Como a Sun Life despertou para um futuro melhor ao migrar para o Atlassian Cloud

O Confluence dá o primeiro passo

A Sun Life começou sua migração na nuvem com o Confluence, uma de suas ferramentas Atlassian mais usadas. Durante o processo de planejamento com a liderança, Cynthia sugeriu o uso de uma abordagem de “otimizar e mudar” para que eles pudessem se mover o mais rápido possível, ao mesmo tempo em que criavam sua nova plataforma para o sucesso sustentável. Com essa abordagem, a equipe se concentrou em identificar quais sites, aplicativos e fluxos de trabalho eram mais necessários. “Eu nunca vou migrar um site só por migrar. Eu me encontro com os membros da equipe, entendo a experiência que o usuário quer e vejo se faz sentido e vale a pena o tempo e os recursos para migração e gerenciamento contínuo”, explica Cynthia.

Durante essas reuniões, Cynthia demonstrou o Confluence Cloud para cada equipe e discutiu suas necessidades específicas. Para alguns sites, fazia todo o sentido migrar para a nuvem. Para outros, Cynthia ofereceu três opções: migrar para a nuvem, mudar para outra ferramenta legada dentro do Sun Life ou arquivar seu conteúdo. Por meio dessas conversas, a equipe identificou 25 sites de 350 para migração na nuvem.

A partir daí, a Sun Life trabalhou com seu Parceiro de Soluções, Adaptavist, para elaborar um plano de migração. Eles criaram uma linha do tempo em fases para migrar grupos de sites em cinco levas, com duração de duas semanas cada. Durante cada leva, a Adaptavist criou novas instâncias em seu repositório e as transferiu para o repositório da Sun Life para demonstração aos usuários, correção, teste e migração final.

Sua equipe também treinou os usuários para que eles estivessem cientes de qualquer funcionalidade que fosse diferente e novas características que eles pudessem usar. Por exemplo, com base no feedback do usuário, a equipe de migração introduziu vários novos aplicativos do Marketplace baseados em nuvem, incluindo o Aura, para elevar o design da página, Table Filter and Charts for Confluence para aprimorar a análise de negócios e o Draw.io para criação de diagramas (a ser implementado em breve). “Há muita coisa que você pode fazer no Confluence Cloud que não pode ser feita com implementações na premissa ou de Data Center”, observa Cynthia. Os usuários também estão começando a perceber esta questão. “Quando terminamos a conversão, vejo muitas instâncias em que o novo Confluence Cloud vai oferecer eficiências não disponíveis na versão local”, compartilhou um funcionário.

A abordagem de otimizar e mudar funcionou muito bem. “Todos disseram que foi uma migração tranquila”, lembra Cynthia. “Eu fiz quatro migrações na Sun Life. Este foi a mais bem-sucedida. Foi bom ouvir pessoas que passaram pelos outros dizerem: ‘Esta foi perfeita’”.

Testes e suporte tornam a migração do Jira “a melhor que eu já vi”

Enquanto Cynthia encerrava a migração do Confluence com a Adaptavist, Paul e sua equipe começaram a trabalhar com eles para ampliar o Jira Cloud. Eles colaboraram com o departamento de transformação ágil da Sun Life para receber a aprovação da liderança. Depois, montaram uma equipe de arquitetura para orientar o projeto durante o planejamento e a implementação.

De maneira similar à abordagem de Cynthia, Paul e sua equipe organizaram a migração em levas. Depois, eles fizeram pesquisas com os usuários para entender a melhor forma de configurar o Jira Cloud para atender às necessidades e viabilizar a abordagem ágil. Durante todo o processo de arquitetura, a equipe de migração trabalhou para padronizar os fluxos de trabalho e manter o sistema o mais aberto possível, garantindo a segurança. “Em vez de ficarmos restritos por completo, estamos buscando moderação”, afirmou Paul. “E se alguém quiser um fluxo de trabalho para sua área de negócios, vamos procurar padronizar e facilitar esse processo. É uma grande vitória.”

Quando a equipe começou a migração, eles usaram o Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) para facilitar o processo. Quando surgiram desafios, eles contaram com o Gerente do Atlassian Cloud Migrations (CMM) para obter ajuda. Por exemplo, o grupo encontrou um problema com endereços de e-mail duplicados no Active Directory, então eles colaboraram com o CMM para resolver o problema. “Não poderíamos ter sido bem-sucedidos sem a ajuda da Atlassian. O suporte do JCMA e do CMM foram cruciais. Fiz migrações com outras empresas, mas a Atlassian de fato ajuda e se preocupa”, diz Paul.

Paul admite que estava um pouco hesitante em tirar proveito da CMM e fazer testes, mas, em algum momento, ele viu o valor que ambos agregaram. “Em retrospectiva, eu teria ouvido mais o Gerente de Migração. Eles sugeriram testes e correções, que agora percebo que são fundamentais. Se você verificar os dados no sistema de origem, fizer o máximo possível de limpeza do sistema de origem e testar com antecedência e com frequência para resolver quaisquer itens de dados, a migração deve ser bem direta.”

Com certeza, a preparação e os testes estão valendo a pena. As equipes de Paul e Cynthia pesquisaram os usuários após a migração, e o feedback foi bastante positivo, com elogios consistentes pela suavidade da transição. Paul diz: "Quando as equipes chegaram depois que a migração foi concluída, elas não viram muita diferença além de um novo link, o que foi uma grande vitória. As pessoas ficaram felizes porque toda sua a história estava lá e as chaves eram as mesmas. Já fiz dezenas de migrações no passado e a migração que a gente fez para o Atlassian Cloud na Sun Life é a melhor que já vi."

“Todos estes recursos estão disponíveis com a Atlassian”

Na Sun Life, a migração do Confluence foi concluída há pouco tempo e a adoção do Jira ainda está nas fases finais. Porém a empresa já está vendo melhorias inegáveis na colaboração, eficiência e segurança.

A plataforma Jira Cloud da Sun Life é muito mais aberta do que seu sistema do Data Center, além de manter uma segurança reforçada. A equipe personalizou a ferramenta de acordo com seus processos internos. Assim, as pessoas encontram as informações de que precisam, colaboram mais e são mais estratégicas. “O Jira Cloud tornou minhas tarefas muito organizadas e fáceis de entender. Todas as informações e arquivos necessários que são relevantes para um item podem ser acessados com facilidade”, contou um funcionário. Paul acrescentou: “Percebo muito mais colaboração em toda a equipe e muito mais atenção ao gerenciamento do portfólio. Estamos até mesmo pensando em implementar o Jira Align para ver o panorama geral e rastrear os ORCs organizacionais.”

As equipes de TI e operações adoram aplicativos de nuvem como o qTest e o Tableau Connector Pro, além de funções nativas como os Planos do Jira e as automações. Por exemplo, elas incluem o desenvolvimento de uma solicitação de integração que aciona a criação de histórias e subtarefas. “As automações economizam alguns minutos a cada vez, o que soma mais de um ano com mais de 3.300 usuários”, explica Paul.

O feedback relacionado ao Confluence Cloud também tem sido positivo, solução que Cynthia afirma ser “muito melhor do que os componentes no local”. Os funcionários têm gostado em especial dos templates, comentários em linha, dados de análise, pesquisa (que ela se refere como “de outro mundo”), além de funções e apps exclusivos na nuvem que reduzem a necessidade de e-mail. Cynthia também comentou que “o fato de poder criar um ticket do Jira por meio de uma página do Confluence produz economia”.

Da TI ao Call Center, os funcionários de todos os departamentos concordam que a centralização de várias ferramentas para uma plataforma baseada em nuvem causou um impacto monumental. Em uma pesquisa recente, os usuários relataram um aumento de 80% na eficiência usando o Confluence Cloud, economia de tempo suficiente no Jira Cloud para cobrir 94% dos custos de licença, bem como 97% de satisfação com a nova plataforma como um todo. Um funcionário disse: “O Jira Cloud e o Confluence Cloud são um grande passo na direção certa em relação às ferramentas anteriores que estávamos usando. Todas as novas funcionalidades de fato melhoraram meu dia a dia.”

Esses são bem os tipos de melhorias que vão sustentar a reputação da Sun Life como um dos principais provedores e empregadores de serviços financeiros. Não importa qual seja a previsão do mercado, eles vão continuar a brilhar mais na nuvem.