Template de planejamento de capacidade

Antes de reunir toda a equipe para discutir a capacidade, dê tarefas individuais a todos: peça que anotem todas as coisas que fazem em uma semana comum, junto com uma estimativa de quantas horas por semana gastam em cada tarefa. A gente recomenda pedir à equipe que faça isso antes de reunir todo mundo, para que possam consultar os calendários, caixas de e-mail, canais de bate-papo e chamados para ter a visão mais precisa possível.

Após ter disponibilizado tempo suficiente para delinearem uma semana comum, faça uma reunião geral. Comece oferecendo um contexto do motivo de você estar discutindo a largura de banda. Você está planejando um novo projeto? Determinando como integrar um novo membro da equipe? Tentando estabelecer limites melhores? Esclareça o motivo para que todos entendam o objetivo. Este contexto vai incentivar a honestidade da equipe sobre as próprias horas e disponibilidade (ao invés de gerar medo de punição).

É hora de todos fazerem a lição de casa e somarem o total de horas individuais. Todas as suas atividades — do horário administrativo às corridas de café — devem ser incluídas. Seu objetivo aqui é entender o total de horas de trabalho de cada membro da equipe.

A seguir, você vai descobrir qual porcentagem de tempo eles estão utilizando em projetos reais, dividindo as horas dedicadas a projetos pelo número de horas totais trabalhadas que eles identificaram.

Reserve um tempo para conversar sobre esses números juntos. Eles são o que você esperava? Essas porcentagens estão alinhadas com as metas da sua equipe? Ou é muito mais tempo dedicado a outras tarefas (como trabalho administrativo, por exemplo) do que você esperava? Ter essa conversa aberta vai ajudar você a identificar algumas áreas em que você pode fazer alguns ajustes e otimizar o tempo da sua equipe.

Na tabela, liste a função, nome, porcentagem de tempo semanal dedicada a projetos e as horas totais semanais gastas nos projetos de cada integrante da equipe.

Para criar uma noção geral da capacidade da sua equipe, agrupe funções semelhantes para que você possa somar as horas dessa posição e listar esse total na coluna para soma por função. Dessa forma, você vai saber quanto tempo total seus engenheiros, por exemplo, estão gastando em projetos.

Agora que você sabe para onde o tempo da equipe está indo e quanto de capacidade ela tem, você precisa usar essas informações novas para tomar decisões bem fundamentadas sobre quem pode ser alocado em projetos futuros ou atuais. Assim fica mais fácil alinhar as habilidades dos integrantes da equipe com tarefas específicas, relacionar as tarefas aos objetivos gerais da equipe e evitar o estresse e esgotamento que acontecem quando se sobrecarrega alguém que já está no limite.