Atlassian + Udemy
A Atlassian potencializa o que fazemos pela colaboração que ela viabiliza.
Stephanie Wisdom
Diretora sênior de marketing de conteúdo e clientes
Cerca de 2.400
horas de reunião economizadas a cada ano apenas com o monitoramento de ORC
+ de 1.500
funcionários conectados com uma solução de gerenciamento de trabalho
Sobre a Udemy
A Udemy transforma vidas por meio do aprendizado ao garantir que todos tenham acesso aos conhecimentos mais recentes e relevantes. Com o auxílio da Udemy Intelligent Skills Platform e de uma comunidade global de variados e experientes instrutores, milhões de alunos aprendem uma ampla variedade de habilidades técnicas e profissionais.
Setor
Internet e software
Localização
São Francisco, CA
Número de usuários
1.100 usuários do Jira
1.900 usuários do Confluence
40 agentes do Jira Service Management
80 usuários no Loom
Tamanho da empresa
1.500
Udemy viabiliza a colaboração e economiza 2.400 horas/ano ao unir forças com a Atlassian
Desafio: a Udemy, uma das plataformas de aprendizado online mais populares do mundo, cresceu 4 vezes em 3 anos. Essa rápida expansão dificultou a colaboração, o alinhamento, a visibilidade e a eficiência.
Solução: a Udemy unificou equipes em toda a empresa e resolveu essas dificuldades ao fazer uma centralização com as ferramentas de nuvem da Atlassian.
Impacto: conectar os departamentos de negócios e tecnologia na Atlassian possibilitou a colaboração e a visibilidade, ajudando as equipes a trabalharem juntas para agregar mais valor com mais rapidez.
As dificuldades iniciais do crescimento despertaram a necessidade de uma nova solução
Shawn Kresal passou anos subindo na carreira em organizações governamentais e empresas de serviços financeiros, mas ele queria voltar às suas raízes tecnológicas e colaborar com uma organização mais interessante e inovadora. Ele tinha formação em ciência da computação, mas se sentia enferrujado, então recorreu aos cursos online da Udemy para relembrar diferentes linguagens de programação (e ainda começou aulas de piano só por diversão).
Na Udemy, Shawn redescobriu seu amor pelo aprendizado e conheceu essa organização que tinha uma missão em que ele acreditava: tornar o aprendizado mais acessível a todos no mundo. Por coincidência, a Udemy estava contratando o primeiro gerente de programas técnicos da empresa, o mesmo tipo de função que Shawn procurava. Parecia coisa do destino.
Depois que Shawn ingressou na Udemy em 2019, a empresa cresceu de forma exponencial durante os anos, impulsionada pelo aumento do e-learning na pandemia (alguém mais tentou fazer pão em casa?) e por um mercado de trabalho cada vez mais competitivo. Essa rápida expansão forçou a Udemy a dimensionar sua equipe e infraestrutura. Isso ajudou a organização a acompanhar as necessidades dos alunos e inovar de acordo, mas também criou novos desafios de alinhamento, visibilidade, colaboração e eficiência.
Para resolver esses problemas comuns de escalabilidade e, ao mesmo tempo, continuar cumprindo sua meta de tornar o aprendizado mais acessível, a Udemy centralizou equipes em toda a organização com as ferramentas de nuvem da Atlassian, criando um novo hub para o trabalho conjunto que ajudou a empresa a crescer e ter sucesso.
Quando uma pessoa precisa de algo na maioria das empresas, ela envia um e-mail, faz uma ligação ou manda milhares de mensagens no Slack. Aqui, tudo isso desapareceu. Agora tudo é feito pela Atlassian.”
Shawn Kresal
Diretor sênior de gerenciamento de programas técnicos e chefe de gabinete do CTO
Em meio ao rápido crescimento, as antigas formas de trabalhar se mostraram ineficazes
Em 2023, a força de trabalho da Udemy quadruplicou de tamanho em cerca de três anos, e suas antigas formas de trabalhar começaram a apresentar falhas.
“Quando éramos uma empresa pequena, todo mundo cuidava de suas próprias funções, e isso acelerava o processo. A gente não precisava evoluir, e sim agir rápido”, lembra Shawn. “Mas hoje, nosso departamento de engenharia é maior do que a empresa era há alguns anos. Se todos trabalharem por conta própria agora, nossa eficiência vai diminuir.”
Quando a liderança começou a trabalhar em estreita colaboração com as equipes de produtos e engenharia, as perguntas pareciam simples:
“No que todo mundo está trabalhando?”
“Qual é o status mais recente dos nossos três principais projetos?”
“Quais equipes precisamos incluir para avançar?”
Embora essas perguntas parecessem básicas, elas eram difíceis de responder na hora. “Não havia como ter essa visibilidade”, explica Shawn. “A gente poderia fazer uma reunião cara com 30 participantes ou colocar uma dúzia de pessoas no Slack, seguidas de outras 50 para fazerem a pesquisa. Mas quando uma equipe está no Asana, outra no Planilhas Google e outra inclui tudo na wiki, não há como obter essas informações de uma forma sistemática e escalável.”
Usar a Atlassian é sinônimo de economia de tempo e clareza… Antes, a gente tinha que participar de várias reuniões, incluir muitas pessoas no Slack ou ler vários canais. Agora a plataforma da Atlassian é a solução completa onde a gente encontra tudo o que precisa.”
Shawn Kresal
Diretor sênior de gerenciamento de programas técnicos e chefe de gabinete do CTO
Udemy unificada com um sistema de trabalho impulsionado pelas ferramentas de nuvem da Atlassian
Shawn e a liderança concordaram que a solução para os problemas de crescimento da Udemy era centralizar o pessoal, os processos e a plataforma. “Concordamos em fazer isso pela plataforma da Atlassian”, relembra Shawn. “É leve, rápida e chega às pessoas onde elas já estão trabalhando. Também oferece muita visibilidade aos nossos parceiros.”
A cultura da Udemy é a favor da experimentação e da iteração, então as equipes estavam abertas à mudança. “Elas entenderam que se todo mundo fizesse parte, seria ótimo para a empresa”, conta Shawn.
A equipe de Shawn ajudou a conectar toda a organização e a criar um sistema de trabalho com as ferramentas da Atlassian. Todos os funcionários da Udemy agora usam o Confluence Cloud Premium como espaço de trabalho colaborativo e fonte única de informações. As equipes de produtos e engenharia usam o Jira Cloud Enterprise para colaborar com partes interessadas não técnicas no desenvolvimento e manutenção dos produtos da Udemy. Os desenvolvedores de TI também usam o Jira para gerenciar aplicativos de negócios em toda a empresa.
“Quando uma pessoa precisa de algo na maioria das empresas, ela envia um e-mail, faz uma ligação ou manda milhares de mensagens no Slack”, explicou Shawn. “Aqui, tudo isso desapareceu. Agora tudo é feito pela Atlassian.”
Ele acrescenta que a colaboração entre equipes se tornou muito mais fácil agora que todos estão em uma única plataforma. “Se alguém precisa de quatro equipes envolvidas em um projeto, elas só precisam ser marcadas. Depois, as equipes se reúnem e marcam o engenheiro, designer ou pesquisador.”
As equipes ainda têm autonomia para escolher como querem trabalhar, mas todos precisam registrar seus objetivos e itens de roteiro no Jira e no Confluence para que os relatórios fiquem centralizados. Isso melhorou a visibilidade e a responsabilidade e poupou um tempo significativo.
“Acompanhamos todos os nossos projetos técnicos, progressos e resumos de ORC pelo Confluence. Isso eliminou cerca de 500 a 600 horas de reuniões por pessoa”, diz Shawn. “A gente costumava fazer uma longa reunião com 80 pessoas a cada trimestre, o que acabava sendo muito caro. Então decidimos abraçar nossa corajosa mentalidade experimental e cancelar todas essas reuniões por um trimestre. A gente acabou automatizando todo esse processo com alguns campos personalizados no Jira e relatórios no Confluence, o que foi algo incrível para mim. O resto do pessoal também achou fantástico!”
A união com a plataforma de nuvem da Atlassian também ajudou a economizar tempo e carga mental nos casos em que novas pessoas entram na empresa e equipes de projeto mudam. “Nosso departamento de engenharia tem mais de 400 funcionários em um dia normal. Uma pessoa pode estar em quatro ou cinco equipes de projeto, que vivem mudando. Como fazer para monitorar isso? Agora, temos um lugar central. Sempre que uma nova formação é feita, alguém me manda uma mensagem no Slack e, em um minuto, eu adiciono a nova equipe”, diz Shawn. “Antes, estávamos ficando sobrecarregados com o tamanho da equipe. Agora, com a Atlassian, nosso processo é bem leve.”
A gente costumava fazer uma longa reunião com 80 pessoas a cada trimestre, o que acabava sendo muito caro… Acabamos automatizando todo esse processo com alguns campos personalizados no Jira e relatórios no Confluence.”
Shawn Kresal
Diretor sênior de gerenciamento de programas técnicos e chefe de gabinete do CTO
O marketing se juntou ao movimento pela visibilidade e responsabilidade
A Dra. Genefa Murphy, CMO, acrescenta que unir o pessoal da Udemy com o Jira, o Confluence e o Loom foi um divisor de águas para as equipes técnicas e comerciais.
“Ter um espaço central para todos obterem informações, elaborarem conteúdo e receberem feedback tem sido valiosíssimo. Podemos interagir com nossas equipes de produto pelo Jira, mas mesmo que você não tenha acesso, ainda consegue ver o que precisa com os filtros e painéis do Jira que levam ao Confluence. Isso tem sido muito importante para melhorar a visibilidade e impulsionar a responsabilidade. Alguns dos membros da nossa equipe também estão usando os vídeos do Loom para ampliar o compartilhamento de informações e fornecer uma maneira de as pessoas consultarem esses dados sempre que precisarem.”
“Recebemos um ótimo feedback do pessoal de marketing”, acrescenta Shawn. “Com quantas pessoas elas precisam falar para visualizar todo o roteiro de engenharia ou um painel dos projetos atuais? Nenhuma. Elas conseguem fazer isso por conta própria. Isso tem sido muito importante para oferecer mais visibilidade ao nosso departamento de marketing.”
A experimentação leva à otimização
Fiel à sua cultura experimental, a Udemy testa com frequência as funções e ferramentas mais recentes da Atlassian. Ela se inscreveu no Programa de Acesso Antecipado do hub da empresa, que permite personalizar o Confluence com as cores, imagens, cartões visuais, links da marca e muito mais. “Na maioria das vezes, uma página wiki é bastante estática, mas com o hub da empresa, é mais como uma revista ou uma página moderna da Web. Mal posso esperar para ver mais!”, disse Shawn.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Como aproveitar o potencial dos clientes e colegas da Udemy
Embora a Udemy esteja ocupada tornando o aprendizado mais acessível para seus clientes, ela também está tornando a colaboração e as informações mais acessíveis com a solução Atlassian.
"O uso da Atlassian está pagando dividendos com tempo e clareza. Nada vai atrasar mais suas equipes do que a falta de clareza", diz Shawn. "Antes a gente precisava participar de várias reuniões, falar com muitas pessoas ou ler vários canais. Era muito caro conseguir qualquer informação. Agora a plataforma da Atlassian é a solução completa onde a gente encontra tudo o que precisa.”
Genefa também está sentindo a diferença no marketing. "O objetivo das nossas equipes é alinhar, ampliar e acelerar o trabalho da Udemy. A Atlassian ajuda a gente a fazer isso. Ela alinha nossas equipes ao oferecer uma maneira clara e concisa de as pessoas se comunicarem e interagirem umas com as outras. Isso nos permite ampliar o trabalho que está sendo feito, oferecendo um local central para que todos possam acessar, o que nos permite escalar. Por sua vez, isso nos permite acelerar, porque em vez de esperar que alguém responda ou que uma reunião aconteça, a gente pode aproveitar comunicações e trocas instantâneas dentro da plataforma." Stephanie Wisdom, colega da Genefa, diretora sênior de marketing de conteúdo e clientes, acrescenta: “A Atlassian potencializa o que a gente está fazendo por causa da colaboração que ela possibilita".
À medida que a Udemy investe em crescimento, ter uma plataforma de colaboração centralizada e com a tecnologia da AI vai continuar rendendo dividendos. A empresa acredita que “as habilidades são a chave para aproveitar o potencial” e, ao transformar o trabalho em equipe com a Atlassian, os funcionários também estão aproveitando o próprio potencial.
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