Template do passo a passo

O passo a passo que você está prestes a criar vai ser a base para todos na equipe – e na empresa – realizarem tarefas, superarem contratempos e lançarem projetos com mais rapidez. Embora você seja especialista em como realizar o trabalho, vale a pena tirar um minuto para falar com seus colegas sobre o processo deles. Compare anotações e considere a possibilidade de incluir algumas das melhores práticas deles nas suas e no documento que você vai criar.

Pense também em perguntas comuns sobre a tarefa e possíveis respostas prévias para evitar qualquer confusão por parte do leitor – e também para evitar que você perca tempo fazendo edições extras ou acompanhamentos individuais. Pegue, por exemplo, um passo a passo sobre atualização de informações de depósito direto no portal de pagamentos. Quais perguntas o leitor pode ter antes de começar? ("Quanto tempo vai levar o processamento?") Qual é a primeira etapa a ser executada? (Faça a inscrição no portal e entre.) O que pode economizar tempo? (Tenha o número identificador do banco e os números das contas à mão desde o início, pois o portal fecha após 10 minutos de tempo de inatividade.)

Anotou todos os dados e as principais táticas? É hora de criar um resumo de cada etapa que você quer que alguém execute para tirar essa tarefa da lista. Tente ser o mais detalhista possível no resumo. Vai ser muito mais fácil criar o passo a passo se o resumo estiver conciso. Ao mesmo tempo, faça com que ele tenha de 3 a 5 etapas para que o processo não fique cansativo para o leitor.

Não esqueça que algumas pessoas absorvem informações através da leitura; outras, do visual; outras, através de áudio; e outras através de uma combinação disso. Portanto, quando estiver fazendo o resumo, inclua anotações sobre todas as ilustrações, gráficos, vídeos ou capturas de tela que você tenha ou que sejam necessárias para que as instruções sejam entendidas.

A parte visual vai acrescentar mais textura e fazer com que o passo a passo seja mais fácil de seguir. Vai ser uma etapa fácil se você já tiver uma biblioteca com recursos criativos para escolher. Se não tiver, reserve um tempo para falar com a equipe de criação, fornecedores externos ou qualquer outra pessoa que possa ajudar a desenvolver e montar os materiais. Dica profissional: você pode criar os recursos por conta própria com qualquer número de plug-ins de navegador gratuitos para captura de tela ou ferramentas de design on-line disponíveis.

Além disso, reúna links de qualquer conteúdo relevante para o processo (cronograma de pagamento, por exemplo) que não seja parte do fluxo direto, mas que possa ser útil.

O resumo está muito bom e tem todas as etapas que você considera importantes. É hora de ver se algo ficou de fora ou se uma etapa precisa de mais explicação. Mostre o resumo a alguém que conhece o processo para ver se essa pessoa pode acrescentar algo.

Transforme o resumo em um passo a passo legítimo usando o template do Confluence. Quando estiver satisfeito, mostre o rascunho a alguém que não saiba nada do processo e peça a essa pessoa para fazer uma análise dele. A leitura foi fácil ou houve dificuldades? Em que ponto? Refaça as instruções que o leitor teve problemas para entender.

Pronto, defina, publique! Seu passo a passo está lançado, orientando quem precisa e economizando muito do seu tempo, permitindo que você não tenha que responder a essas perguntas várias vezes. Embora você tenha se esmerado para reunir os fatos e testar, algumas pessoas na sua empresa ainda podem ter dúvidas ou fazer confusão.

A grande sacada em trabalhar com o Confluence é que o conteúdo é aberto a todos. Qualquer pessoa pode deixar um comentário sobre em que ponto precisa de mais ajuda. Além disso, o Confluence também permite editar o material quantas vezes forem necessárias, portanto, todo documento é sempre atualizado. Fique à vontade para fazer alterações ou desenvolver seus documentos de acordo com as necessidades da sua equipe e com as mudanças nas operações.