Sun Life + Atlassian
Já fiz dezenas de migrações no passado e a migração para o Atlassian Cloud na Sun Life é a melhor que já vi.
250
TBD
Economia de tempo obtida nos primeiros 10 meses
80%
TBD
Aumento da eficiência com o Confluence Cloud
97%
TBD
Pontuações de satisfação do usuário do Atlassian Cloud
Setor
Serviços financeiros
Localização
Toronto, Canadá
Número de usuários
7.000
Produtos Atlassian
Aplicativos
Parceiro de soluções
Como a Sun Life despertou para um futuro melhor ao migrar para o Atlassian Cloud
Quando você imagina uma empresa que existe há mais de 150 anos, é provável que as palavras “visão de futuro” e “inovador digital” não sejam as primeiras a vir à mente. Mas a empresa canadense de serviços financeiros Sun Life está provando que uma empresa histórica pode ser uma líder moderna.
A Sun Life se esforça para manter sua posição não apenas como uma das principais fornecedoras de planejamento e benefícios financeiros, mas também como um dos melhores lugares para se trabalhar. Muitos funcionários estão na empresa há décadas e se adaptaram a novas formas de trabalhar juntos e atender seus clientes.
Há pouco tempo, a Sun Life iniciou uma iniciativa de transformação digital para se manter competitiva e oferecer uma experiência superior ao cliente. A iniciativa incluiu a adoção de metodologias ágeis e ferramentas baseadas em nuvem para aumentar a eficiência, incentivar a colaboração e oferecer produtos ainda melhores.
Como muitas equipes em uma posição semelhante, os funcionários estavam céticos quanto à mudança de seus processos e plataformas, em especial devido aos requisitos rígidos de segurança e conformidade que deviam cumprir. Mas, assim como sempre fazem, a Sun Life abraçou o desafio, mitigou os riscos e colheu os frutos.
Desde a migração para o Atlassian Cloud com a ajuda do parceiro de soluções, Adaptavist e do Atlassian Migration Program, a Sun Life capturou centenas de milhares de dólares em economia de tempo em menos de um ano, alcançou 97% de pontuação de satisfação do usuário e criou um ambiente de trabalho mais ágil e colaborativo que vai ajudar a garantir que os próximos 150 anos e mais sejam tão bem-sucedidos quanto o primeiro.
Centralização e modernização com os produtos Atlassian Cloud
Quando Cynthia Brind'Amour ingressou na Sun Life em 1999 (como funcionária de segunda geração seguindo os passos de sua mãe), a peça de tecnologia mais sofisticada que ela usou no trabalho era um leitor de microfichas. Não havia e-mail, muito menos software para emissão de tickets ou de colaboração.
Enquanto Cynthia passava de representante de call center para treinadora, especialista em processos, ela se tornou conhecida por seu profundo conhecimento e relacionamentos com a empresa. Essa reputação fez dela a escolha perfeita para ajudar a Sun Life em sua transformação digital.
Depois de fazer implantações do Confluence e do Jira no local em 2008, os funcionários perceberam como o trabalho deles ficaria melhor, mais rápido e mais fácil. Cynthia ajudou a equipe a fazer o upgrade para o Atlassian Data Center na AWS para diminuir a sobrecarga da manutenção. Mas ao longo do tempo, a equipe percebeu que precisava de ainda mais flexibilidade e agilidade para concorrer no setor.
Em 2020, a TI iniciou uma transformação ágil para modernizar suas práticas e atingir essas metas. “Antes, tínhamos um modelo tradicional de TI para serviços financeiros que era mais focado no controle de custos do que na entrega de valor. Tínhamos um sistema com muitos recursos, mas era muito controlado e difícil de alterar”, diz Paul McNally, proprietário de produto técnico do Jira Cloud na Sun Life. “Queríamos ser ágeis, agir rápido, oferecer uma experiência melhor para as equipes e agregar valor — não apenas controlar os custos.”
Ao mesmo tempo, Cynthia ficou sabendo que as várias ferramentas diferentes da Sun Life faziam com que os funcionários tivessem dificuldade para encontrar as informações de que precisavam. Embora o Confluence e o Jira fossem produtos conhecidos nas equipes de TI e operações, alguns membros ainda estavam usando o Lotus Notes, Sharepoint, Microsoft Excel, Microsoft Project e outros softwares no trabalho. “As pessoas reclamavam que tudo estava espalhado. Não havia um lugar centralizado onde elas poderiam trabalhar”, disse Cynthia.
À medida que os pontos problemáticos se acumulavam, ficou claro para a equipe que a plataforma da Sun Life precisava ser transformada junto com seus processos. “Em um determinado momento, você só pode fazer muito no Server e no Data Center”, diz Cynthia. No entanto, houve hesitação dos usuários e da liderança em relação ao gerenciamento de alterações e segurança na nuvem. As equipes de Cynthia e Paul superaram essas preocupações explicando como os dados confidenciais seriam protegidos, compartilhando os benefícios da segurança na nuvem e apresentando esses benefícios aos recursos da nuvem, como permissões avançadas.
Depois que a liderança percebeu que as recompensas superavam em muito os riscos, eles queriam fazer a alteração o mais rápido possível. Eles estabeleceram um cronograma de três meses, mas depois de trabalhar tão de perto com as ferramentas por anos, Cynthia sabia que levaria mais tempo para fazer o certo. Ela configurou um repositório para demonstrar a funcionalidade da nuvem, discutiu os custos e os orientou pelo processo.
Cynthia diz que essa abordagem ajudou a definir as expectativas da liderança e desenvolver um plano mais estratégico para a migração e que a equipe se beneficiou do trabalho em conjunto desde o início. “Nunca presuma. Só porque você está migrando da mesma plataforma não significa que a ação vai ser perfeita”, explica ela. “Os repositórios são seus amigos. Eles ajudaram demais a equipe do projeto e a empresa a visualizar como seria o espaço uma vez que estivesse na nuvem. Esse recurso também nos ajudou a determinar quais espaços não eram adequados para a nuvem e quais macros funcionariam.”
O Jira Cloud e o Confluence Cloud são um grande passo na direção certa em relação às versões na premissa e às outras ferramentas anteriores que estávamos usando. Todas as novas funcionalidades de fato melhoraram meu dia a dia.
Funcionário da Sun Life
O Confluence dá o primeiro passo
A Sun Life começou sua migração na nuvem com o Confluence, uma de suas ferramentas Atlassian mais usadas. Durante o processo de planejamento com a liderança, Cynthia sugeriu o uso de uma abordagem de “otimizar e mudar” para que eles pudessem se mover o mais rápido possível, ao mesmo tempo em que criavam sua nova plataforma para o sucesso sustentável. Com essa abordagem, a equipe se concentrou em identificar quais sites, aplicativos e fluxos de trabalho eram mais necessários. “Eu nunca vou migrar um site só por migrar. Eu me encontro com os membros da equipe, entendo a experiência que o usuário quer e vejo se faz sentido e vale a pena o tempo e os recursos para migração e gerenciamento contínuo”, explica Cynthia.
Durante essas reuniões, Cynthia demonstrou o Confluence Cloud para cada equipe e discutiu suas necessidades específicas. Para alguns sites, fazia todo o sentido migrar para a nuvem. Para outros, Cynthia ofereceu três opções: migrar para a nuvem, mudar para outra ferramenta legada dentro do Sun Life ou arquivar seu conteúdo. Por meio dessas conversas, a equipe identificou 25 sites de 350 para migração na nuvem.
A partir daí, a Sun Life trabalhou com seu Parceiro de Soluções, Adaptavist, para elaborar um plano de migração. Eles criaram uma linha do tempo em fases para migrar grupos de sites em cinco levas, com duração de duas semanas cada. Durante cada leva, a Adaptavist criou novas instâncias em seu repositório e as transferiu para o repositório da Sun Life para demonstração aos usuários, correção, teste e migração final.
Sua equipe também treinou os usuários para que eles estivessem cientes de qualquer funcionalidade que fosse diferente e novas características que eles pudessem usar. Por exemplo, com base no feedback do usuário, a equipe de migração introduziu vários novos aplicativos do Marketplace baseados em nuvem, incluindo o Aura, para elevar o design da página, Table Filter and Charts for Confluence para aprimorar a análise de negócios e o Draw.io para criação de diagramas (a ser implementado em breve). “Há muita coisa que você pode fazer no Confluence Cloud que não pode ser feita com implementações na premissa ou de Data Center”, observa Cynthia. Os usuários também estão começando a perceber esta questão. “Quando terminamos a conversão, vejo muitas instâncias em que o novo Confluence Cloud vai oferecer eficiências não disponíveis na versão local”, compartilhou um funcionário.
A abordagem de otimizar e mudar funcionou muito bem. “Todos disseram que foi uma migração tranquila”, lembra Cynthia. “Eu fiz quatro migrações na Sun Life. Este foi a mais bem-sucedida. Foi bom ouvir pessoas que passaram pelos outros dizerem: ‘Esta foi perfeita’”.
Eu fiz quatro migrações na Sun Life. Este foi a mais bem-sucedida. Foi bom ouvir pessoas que passaram pelos outros dizerem: ‘Esta foi perfeita.’
Cynthia Brind'Amour
Proprietária Técnica do Produto Confluence Cloud na Sun Life
Testes e suporte tornam a migração do Jira “a melhor que eu já vi”
Enquanto Cynthia encerrava a migração do Confluence com a Adaptavist, Paul e sua equipe começaram a trabalhar com eles para ampliar o Jira Cloud. Eles colaboraram com o departamento de transformação ágil da Sun Life para receber a aprovação da liderança. Depois, montaram uma equipe de arquitetura para orientar o projeto durante o planejamento e a implementação.
De maneira similar à abordagem de Cynthia, Paul e sua equipe organizaram a migração em levas. Depois, eles fizeram pesquisas com os usuários para entender a melhor forma de configurar o Jira Cloud para atender às necessidades e viabilizar a abordagem ágil. Durante todo o processo de arquitetura, a equipe de migração trabalhou para padronizar os fluxos de trabalho e manter o sistema o mais aberto possível, garantindo a segurança. “Em vez de ficarmos restritos por completo, estamos buscando moderação”, afirmou Paul. “E se alguém quiser um fluxo de trabalho para sua área de negócios, vamos procurar padronizar e facilitar esse processo. É uma grande vitória.”
Quando a equipe começou a migração, eles usaram o Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) para facilitar o processo. Quando surgiram desafios, eles contaram com o Gerente do Atlassian Cloud Migrations (CMM) para obter ajuda. Por exemplo, o grupo encontrou um problema com endereços de e-mail duplicados no Active Directory, então eles colaboraram com o CMM para resolver o problema. “Não poderíamos ter sido bem-sucedidos sem a ajuda da Atlassian. O suporte do JCMA e do CMM foram cruciais. Fiz migrações com outras empresas, mas a Atlassian de fato ajuda e se preocupa”, diz Paul.
Paul admite que estava um pouco hesitante em tirar proveito da CMM e fazer testes, mas, em algum momento, ele viu o valor que ambos agregaram. “Em retrospectiva, eu teria ouvido mais o Gerente de Migração. Eles sugeriram testes e correções, que agora percebo que são fundamentais. Se você verificar os dados no sistema de origem, fizer o máximo possível de limpeza do sistema de origem e testar com antecedência e com frequência para resolver quaisquer itens de dados, a migração deve ser bem direta.”
Com certeza, a preparação e os testes estão valendo a pena. As equipes de Paul e Cynthia pesquisaram os usuários após a migração, e o feedback foi bastante positivo, com elogios consistentes pela suavidade da transição. Paul diz: "Quando as equipes chegaram depois que a migração foi concluída, elas não viram muita diferença além de um novo link, o que foi uma grande vitória. As pessoas ficaram felizes porque toda sua a história estava lá e as chaves eram as mesmas. Já fiz dezenas de migrações no passado e a migração que a gente fez para o Atlassian Cloud na Sun Life é a melhor que já vi."
O Confluence Cloud torna o local surpreendente.
Cynthia Brind'Amour
Proprietária Técnica do Produto Confluence Cloud na Sun Life
“Todos estes recursos estão disponíveis com a Atlassian”
Na Sun Life, a migração do Confluence foi concluída há pouco tempo e a adoção do Jira ainda está nas fases finais. Porém a empresa já está vendo melhorias inegáveis na colaboração, eficiência e segurança.
A plataforma Jira Cloud da Sun Life é muito mais aberta do que seu sistema do Data Center, além de manter uma segurança reforçada. A equipe personalizou a ferramenta de acordo com seus processos internos. Assim, as pessoas encontram as informações de que precisam, colaboram mais e são mais estratégicas. “O Jira Cloud tornou minhas tarefas muito organizadas e fáceis de entender. Todas as informações e arquivos necessários que são relevantes para um item podem ser acessados com facilidade”, contou um funcionário. Paul acrescentou: “Percebo muito mais colaboração em toda a equipe e muito mais atenção ao gerenciamento do portfólio. Estamos até mesmo pensando em implementar o Jira Align para ver o panorama geral e rastrear os ORCs organizacionais.”
As equipes de TI e operações adoram aplicativos de nuvem como o qTest e o Tableau Connector Pro, além de funções nativas como os Planos do Jira e as automações. Por exemplo, elas incluem o desenvolvimento de uma solicitação de integração que aciona a criação de histórias e subtarefas. “As automações economizam alguns minutos a cada vez, o que soma mais de um ano com mais de 3.300 usuários”, explica Paul.
O feedback relacionado ao Confluence Cloud também tem sido positivo, solução que Cynthia afirma ser “muito melhor do que os componentes no local”. Os funcionários têm gostado em especial dos templates, comentários em linha, dados de análise, pesquisa (que ela se refere como “de outro mundo”), além de funções e apps exclusivos na nuvem que reduzem a necessidade de e-mail. Cynthia também comentou que “o fato de poder criar um ticket do Jira por meio de uma página do Confluence produz economia”.
Da TI ao Call Center, os funcionários de todos os departamentos concordam que a centralização de várias ferramentas para uma plataforma baseada em nuvem causou um impacto monumental. Em uma pesquisa recente, os usuários relataram um aumento de 80% na eficiência usando o Confluence Cloud, economia de tempo suficiente no Jira Cloud para cobrir 94% dos custos de licença, bem como 97% de satisfação com a nova plataforma como um todo. Um funcionário disse: “O Jira Cloud e o Confluence Cloud são um grande passo na direção certa em relação às ferramentas anteriores que estávamos usando. Todas as novas funcionalidades de fato melhoraram meu dia a dia.”
Esses são bem os tipos de melhorias que vão sustentar a reputação da Sun Life como um dos principais provedores e empregadores de serviços financeiros. Não importa qual seja a previsão do mercado, eles vão continuar a brilhar mais na nuvem.
Próximos passos
Avaliação de prontidão para o Cloud
Pensando em uma migração na nuvem?
Próxima história
