A smartOPTIMO migra para o Atlassian Cloud para melhorar a funcionalidade e o desempenho

A transição para fontes de energia renováveis é uma tarefa necessária, mas complexa. A energia renovável é volátil e nem sempre está disponível quando preciso. Além disso, a energia está sendo gerada de forma mais descentralizada, como por sistemas fotovoltaicos, enquanto o consumo de eletricidade está aumentando. Todos esses fatores criaram a necessidade de redes inteligentes de eletricidade e energia que garantam a disponibilidade de energia confiável e suficiente em todos os momentos. Uma parte essencial dessas redes são os sistemas de medição inteligente que medem e controlam a demanda e a aquisição de energia. Esse é exatamente o tipo de solução que a smartOPTIMO GmbH & Co. KG recomenda aos clientes, desenvolve e instala.

Comunicação interna e externa rápida e orientada a soluções

Fundada em 2009 como uma sociedade das concessionárias municipais de Osnabrück e Münster, a smartOPTIMO é agora uma das principais redes de serviços públicos municipais na Alemanha. Seus clientes e parceiros também incluem outras concessionárias municipais, como as de Bielefeld e Gütersloh. Mais de 190 funcionários da smartOPTIMO colaboram com clientes e parceiros, gerando uma troca produtiva de informações. A gestão de recursos, incluída na licença Premium do Jira Service Management, é especialmente útil para centralizar os processos de ITSM em apenas uma solução e cumprir acordos de nível de serviço para os clientes. Internamente, a cooperação estreita e a rápida transferência de conhecimento também são cruciais para garantir que os funcionários fiquem satisfeitos e as operações corram tranquilamente. É por isso que a smartOPTIMO usa os produtos Atlassian há oito anos. Cerca de 100 funcionários usam o Jira como um sistema de tickets para processar solicitações internas e externas. O Confluence serve como wiki, intranet e a ferramenta preferida para colaboração em equipes e projetos. A solução também é integrada ao sistema de Gerenciamento do ciclo de vida do produto (PLM) da smartOPTIMO, o que significa que as informações técnicas do produto são publicadas automaticamente.

Migre para ganhar tempo, aumentar a segurança e ter acesso a novas capacidades

No passado, os produtos Atlassian da smartOPTIMO funcionavam no local, mas os funcionários costumavam enfrentar falhas no servidor do provedor de serviços, o que limitava a produtividade. A manutenção e a solução de problemas eram demoradas e tomavam o tempo de tarefas ainda mais importantes.

Os gerentes da smartOPTIMO também queriam acesso rápido a novos recursos, melhorias e inovações em suas soluções de TI, além de processos simples e uniformes para funcionários, como o login único. Além disso, como a smartOPTIMO documenta conteúdo essencial para os negócios no Confluence e precisa rastrear as informações para auditoria, era fundamental garantir a segurança sem o firewall antigo.

A migração para o Atlassian Cloud ajudou a equipe a alcançar essas metas. O processo começou em outubro de 2022 com a migração do Jira Service Management e foi concluído em março de 2023.

A equipe dos gerentes de aplicativos Johannes Nazarov e Martina Gerhardt trabalhou em estreita colaboração com o Parceiro de Soluções Atlassian catworkx para obter suporte adicional. A smartOPTIMO conversou com vários parceiros em potencial e optou pela catworkx devido à abordagem profissional e conceito coerente. As duas empresas contam com uma abordagem estruturada, transparente e ágil.

Também era importante que os dois lados planejassem e implementassem a migração em detalhes e com cuidado. A smartOPTIMO e a catworkx consideraram uma abordagem híbrida no local/na nuvem, mas acabaram decidindo por uma migração na nuvem para uma solução de mais longo prazo.

Durante a migração, os gerentes de projeto queriam ter tempo suficiente para se comunicar com os funcionários e garantir que todos se sentissem ouvidos e bem-informados. Embora isso tenha estendido a duração do projeto em dois meses, o tempo adicional aperfeiçoou a mudança e aumentou a adesão.

Uma migração tranquila com feedback “positivo por unanimidade”

A smartOPTIMO se preparou para a migração concluindo dois testes bem-sucedidos. Mesmo quando surgiram alterações no meio do processo, a smartOPTIMO e a catworkx continuaram a colaborar para se manter no caminho certo e minimizar os atrasos. Sempre que surgiam dúvidas ou problemas, a Atlassian e a catworkx forneciam conhecimento e soluções rápidas.

A migração em si foi concluída em um fim de semana para minimizar o impacto sobre os funcionários, clientes e parceiros. O sistema de tickets só ficou inativo por um curto período e os usuários não se incomodaram. "Todos os nossos clientes, sem exceção, deram feedback positivo. Eles ficaram até um pouco surpresos com o excelente funcionamento do processo, pois continuaram a fazer tudo normalmente logo após a migração. Não ficou nada faltando”, disse Martina. “Nossos colegas também se adaptaram rápido, pois o design e a experiência de uso quase não mudaram em relação à versão anterior.”

Com o Atlassian Guard Standard integrado ao Azure Directory na nuvem, os funcionários também podem economizar tempo e carga mental fazendo login nos sistemas, enquanto os administradores podem controlar em detalhes quem acessa quais informações.

Johannes também está feliz com os resultados. "Todo funcionário tem acesso ao Confluence e ao Jira, o que tem um grande impacto no trabalho diário. Esse alto nível de digitalização ainda não é comum neste setor. Com o aumento da concorrência devido à abertura dos mercados de energia, a gente vê uma clara vantagem para a gente aqui, também ao procurar novos funcionários", diz ele.

Eliminar itens de servidor, descarregar a manutenção e obter acesso às funções da nuvem abriu novas possibilidades para as equipes do smartOPTIMO. "Agora, a gente já cobriu 95% dos requisitos que implementou no mundo dos servidores na nuvem", diz Johannes. "Para os outros 5%, agora a gente está esperando para ver até que ponto a Atlassian os desenvolve e os disponibiliza. Ao mesmo tempo, agora a gente tem toda uma gama de novos recursos e funções à disposição."

Em última análise, os funcionários da smartOPTIMO podem não apenas trabalhar melhor juntos graças à migração na nuvem, mas os clientes e parceiros também se beneficiam de uma comunicação mais rápida e segura.