Concessões em ação
Uma equipe remota de web design usa o Trello para discutir suas concessões em um projeto futuro.
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
Estudantes de escolas de negócios usam o Miro para discutir as concessões que eles vão fazer em um projeto de grupo.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital (ver template)
Presencial
Espaço de reunião
Quadro branco, ou folha grande de papel
Notas adesivas
Marcadores
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Instruções para executar esta tática
1. Preparar a prática 10 min
Se a equipe for remota, comece criando um documento de colaboração ou espaço; os quadros do Trello são perfeitos para isso. Você pode usar o template disponibilizado ou criar o seu próprio se preferir.
Se a equipe for presencial, comece com o quadro branco ou um papel grande e deixe notas adesivas e marcadores na sala de reunião.
Depois, crie uma lista de concessões no quadro do Trello ou documento e adicione as restrições ou variáveis que a equipe precisa considerar ao trabalhar no projeto.
Em seguida, adicione cinco listas numeradas ao quadro ou papel: 1, 2, 3, 4 e 5, sendo 1 a mais flexível e 5 a menos flexível.
Por fim, adicione cinco colunas numeradas no quadro ou papel: 1 - mais flexível, 2, 3, 4 e 5 - menos flexível.
DICA: RESTRIÇÕES TRIPLAS
As concessões mais comuns entre projetos e setores são:
- Tempo
- Escopo
- Custo
EXEMPLO: LISTA DE CONCESSÕES
Aqui estão algumas concessões que uma equipe de web design pode considerar para um próximo projeto.
2. Prepare o cenário 5 min
Informe a equipe sobre os seguintes itens no início da reunião:
- O objetivo desta sessão é fazer com que a equipe concorde sobre as prioridades do projeto. Assim, quando for preciso fazer concessões, todos vão estar alinhados sobre como devem ser feitas.
- Todos devem usar sua experiência em projetos anteriores para informar suas recomendações.
Alinhar toda a equipe desde o início garante reuniões tranquilas. Em certos casos, você vai precisar explicar para a equipe o processo que vai ser feito. Não suponha que todos tenham feito a análise da concessão antes!
3. Flexibilidade 10 min
Peça a cada membro da equipe para adicionar um cartão ou nota adesiva para cada concessão em uma escala de 1 a 5. Cartões ou notas classificadas como "1" são as concessões com a maior flexibilidade, e aqueles classificados como "5" têm a menor flexibilidade.
Uma concessão flexível pode ser negociada para que a equipe possa se concentrar em itens de maior prioridade. Por exemplo:
- Se o projeto não tiver prazo, o tempo passa para a coluna 1. Outras ações têm maior prioridade, mesmo que a linha do tempo precise ser estendida.
- Se o orçamento for limitado, o custo passa para a coluna 5. Esse número indica que o custo não pode aumentar, mesmo que o projeto leve mais tempo ou o escopo precise ser reduzido.
Verifique se os membros da equipe inseriram nome nas classificações. Assim, todos sabem como cada membro da equipe visualiza as concessões. A ideia não é apontar dedos, mas promover conversas transparentes entre as pessoas sobre a classificação de cada concessão. Por exemplo, alguém pode explicar por que o custo deve ser menos flexível. Isso deve ser compartilhado (essa é a próxima etapa!).
DICA: INTERDEPENDÊNCIAS
As concessões são interdependentes. Alocar mais tempo e esforço para uma delas, muitas vezes, prejudica a outra.
4. Discuta 20 MINUTOS
Depois que todos derem as classificações iniciais, veja onde as concessões se encaixam na escala de 1 a 5. Discuta temas ou pontos em comum entre concessões que receberam a mesma classificação de vários membros da equipe.
Em seguida, discuta as concessões com classificações diferentes. Discuta o raciocínio de cada membro da equipe para a classificação e anote qualquer feedback útil.
DICA: INFLEXIBILIDADE
Se tudo estiver na lista "menos flexível", pergunte:
- Qual tem o maior benefício para o cliente?
- Qual deles se alinha mais aos valores da empresa?
Se tudo é prioridade, nada é prioridade. Muitas vezes, as hierarquias exigem escolhas difíceis.
5. Atualização 5 min
Ao discutir concessões e chegar a um consenso sobre a flexibilidade, mova os cartões ou notas adesivas para a lista apropriada para mostrar as concessões atualizadas.
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EXEMPLO: FINALIZAÇÃO
Aqui está um exemplo de uma sessão de Concessões capturada no Miro, depois que a equipe chegou a um consenso.
Acompanhamentos
Documento
Capture as informações desta tática em um espaço de compartilhamento de arquivos, como um espaço do Confluence, onde a equipe e os interessados podem ver a qualquer momento se surgirem perguntas sobre concessões. Essa ação pode reduzir perguntas desnecessárias e idas e vindas no futuro.
Revise
Reveja esta tática se informações novas surgirem e as prioridades precisarem de alteração. Use esta tática com frequência para garantir que a equipe esteja bem-informada sobre concessões. Grupos grandes ou equipes híbridas e remotas enfrentam, sobretudo, uma chance maior de desviarem as prioridades.
Variações
EQUIPE DE LIDERANÇA
Se a palavra final sobre concessões para o projeto é da sua equipe de liderança, execute a Tática com líderes de projeto ou interessados da empresa em vez de executar a Tática com a equipe que está executando o trabalho.
Se a equipe tiver a palavra definitiva nas concessões, você ainda pode considerar administrar a tática com a liderança, gerenciar as equipes em separado e comparar resultados. Assim, você pode destacar áreas importantes de desconexão.
Caminhe pelo quadro
Em vez de ir de pessoa em pessoa, explore o quadro de trabalho avaliando item por item. Comece pelos itens bloqueados e fale sobre como eles podem ser desbloqueados. E então, passe pelos itens que restaram para discutir como completar esses itens.
Uma de cada vez
Em vez de discutir todas as concessões de uma vez, apresente uma de cada vez e discuta cada classificação antes de passar para a próxima para garantir a concentração. Ver como ou se a classificação se altera conforme cada nova adição de concessões pode ser esclarecedor.
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