IKEA Place: Innovation wird Realität

Uns ist es doch allen schon einmal so ergangen: Wir stehen vor einem wunderschönen Klippan oder Ektorp (für alle IKEA-Neulinge: das sind Sofas), das nur darauf wartet, mitgenommen und zu Hause zusammengeschraubt zu werden, während Netflix läuft. Doch dann meldet sich die kleine Stimme und fragt: "Wird das Sofa überhaupt passen?"

Das ist das eigentliche Problem, das TWNKLS | AR, ein PTC-Unternehmen (auch bekannt als PTC) für IKEA lösen sollte. 2018 nahm PTC, ein Unternehmen für digitale Transformation, an einer Innovationsmesse teil, die von IKEA veranstaltet wurde. Dort präsentierte es seine Idee für IKEA Place, einer 3D-Visualisierungs-App, die Augmented Reality (AR) nutzen würde, um "praktisch maßstabsgetreue 3D-Modelle in den eigenen Räumen darzustellen". Käufer könnten die App nutzen, um Möbel vor dem Kauf virtuell auszuprobieren oder die Kamera auf einen freien Raum zu richten und Produkte zu entdecken, die gut dazu passen würden.

Die geniale Idee von PTC war genau das, wonach IKEA und seine Kunden gesucht hatten. Der Einzelhandelsriese ernannte PTC zum Gewinner der Innovationsmesse und begann mit der Planung einer Partnerschaft, die aus der AR-App einen IRL-Service machen würde.

In neun Wochen von Null zur ersten Version

Das Timing hätte nicht besser sein können: Apple stand nur neun Wochen später davor, Entwicklern weltweit sein ARKit zur Verfügung zu stellen. Die gesetzte Frist war sportlich, aber PTC sah darin eine Riesenchance, die erste Version der Place-App zusammen mit dem ersten ARKit herauszubringen. Das Unternehmen hoffte, damit die Aufmerksamkeit von Apple zu erregen und auf der AR-Erfolgswelle mitzuschwimmen.

PTC stellte rasch ein Team und einen Projektplan zusammen, um die sich schnell nähernde Deadline einzuhalten. Entwicklungsmanager Jefferson Scomacao und Projektmanager Andy Barker führten das Team mit rasanter Geschwindigkeit durch die Ideenbildungs- und Produktionsphase und nutzten Jira für die Projekt- und Vorgangsnachverfolgung. Nach zwei Monaten harter Arbeit von früh bis spät veröffentlichte das Team seine erste Version von IKEA Place zusammen mit dem Apple ARKit. Innerhalb weniger Tage wurde die App einige hunderttausend Male heruntergeladen und fiel sogar Apple-CEO Tim Cook auf, der sie bei einer Veranstaltung vorführte und als "Zukunft des Shoppings" bezeichnete.

Angesichts der begeisterten Kritik wurde PTC und IKEA klar, dass sie an etwas Großem dran waren. Sie feierten, sammelten ihre Kräfte und begaben sich dann hochmotiviert wieder ins Labor, um die Place-App weiter zu optimieren.

Trello baut Brücken zwischen Teams

Bei der Erstellung einer Roadmap für die Zukunft stellte PTC fest, dass es mehrere eigene Teams und zusätzlich Teams von IKEA und anderen strategischen Partnern brauchte, um die nächste Version zu entwickeln. Jedes Team befand sich an einem anderen Standort, war in Sachen Technologie unterschiedlich bewandert und verwendete andere Softwarelösungen, um seine Arbeit zu verwalten.

Alle freuten sich auf die Zusammenarbeit, waren aber weniger davon begeistert, neue Systeme für dieses Projekt einrichten und erlernen zu müssen. Dazu hatte eigentlich auch niemand Zeit. Andy erzählt: "Bei so vielen internen und externen Partnern waren Leute entweder nicht bereit, ihr eigenes System zu öffnen, oder konnten es schlichtweg nicht. Wir mussten schnell zusammenarbeiten und loslegen können."

Das Board "Produkt-Roadmap" enthält einen Backlog der zukünftigen Pläne für die Place-App und bietet einen groben Überblick über laufende und abgeschlossene Arbeiten. Laut Jefferson hat die Verwendung von Trello dazu geführt, dass 20 – 40 % mehr Roadmap-Elemente vom Status "neu" bis "abgeschlossen" dokumentiert und nachverfolgt wurden. Gleichzeitig bleiben Teams auch weiterhin konzentriert und organisiert, wenn neue Anfragen eingehen. "Wenn IKEA nach einer neuen Funktion fragt, können wir dem Unternehmen sagen, ob diese in der Roadmap aufgeführt ist und wann sie verfügbar wird", erklärt er. "Dadurch schützen wir uns selbst davor, Ziele aus dem Auge zu verlieren, und können nachvollziehen, worauf wir uns gerade konzentrieren."

Wenn Funktionen und Bugs vom Backlog in einen Sprint geschoben werden, verfolgt das IKEA-Projektteam von PTC die Tasks nach, an denen es im Board "Current Assignments" (Aktuelle Aufgaben) arbeitet. An der Verwaltung dieser Tasks sind mehrere Teams beteiligt, daher verfügt jedes Team über eine eigene To-do-Liste. Auf diese Weise kann sich jeder auf die eigenen Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig sehen, wo sich diese mit anderen überschneiden. Projektmanager und Führungskräfte finden zudem, dass dieses Board für die Fortschrittsnachverfolgung und Berichterstellung von unschätzbarem Wert ist.

Jefferson sagt, das Management der Qualitätssicherung (QA) in Trello habe ihnen "die Haut gerettet". Die QA verursachte während der Entwicklung der ersten Version von IKEA Place einen enormen Stress, weil die 30 QA-Partner ihre Arbeit in Tabellen und Word-Dokumenten festhielten. Das machte es Entwicklern schwer, Bugs nachzuverfolgen und in Jira-Vorgänge zu integrieren. Und es war Führungskräften beinahe unmöglich, Probleme, Lösungen und Rückschritte zu erkennen.

Durch die Verwendung von Trello für das Management der QA konnten all diese Herausforderungen und noch mehr gemeistert werden. QA-Spezialisten können jetzt neue Sitzungen erstellen und nachvollziehen, wonach Führungskräfte suchen. Manager können QA-Daten nachverfolgen, fundierte Entscheidungen treffen und bei Bedarf Informationen an andere Systeme übertragen. Infolgedessen ging die Gesamtzahl der Vorgänge um 85 % zurück und die Leistung verbesserte sich um über 125 % (basierend auf dem Prozentsatz der behobenen Probleme).

Das IKEA-Projektteam von PTC verwendete auch Power-Ups, um Trello an seinen Workflow anzupassen und das Tool in andere wichtige Systeme für die Zusammenarbeit und Entwicklung zu integrieren. Es fügte beispielsweise Custom Fields hinzu, um Versionen, Bug-Arten und zugewiesene Personen nachzuverfolgen. Power-Up-Integrationen übertragen auch Informationen zwischen Trello und Google Drive, Slack, Giphy, BlueJeans und OneDrive.

Dieses robuste, integrierte System hat sich für das IKEA-Projektteam von PTC als wichtige Errungenschaft erwiesen. Denn es befähigt nicht nur das gesamte Entwicklerteam, schneller und einfacher als bisher zusammenzuarbeiten, sondern gewährt auch allen Mitarbeitern Einblick in wichtige Informationen, mit denen sie wiederholte Vorfälle vermeiden, fundierte Entscheidungen treffen und Wissen austauschen können.

Eine neue Methode zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams auf der ganzen Welt

Als zum IKEA Place-Projekt neue Partner dazukamen und es während der Entwicklung von Version 2 immer verteilter wurde, tauchte eine neue Herausforderung auf: Remote-Zusammenarbeit. Jefferson und Andy fanden es abgesehen von den Unterschieden hinsichtlich Zeitzone, Sprache und Kultur schwierig, die Ausrichtung sowie hochwertige Ergebnisse beizubehalten.

Seit dem ersten Release wurde IKEA Place über vier Millionen Mal heruntergeladen und hat über 100.000 Bewertungen – im App Store sind es durchschnittlich fast fünf Sterne – erhalten. Die App hat zudem 18 Auszeichnungen erhalten (Tendenz steigend), einschließlich des Auggie Awards 2018 (Augmented World Expo) für die beste Verbraucher-App und des Creative Circle Awards für die Kategorie "Beste Verwendung von Technologie". Des Weiteren belegt sie auf iOS weltweit Platz 1 bei den AR-Apps, die nicht für den Spielbetrieb gedacht sind (und diesen hält sie noch immer).

Mit Trello als Schlüsselelement seines Atlassian-Ökosystems hat das IKEA-Projektteam von PTC zweifelsohne die Art und Weise transformiert, wie Teams und Führungskräfte heute arbeiten, und gleichzeitig Kunden und Mitbewerbern von IKEA gezeigt, wie das Shopping-Erlebnis der Zukunft aussieht.