O Sprout Social oferece a experiência de recrutamento de classe mundial com a Atlassian

"Como manter tudo funcionando?"

À medida que os líderes da Sprout estabeleceram metas cada vez mais ambiciosas com o passar dos anos, a força de trabalho da empresa precisou ser escalada com rapidez para que esses objetivos fossem alcançados. Mesmo com o trabalho diligente da equipe de recrutamento para acomodar o crescimento rápido da equipe e do espaço da empresa, a Sprout enfrentou vários dos desafios comuns que muitas equipes distribuídas e de alto crescimento enfrentam.

Da perspectiva da logística, estava ficando cada vez mais difícil manter tudo organizado e atualizado. Cada funcionário de Recrutamento estava usando o próprio sistema e ferramentas básicas, como Planilhas Google, para monitorar as tarefas de recrutamento e integração. Não existia visibilidade do status ou do progresso no nível da equipe; e algumas tarefas passavam despercebidas com facilidade. E mais: sem templates ou base de conhecimento central, os funcionários não tinham um jeito definido de documentar as informações, de manter os artefatos (como materiais de treinamento) atualizados ou de compartilhar informações importantes (como políticas de RH ou instruções de entrevistas para gerentes de contratação).

O recrutamento também tinha o objetivo abrangente de criar uma experiência de recrutamento e integração mais inclusiva, empática e consistente para todos os funcionários, de todas as origens, em todos os locais: a experiência que as ferramentas e processos antigos não eram capazes de apoiar. "O tamanho e as necessidades da empresa estavam escalando e a gente pensou: "Como manter tudo funcionando?" Lembra o especialista em recrutamento, Tommy Bullington. O Confluence e o Trello apresentaram uma solução potente.

O Confluence e o Trello trabalham juntos e oferecem um sistema intuitivo e escalável

Para superar as barreiras, aumentar a eficiência e a eficácia e proporciona a melhor experiência possível para todas as partes interessadas, o recrutamento começou a pesquisar possíveis soluções de software. O Confluence havia sido adotado em toda a empresa como uma central de conhecimento, mas a equipe também precisava de um software de planejamento de projetos. Como Tommy estava compartilhando essas ideias com um colega logo após ingressar no Sprout, o colega recomendou o Trello como uma forma simples e visual de colaboração e monitoramento do trabalho diário.

A combinação do Trello e do Confluence ofereceu uma solução intuitiva. “A gente é uma equipe de recrutamento e nem todo mundo é gerente de projeto por natureza”, diz Haley Ennes, gerente sênior do programa de viabilização de recrutamento. “Usar ferramentas como o Trello e o Confluence alivia grande parte da pressão e permite mais colaboração sem sobrecarga… Assim as pessoas ficam mais confortáveis e animadas, o que acelera o ritmo do trabalho.” Tommy acrescenta: “O Trello oferece os mesmos elementos [de ferramentas técnicas como o Jira], mas com interface e experiência mais fáceis de usar. É a porta de entrada para o Jira, sem assustar.”

A configuração dos quadros do Trello era fácil para qualquer pessoa e a empresa por status da tarefa (backlog, lista de tarefas a fazer, agendadas, em espera e concluídas) facilitou o gerenciamento de dezenas de projetos e pessoas.

“Nossos especialistas e coordenadores estão realizando muitas tarefas diárias de agendamento e integração. Eles estão trabalhando em uma série de projetos. Com o Trello e qualquer ferramenta da Atlassian, é muito mais fácil ter uma ideia de onde você está no cronograma do projeto, o que está por vir e quando, assim como, entrar em contato ser precisar de mais tempo”, explica Tommy. Ele diz que a equipe também adora a “sensação de realização” de preencher listas de verificação. “Nada me dá mais alegria do que conseguir marcar algo como realizado. É uma tarefa tão simples!”

Expansão e integração para colaboração e conexão

Com o tempo, o Recrutamento refinou ainda mais os processos e a plataforma Trello com novas funções e rituais. A equipe agora faz reuniões externas duas vezes por ano para fazer análises retrospectivas e planejar o trabalho para os próximos meses. Novos projetos e metas são transferidos para o Trello, que serve como o principal sistema de gestão de projetos e brainstorming, bem como um função para orientar as reuniões quinzenais (que deixaram de ser semanais graças ao melhor alinhamento da equipe com o Trello).

À medida que os quadros e os cartões são alterados, os membros da equipe recebem notificações pelo Slack para que fiquem informados sobre as últimas atualizações. A equipe economiza ainda mais tempo com regras de Power-Up, automações e integrações, como marcar o cartão como concluído ao ser movido para a lista de Concluídos e usar o Butler (função de automação integrada do Trello) para fazer o cronograma automático de prazos de duas semanas para cartões recém-criados.

Depois de alguma sessão de brainstorming ou desenvolver algum novo projeto no Trello, o Recrutamento documenta o trabalho no Confluence e compartilha com a empresa em geral. Por exemplo, a equipe desenvolveu um guia para novos funcionários com informações sobre a cultura, políticas e procedimentos importantes, expectativas de comunicação, entre outras coisas a respeito da Sprout. Também, foi lançado o programa piloto que oferece aos candidatos conversas casuais ou "bate-papos durante o café" com funcionários em grupos de recursos comunitários (CRGs) com base em identidade ou interesses, como trabalhadores remotos ou membros da comunidade LGBTQIA+. Os membros do CRG podem consultar o guia de recursos no Confluence com a lista de perguntas a serem feitas aos candidatos durante essas conversas, o que fazer e o que não fazer e outras dicas úteis. Além desses recursos, cada CRG mantém a página do Confluence com informações sobre quem está envolvido e qual atividade está sendo realizada para que os grupos aprendam uns com os outros e todos fiquem atualizado sobre as iniciativas mais recentes do grupo.

Ter o local central para armazenar informações também tem demonstrado valor inestimável para manter os funcionários responsáveis e conectados, o que pode ser difícil, sobretudo para empresas distribuídas. "O Confluence é a principal fonte única de informações da empresa. Ele possibilita a responsabilização das pessoas. Se existe algum processo ou diretriz em vigor, eles podem ser encontrados na wiki, para que todos vejam e entendam o "porquê", diz Haley. Tommy acrescenta: "Ele também ajuda no trabalho distribuído e remoto. A gente eliminou a troca exagerada de comunicação, pois agora dá para enviar o link da página do Confluence para as pessoas."

Membros individuais da equipe estão testando maneiras exclusivas de usar as ferramentas da Atlassian para colaboração entre equipes. Por exemplo, Tommy formou parceria com o gerente de pessoal de operações da Sprout para criar o quadro do Trello de coordenação de novos funcionários. Sempre que algum candidato é contratado, o gerente adiciona Tommy ao cartão do Trello com a checklist das tarefas de integração que Tommy precisa concluir. Se for necessário apoio da TI, a equipe entra em contato com o departamento pelo Jira. Esse sistema mantém todos os membros da equipe organizados, sincronizados e cientes de quando o trabalho é concluído. “Os quadros do Trello são colaborativos e cada cartão conta a própria história. Dá para fazer perguntas, publicar links e conversar sobre dependências”, diz Haley. Tommy continua: “A marcação de pessoas e a ampliação da visibilidade do trabalho com o feed de atividades mantém todos cientes do processo e facilita a participação de outras pessoas.”

Essa é uma das muitas maneiras pelas quais a Atlassian ajudou o Sprout a colaborar mais e a fazer com que os membros da equipe se sintam mais incluídos. “Uma das melhores coisas sobre o Sprout– não importa onde você esteja na equipe– todos se sentem ouvidos. Você é incentivado a colaborar e a ser igual aos outros membros da equipe”, diz Tommy. “Ver sua foto no mesmo cartão ou tarefa de alguém como um parceiro de recrutamento sênior faz com que pareça que estamos trabalhando juntos como uma equipe para realizar algo que vai beneficiar você, a equipe e todo o Sprout Social.”

Experiência de recrutamento de alto nível desde o primeiro momento

Do debate de ideias à implementação e acompanhamento de cada informação até o compartilhamento dos resultados com toda a empresa, o recrutamento usou as ferramentas de RH da Atlassian para tornar as experiências de candidatos e recém-contratados tão memoráveis quanto a experiência do cliente. Com o Trello como a única fonte confiável da equipe para o gestão de projetos, o Confluence como o registro oficial de toda a empresa para todas as informações importantes e o Jira como uma conexão colaborativa com equipes técnicas, o recrutamento não está apenas realizando mais trabalho, mas também fazendo mais do trabalho certo — juntos. “Essas ferramentas ajudam a nos unir e trabalhar juntos de uma forma que possamos visualizar e compartilhar com outros membros da equipe. Isso ajudou a fazer análises, ser mais criativos, criar ideias interessantes e transformar em processos”, diz Haley.

Com a Atlassian, o recrutamento está economizando tempo, melhorando a visibilidade e a colaboração e, acima de tudo, definindo o tom da cultura do Sprout em cada ponto da jornada. “A gente quer garantir que estamos oferecendo uma experiência de alto nível para os candidatos desde o primeiro momento”, diz Tommy. “Isso inclui garantir que eles entendam que são vistos, ouvidos e reconhecidos, não importa quem sejam e de onde venham.” É essa cultura de pessoa para pessoa que vai continuar ajudando a Sprout a se tornar uma marca amada por clientes e funcionários em todo o mundo.