adesso konsolidiert Instanzen und setzt auf eine hybride Migration zu Atlassian Cloud Enterprise

Wachstum bei Mitarbeitern, Kunden und IT-Infrastruktur

adesso verwendet seit über 15 Jahren Atlassian-Tools, um Arbeit zu organisieren und zu strukturieren. Jira wurde 2008 eingeführt, als das Unternehmen rund 500 Mitarbeiter hatte. Später kamen Confluence als unternehmensweites Wissensmanagementsystem sowie Jira Service Management, Bitbucket, Opsgenie und Trello hinzu.

Allerdings führten vor allem drei Faktoren dazu, dass sich im Laufe der Zeit eine alles andere als optimale IT-Struktur entwickelte: das kontinuierlich starke Wachstum von adesso, die Einrichtung neuer Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften sowie die Migration übernommener Unternehmen. Durch dieses organische Wachstum und die Akquisitionen wuchs das Atlassian Cloud-Ökosystem von adesso auf mehr als 50 Instanzen an.

Diese vielen Instanzen brachten auch Herausforderungen auf administrativer Ebene mit sich, beispielsweise eine zunehmende Komplexität bei der Abrechnung und Serverwartung. Tatsächlich war das IT Operations-Team mit diesen administrativen Aufgaben fast vollständig ausgelastet.

Anfang 2021 beschloss adesso, sich diesen Herausforderungen zu stellen. Geplant war, die Cloud-Instanzen zu nur einer Atlassian Cloud Enterprise-Instanz zu konsolidieren und die gesamte übrige Atlassian-Infrastruktur zur Cloud zu migrieren, was eine gute Kommunikation und Koordination mit den Administratoren der Cloud-Sites erfordern würde.

adesso erkannte jedoch schnell, dass ein hybrider Ansatz die bessere Wahl war. "Am Anfang hatten wir die – zugegebenermaßen etwas naive – Idee, einfach alles zu migrieren. Aus technischen, rechtlichen und finanziellen Gründen mussten wir diesen Plan aber schon früh verwerfen", erklärt Stefano Gioia, Lead Portfolio & Architecture Management, der für das Migrationsprojekt verantwortlich war. "Stattdessen beschlossen wir, eine hybride Strategie zu verfolgen und in der Cloud weitgehend bei null anzufangen."

Ein kontrollierter Neuanfang in der Cloud

Die Umstellung auf eine hybride Struktur fand im Oktober 2022 statt, drei Monate nach der Einführung von Atlassian Cloud Enterprise bei adesso, und war Teil eines Lernprozesses.

Zuerst besprach Stefanos Team die Anforderungen für diese neue Struktur. Für adesso war es wichtig, die Technologie auf dem neuesten Stand zu halten und sie den Kunden zur Verfügung zu stellen. Kunden haben jedoch ganz unterschiedliche Anforderungen. Einige von ihnen möchten oder können aufgrund von Richtlinien oder Vorschriften nicht in der Cloud arbeiten. Aus diesen Gründen war ein hybrider Ansatz für das Unternehmen am sinnvollsten.

Bei der Einrichtung von Atlassian Cloud Enterprise entschieden sich Stefano und sein Team bewusst für einen Neustart. "Wir sind in den letzten Jahren so stark gewachsen – sowohl intern als auch hinsichtlich der Kundenanzahl –, dass wir über 10.000 Benutzer in der lokalen Instanz hatten. Es war praktisch unmöglich herauszufinden, welches Projekt, welcher Workflow und welche Felder tatsächlich noch benötigt werden", erklärt Stefano. "Also gab es stattdessen einen kompletten Neuanfang. Außerdem arbeiten wir jetzt nach dem Credo 'Wenn du Zugriff brauchst, fragst du und du bekommst ihn. Wenn du keinen Zugriff brauchst, fragst du nicht". Ein weiterer Vorteil der instanzbasierten und benutzerbasierten Abrechnung in Bezug auf die verwendeten Apps ist, dass sie voll ausgelastet sind und sich als sehr skalierbar erweisen."

Darüber hinaus bietet adesso den Fachabteilungen und Tochterunternehmen der Gruppe das gesamte Spektrum an Enterprise Cloud-Funktionen, damit sie auf die jeweiligen Projektanforderungen ihrer Kunden eingehen können.

In Zukunft wird das adesso-Team weiter am Zugriffsmanagement und am Lifecycle Management für Benutzer arbeiten. Zuerst gilt es zu klären, wie viele Benutzer in der Cloud und wie viele vor Ort arbeiten müssen. Dann können weitere Entscheidungen getroffen werden, etwa ob eine Instanz ausreicht oder welche Apps für wen noch fehlen. Die Implementierung von Atlassian Guard hilft hier, weil sie einen genauen Überblick über die Benutzer und die Nutzung der Atlassian Cloud-Produkte bietet.

Dies ist auch ein Beispiel für die effiziente, effektive Zusammenarbeit zwischen adesso und Atlassian während des Projekts. Obwohl die beiden Teams zu diesem Zeitpunkt des Migrationsprozesses nicht mehr regelmäßigen in Kontakt standen, sorgte Atlassian dafür, dass die richtigen Ansprechpartner kurzfristig für Fragen, Erklärungen und Support zur Verfügung standen. Dies war besonders bei der Einführung von Atlassian Guard bei adesso wichtig, aber auch zu anderen Gelegenheiten. Diese flexible, agile Zusammenarbeit passte zu den Arbeitsmethoden beider Unternehmen.

Obwohl das Projekt noch nicht vollständig abgeschlossen ist, sind erste Verbesserungen, wie eine deutliche Reduzierung des Administrationsaufwands, in der Praxis bereits erkennbar. Darüber hinaus bietet die neue Atlassian Cloud Enterprise-Infrastruktur den großen Vorteil, dass sie organisch mit dem Unternehmen wachsen kann – und zwar auf skalierbare, effektiv kontrollierte Weise.