Matriz de priorização para todas as coisas
Visualize a prioridade relativa dos projetos de sua própria equipe e faça uma comparação com o trabalho solicitado por outras equipes.
USE ESTA TÁTICA PARA...
Faça planos trimestrais e anuais que resultem no maior impacto, de acordo com os recursos disponíveis.
Se estiver com dificuldades em relação a ou no Monitor de Saúde, usar esta tática pode ajudar.
Pessoas
3 a 6
Tempo de preparo
30 min
Tempo
60 min
Dificuldade
Alta
A tática na prática
Algumas coisas vão acabar não sendo feitas, e tudo bem — contanto que você aborde as coisas mais essenciais primeiro e evolua a partir daí.
Materiais
Quadro branco ou papel pardo
Marcadores
Notas adesivas
Cartões de índice
Preparação
Antes da sessão, preencha um cartão de índice para cada trabalho que você está priorizando. As unidades de trabalho podem estar em qualquer escala (tarefas, histórias do usuário, projetos, iniciativas etc.), mas é muito mais fácil se tudo estiver em uma escala semelhante, para que você esteja comparando coisas iguais.
Cada cartão deve descrever os quatro fatores que você vai levar em consideração:
- Descrição
- Resultado esperado
- Nível de esforço
- Riscos e dependências
Por exemplo...
Siga este padrão para cada um dos cartões de índice.
ETAPA 1
Prepare o cenário (5min)
Faça com que o grupo tenha a mentalidade certa: embora haja várias equipes envolvidas aqui, somos uma empresa com um propósito comum.
Se priorizarmos com isso em mente, vamos ter uma grande chance de chegar a um entendimento compartilhado do que vai nos ajudar (ou não) a cumprir nossa missão. Se não o fizermos, corremos o risco de competir uns com os outros e atrasar as coisas que mais importam.
ETAPA 2
Configurar a matriz (5 min)
Desenhe uma grade 2x2 em um quadro branco ou papel kraft e escreva os principais objetivos da equipe acima dela. Rotule o eixo X como "Urgência", com "Mais cedo" no lado esquerdo e "Mais tarde" no lado direito. Identifique o eixo Y como "Impacto", com "Baixo" na parte inferior e "Alto" na parte superior.
Acima da matriz, escreva a meta mais importante da equipe. (Ou talvez os 2 principais objetivos.)
Dica profissional
Articular a estrela guia da equipe vai ser muito mais fácil se você estiver verde na "compreensão compartilhada" no Monitor de Saúde. Do contrário, tente executar as táticas OKRs, Metas, sinais e medidas ou Discurso de elevador antes de priorizar.
etapa 3
Priorize o trabalho da própria equipe (20 min)
Em grupo, cole os cartões no quadro, posicionando-os em relação aos outros cartões com base no impacto deles nos objetivos e na rapidez com que precisam ser concluídos.
Discuta o posicionamento em grupo e continue movendo os cartões até obter uma distribuição uniforme em todo o quadro. É natural começar com tudo no canto superior esquerdo, mas é essencial distribuí-los.
etapa 4
Desenhar linhas de viabilidade (10 min)
Desenhe 2 arcos no quadro para separar os itens necessários dos convenientes e aqueles que você talvez não vá fazer.
Alguma coisa no canto superior esquerdo está protegida porque de fato deve ser feita. Nada deve estar aqui se não for vital para atingir a meta.
É provável que tudo no canto inferior direito seja empurrado para fora. Isto não significa que nunca vai ser feito, apenas que não será feito até que o trabalho mais importante esteja completo.
Tente limitar os itens "necessários" a cerca de 40% da capacidade da equipe, e os "convenientes" a cerca de 30%. Com isso, você fica com certa capacidade para acomodar as solicitações que recebeu de outras equipes — sem mencionar as quentes que podem entrar no caminho.
Dica profissional
Concordar sobre o que você está preparado para atrasar ou de fato não fazer pode levar a alguns momentos desconfortáveis. Manter o grupo focado na estrela guia ajuda a diminuir o impacto.
etapa 5
Incorporar as perguntas (15 min)
Ao priorizar as solicitações de outras equipes em relação ao que já está em andamento, pergunte-se o seguinte:
Os objetivos da outra equipe são essenciais? (Como, no nível da empresa?)
Se você não atendeu à solicitação da outra equipe, qual é o impacto que isso teria em seu objetivo?
Depois de posicionar a(s) pergunta(s), redesenhe suas linhas para refletir o que você pode alcançar agora. Se acomodar a pergunta significa que você está colocando seu próprio objetivo em risco, diga-o e discuta as opções.
Se os objetivos de ambas as equipes são de missão crítica, converse com a liderança sobre como conseguir mais pessoas.
Se o objetivo da outra equipe é de missão crítica e o seu não, apenas faça. (faça)
Se o objetivo de nenhuma das equipes for de missão crítica, você vai precisar examinar as sutilezas e chegar a um acordo.
Dica profissional
Qualquer que seja o resultado deste exercício, lembre-se de comunicar as decisões que você tomou, os riscos resultantes para atingir os objetivos e os motivos.
Por exemplo...
Confira a matriz de prioridades criada por uma de nossas equipes.
Conseguiu?
Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.
Acompanhamentos
Comunique os resultados desta sessão a toda a equipe do projeto, aos interessados e a qualquer pessoa cujo trabalho possa ser afetado. Destaque suas razões para traçar os limites onde você o fez e os riscos que permaneçam.
Quer mais do Esquema Tático?
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