equipe. Antes da migração, a engenharia e a E7 usavam o Assistente de Migração do Confluence Cloud para identificar quais aplicativos do Server deveriam ser movidos para a nuvem. Essa ação ajudou não apenas a reduzir custos, mas também a otimizar o sistema para os usuários. Jim compartilha: "Nossos usuários adoram o Confluence, então, criaram espaços para documentar processos, como a integração de membros da equipe e práticas recomendadas. Ele se tornou a central de informações da engenharia, e a colaboração no Confluence é excelente. A maioria dos espaços é aberta para qualquer pessoa ver, então a gente consegue compartilhar muitas ideias e sugestões entre as equipes".

Enquanto os usuários alternam entre o Confluence e o Jira Cloud no trabalho diário, o Atlassian Guard atua como um agente de segurança. “Temos um grande volume de informações muito confidenciais no nosso IP que precisam ser protegidas”, contou Jim. “É importante que o departamento do CISO saiba quem tem acesso e o que pode ser feito com essas informações. O Atlassian Guard garante que as pessoas certas tenham acesso aos dados certos, e que as pessoas erradas não tenham acesso aos dados errados.”

Por exemplo, a Rockwell usa o Atlassian Guard para manter alguns projetos do Jira abertos para colaboração e outros mais protegidos por segurança. “Está na cara que o Jira foi criado para a colaboração entre as equipes”, diz Jim. “Mas, em alguns casos, apenas poucas pessoas podem ver determinados dados. O Jira é bastante flexível. Assim, é possível ter um esquema único e muito mais restrito para uma área do nosso produto e sermos muito mais abertos e colaborativos em outras.”

Menos tarefas tediosas ajudam a fazer um trabalho mais significativo

Com as soluções corporativas baseadas em nuvem certas e os parceiros certos, a Rockwell melhorou muito a segurança, o desempenho, o trabalho em equipe e as economias em toda a organização — e os benefícios só crescem à medida que mais equipes adotam a Atlassian.

Jim diz: "No início, somente as equipes de engenharia os usavam, mas o Jira e o Confluence agora estão presentes em toda a Rockwell. A TI usa o Jira para planejar e executar centenas de projetos relacionados, o RH o usa como um mecanismo de rastreamento de tarefas e acabamos de começar a trabalhar com as equipes de suporte à manufatura, porque há muito interesse".

Apesar de essas equipes estarem distribuídas em dezenas de locais ao redor do mundo, e o número de projetos ter crescido mais de 500%, Jim diz: "Tivemos muito poucos problemas e muito pouco tempo de inatividade. A Atlassian mantém a nuvem funcionando".

Ele também observa que os engenheiros da Rockwell podem se concentrar mais no trabalho agora que a sobrecarga de manutenção foi repassada à Atlassian. "Antes, eu tinha um grupo de seis pessoas que na maioria das vezes passava 90% do tempo 'cuidando e mantendo o feed' para o aplicativo. Agora, a gente pode resolver com apenas uma pessoa, meio período. É uma melhoria contínua".

Além de recuperar tempo e orçamento, a equipe de engenharia está grata por ter conseguido recuperar o foco. "As ferramentas de engenharia da Atlassian e o Jira, em particular, ajudam a gente a realizar nossa visão corporativa conectada e permitem que as equipes se concentrem no trabalho em questão", diz Jim. "No passado, as ferramentas eram como obstáculos ou fardos. Agora, elas possibilitam que a gente avance em causas, metodologias e disciplinas".

A Rockwell está focada em tornar o mundo mais inteligente, conectado e produtivo para os clientes. Com a ajuda da Atlassian, a equipe tem as soluções necessárias para transformar essa missão em realidade melhor e mais rápido do que nunca.