Reddit skaliert, standardisiert und spart mit Jira und Confluence-Whiteboards über 300.000 $ pro Jahr

Skalieren und standardisieren und dabei dem Ursprungsgedanken von Reddit treu bleiben

Seit dem Start im Jahr 2005 mit einem Startkapital von 100.000 $ hat sich Reddit zu einer milliardenschweren, globalen Plattform mit Hunderten Millionen aktiver Nutzer entwickelt. Allein von 2021 bis 2023 hat sich die Belegschaft von Reddit von 750 auf über 2.000 Mitarbeiter mehr als verdoppelt, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.

Wie bei vielen anderen schnell wachsenden Unternehmen versuchen die Teams, oft gegensätzlich wirkende Kräfte in Einklang zu bringen: Autonomie und Standardisierung, Skalierung und Aufrechterhaltung einer offen und agilen Arbeitskultur sowie Investitionen in Wachstum und Kostenkontrolle. Schließlich wandte man sich an Atlassian.

Reddit gehörte zu den frühen Anwendern von Atlassian Cloud. Teams im gesamten Unternehmen verlassen sich heute für die Zusammenarbeit und die Bereitstellung auf die Tools. "Meine Welt hat sich von Data Center zu Cloud geändert. Ich bin nicht mehr abwechselnd Java-, Visualisierungs- und Datenbankentwickler. Ich bin jetzt Systemadministrator und Evangelist", sagt Senior System Engineer Matt Chester. "Die Nutzung hat im Laufe der Jahre wirklich zugenommen. Unsere Entwicklungsteams leben und atmen in Jira."

Im Laufe der Zeit fügten einzelne Mitarbeiter und Teams ihrer Sammlung auch andere Tools für Projektmanagement und Retrospektiven hinzu. Durch die Vielzahl der Tools im Unternehmen stiegen die Kosten und Sicherheitsrisiken. Außerdem wurde ihre Verwaltung schwieriger und es entstanden Silos zwischen Teams und ihren Daten. Mit den Zukunftsplänen des Unternehmens wurden Einsparungen, Sicherheit und interne Vernetzung noch wichtiger.

Angesichts der Tatsache, dass die Atlassian-Produkte bei den Benutzern gut ankamen und die Tools dem Unternehmen beim Wachstum geholfen hatten, entschied sich die IT-Leitung für eine Zentralisierung mit den teamorientierten Kollaborationstools von Atlassian, unter anderem Jira, Confluence, Trello und Atlas. Seit der Umstellung auf eine zentrale Plattform spart Reddit jedes Jahr über 300.000 $. Außerdem erleichtert sie den Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten, Informationen zu finden und eine Online-Community aufzubauen, die ihresgleichen sucht.

Weniger Tools, mehr Einsparungen, Sicherheit, Zusammenarbeit und Einfachheit

Die autonome Unternehmenskultur von Reddit hat dem Unternehmen geholfen, schnell zu wachsen und sich unter Social-Media-Benutzern einen Namen zu machen. Mit dem Wachstum des Unternehmens zeigte sich, dass diese Freiheit einen Preis hat.

Mit der zunehmenden Nutzung unterschiedlicher Tools, die von einzelnen Mitarbeitern oder kleinen Teams angeschafft wurden, stiegen auch die Softwarekosten. Nur wenige dieser Tools waren für größere Unternehmen entwickelt, weshalb sie die Anforderungen von Reddit nicht vollständig erfüllten.

Die schiere Anzahl verschiedener Tools und Benutzer ließ nicht nur die Kosten in die Höhe schießen, sie ließ auch Sicherheitslücken entstehen – ein nicht unerhebliches Problem angesichts des Stellenwerts von Datenschutz und Sicherheit für Reddit.

Zur Lösung dieser Herausforderungen entwickelte Senior Director of Corporate Technology Sean Joerg einen Plan. "Sean hat die Vision, Tools zu standardisieren, um das unkontrollierte Toolwachstum hinsichtlich Kosten und Sicherheit aufzuhalten", erklärt Matt. "Uneinheitliche Tools schaffen eine Menge zusätzliche Arbeit für Benutzer und Administratoren. Wenn die Mitarbeiter dieselben Tools und einige derselben Frameworks verwenden, wird es viel einfacher."

Eine zentrale Informationsquelle ermöglicht jährliche Einsparungen von über 300.000 $

Jetzt, da Reddit die Migration von uneinheitlichen Tools zu Atlassian abgeschlossen hat, verfügen Teams unternehmensweit über eine zentrale Plattform mit einer Auswahl an Produktivitätsprodukten, auf die sie nach Bedarf zugreifen können.

Business-Teams wie Betrieb, HR und Design nutzen Jira für funktionsübergreifende Aufgaben, die Projektmanagement, Aufnahme und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen erfordern. Das Team für Fallstudien verwendet beispielsweise Jira, um die Erstellung von Fallstudien zu überwachen.

Der Vertrieb kann Anfragen für neue Fallstudien über Jira oder über ein direkt in Confluence integriertes erweitertes Formular einreichen. Anschließend wird sie an die Fallstudien- und Data-Science-Teams weitergeleitet, damit diese gemeinsam Daten erheben, in mehreren Präsentationstypen zusammenzustellen und die Endprodukte an die Stakeholder liefern können. "Funktionsübergreifende Teams finden die Zusammenarbeit mit Entwicklern und technischen Teams in Atlassian einfacher, weil sie nicht zwischen Tools wechseln müssen, um Tickets zu erstellen oder zu verwalten", so Matt.

Auch Design- und Branding-Teams, fügt er hinzu, haben mehrere Tools und Projekte in einem Jira-Workflow zusammengefasst. "Durch die Zentralisierung der Tools können sie jetzt an einem Ort arbeiten, Kennzahlen zu ihrer Arbeit einsehen und es anderen Beteiligten erleichtern, mit ihnen zu kommunizieren."

Integrationen zwischen allen Atlassian-Tools und nativen Funktionen wie Confluence-Whiteboards haben den Mitarbeitern Zeit und dem Unternehmen Geld gespart. "Am meisten macht sich unser Wechsel zu Atlassian bei den Kosteneinsparungen bemerkbar. Durch den Wechsel von anderen Tools zu Atlassian sparen wir über 300.000 $ im Jahr", sagt Matt. Teams sind begeistert, dass alle Tools miteinander verknüpft sind. Sie können mit Confluence-Whiteboards Brainstorming-Sitzungen durchführen und dann über das Whiteboard Tickets öffnen, ohne Confluence zu verlassen. Mittlerweile wird das Tool von vielen Teams genutzt – darunter Site Reliability Engineering, Technical Program Management, CorpTech und Vertrieb."

Die Zentralisierung von Teams in Confluence hat auch die Auffindbarkeit grundlegend verändert. "Durch die Zusammenführung all dieser verstreuten Informationen finden die Mitarbeiter auch, was sie suchen. Oft müssen sie dafür nicht einmal das Tool wechseln, weil Confluence-Daten in Jira-Tickets angezeigt werden", erläutert Matt. "Wir rechnen damit, dass Confluence in Zukunft unsere zentrale Informationsquelle für die Dokumentation sein wird."

"Es ist einfach leichter, wenn jeder Atlassian nutzt."

Bei Reddit hat die Migration und Standardisierung mit Atlassian-Tools nicht nur interne Einsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglicht, sondern dem Unternehmen auch geholfen, den Wünschen und dem Bedarf der Kunden zu entsprechen: durch die Bereitstellung einer Community, die ihnen ein Gefühl von Verantwortung und Zugehörigkeit bietet.

Reddit nutzt die Cloud-Tools von Atlassian zum Entwickeln vieler beliebter Funktionen und Initiativen, beispielsweise für das kollaborative Kunstprojekt r/Place. Allein im Jahr 2023 haben über 7 Millionen Menschen daran teilgenommen und Designs gemeinsam zum Leben erweckt.