Roblox spart Kosten von über 150.000 USD pro Jahr und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit und Produktivität durch die Umstellung auf Atlassian Cloud Enterprise

Möchtest du immer einen Schritt voraus sein?

Die Online-Gaming-Plattform und der Marktplatz von Roblox gingen mit einer Bewertung von über 40 Milliarden US-Dollar an die Börse, haben täglich über 67 Millionen aktive Nutzer und werden von über der Hälfte aller US-Kinder unter 16 Jahren genutzt – dennoch haben viele Menschen noch nie davon gehört. Die Mehrheit sieht Roblox wahrscheinlich als Spieleunternehmen für Kinder, aber Senior Technical Program Manager Joe Contant ist überzeugt: "Es ist viel mehr als das".

Roblox hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Milliarde Menschen mit Optimismus und Freundlichkeit zu stärken. Obwohl die Plattform bei Kindern schnell an Beliebtheit gewann, ist die Hälfte ihrer Benutzer über 13 Jahre alt, und das am schnellsten wachsende Segment sind die 17- bis 24-Jährigen. Nachdem Joe das schnelle Wachstum während und nach der COVID-19-Pandemie beobachtet, die Umstellung der Branche auf cloudbasierte Technologie bemerkt und Demos der herausragenden Benutzererfahrung der Cloud-Tools von Atlassian gesehen hatte, war laut ihm "der perfekte Zeitpunkt" gekommen, sich weiterzuentwickeln. "Roblox ist an der Spitze des Gaming- und Metaversums. Genauso können wir auch im Hinblick auf Zusammenarbeit und Produktivität an der Spitze sein", erklärt er. So begann ihr Weg von Atlassian Data Center zur Cloud.

Begrenzte Ressourcen? Kein Problem – eine Partnerschaft macht die Migration möglich.

Als Joe der Führung von Roblox eine Migration zu Atlassian Cloud vorschlug, war er angenehm überrascht, wie einfach es war, die Genehmigung zu erhalten. "Sie haben die Vorteile gesehen. Es bestand großes Interesse daran, unsere OKRs [Objectives and Key Results] in Jira zu verfolgen und andere Daten und Prozesse auf die Atlassian-Plattform zu übertragen", erinnert er sich.

Da Joe zu dieser Zeit der einzige Vollzeitangestellte war, der die Atlassian-Tools verwaltete, wandte er sich an Modus Create, den Atlassian Solution Partner von Roblox, um Hilfe bei strategischer Beratung, Problemlösung, technischem Support und Änderungsmanagement zu erhalten. Zusammen haben sie die Atlassian Data Center-Umgebungen des Unternehmens bewertet und einen Migrationsplan entwickelt. Nach dem Vergleich mehrerer Strategien entschied das Team, dass seine Confluence-Instanz einfach genug für die Lift-and-Shift-Methode war und alle Daten auf einmal migriert werden konnten. Jira war dagegen komplexer und erforderte einen schrittweisen Ansatz.

Im Laufe des nächsten Jahres haben Joe, Modus Create und Atlassian gemeinsam die Migration vorbereitet. Joe und sein Kollege bei Modus Create, Distinguished Consultant Mike Rathwell, trafen sich regelmäßig mit ihrem Atlassian Cloud Migration Manager, Evan Golden. Evan stellte Verbindungen zu den technischen Experten von Atlassian her, um Probleme zu lösen, die Veränderungen durch die Cloud-Plattform zu verstehen und Schulungsunterlagen auszutauschen, was Joe als entscheidend für die Akzeptanz und Zufriedenheit empfand.

Während des gesamten Prozesses hat Joe Mitarbeiter im gesamten Unternehmen einbezogen, um ihre Anwendungsfälle zu verstehen, ihnen die Vorteile von Cloud-Tools aufzuzeigen und Beziehungen zu Champions aufzubauen, die bei der Einführung helfen könnten. "Wir waren nur wenige – während wir zu der Zeit etwa 3.000 Mitarbeiter im Unternehmen hatten. Die Möglichkeit, die Personen zu nutzen, die sich für Atlassian eingesetzt haben und in die einzelnen Teams eingebunden waren, hat uns wirklich geholfen, diese Abdeckung im gesamten Unternehmen zu erreichen", sagt er.

Das Migrationsteam legte auch Wert darauf, früh und häufig miteinander und mit den Benutzern von Roblox über Slack, E-Mail und Benachrichtigungen in Atlassian-Tools zu kommunizieren. Joe sagt: "Eine unbedingte Kommunikation, die Verbindung zu den Cloud-Migrations-Champions und der Austausch von Dokumentation haben den Migrationsprozess für alle vereinfacht."

In der letzten Phase der Migration waren sich Roblox, Atlassian und Modus einig, dass Zusammenarbeit der Schlüsselfaktor war, der ihren Fortschritt ermöglichte. "Diese Migration war so erfolgreich dank der guten Beziehung, die wir zwischen unseren Teams hatten. Es war eine echte Partnerschaft. Das Verhältnis zwischen Atlassian, Modus und Roblox war ausgesprochen gut. Wir waren sehr aufrichtig, transparent und offen miteinander, auch in Zeiten, in denen wir mit dem Verlauf der Dinge nicht so zufrieden waren", erklärt Joe. "Und nichts davon wäre ohne Modus möglich gewesen. Mike ging bei Entscheidungen objektiv vor und war jemand, mit dem ich Ideen besprechen konnte."

Cloud-Migrationen können einschüchternd sein, besonders für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen wie Roblox. Aber durch eine Partnerschaft sind sie möglich – ohne Abstriche.

Nutzung des Ökosystems für Effizienz, Einsparungen und ein besseres Erlebnis

Jetzt verfügt Roblox über eine robuste, cloudbasierte und produktivitätssteigernde Kollaborationsplattform, unter anderem mit Jira für die Produktentwicklung, Confluence für die Dokumentation, Trello für nichttechnisches Projektmanagement, Atlassian Guard Premium für die Bedrohungserkennung und Jira Service Management für den Support bestimmter Teams (mit Erweiterungsplänen). "Wir fanden es super, dass wir andere doppelte oder sich wiederholende Tools abschaffen konnten. Wir betrachten und nutzen das gesamte Toolkit nun als Ökosystem, nicht als einzelne Tools", erklärt Joe.

Die Benutzer kommen aus verschiedenen Abteilungen, von technischen Teams wie Entwicklung und Produkt bis hin zu Geschäftsteams wie Finanzen, Personal und Recht. Die Mitarbeiter sind besonders begeistert von der Atlassian Cloud-Oberfläche und der Erweiterung von Jira Service Management (JSM). Mike berichtet: "JSM sieht in der Cloud so viel besser aus als in Data Center. Mitarbeiter haben uns direkt nach JSM-Projekten gefragt, sobald wir das neue Portal aktiviert hatten."

Zum Beispiel nutzt das Personalteam von Roblox hauptsächlich Zendesk für den Support. Das Team wollte jedoch bei der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen zur Remote-Arbeit mehr Informationen im Voraus sammeln. Deshalb hat es in Zusammenarbeit mit Joe und Mike dynamischere Formulare in Jira Service Management eingerichtet. Jetzt kann das Personalteam während der Aufnahme alle notwendigen Informationen sammeln, wodurch weniger Rückfragen gestellt werden müssen. Das Tool leitet die Anfrage dann automatisch zur Genehmigung an die entsprechende Person weiter. Joe sagt: "Das Personalteam war sehr zufrieden mit der JSM-Lösung, die wir für es entwickelt haben. Deshalb haben wir sie seitdem auf andere Anwendungsfälle ausgeweitet. Unser JSM-Portfolio soll im Laufe der Zeit immer weiter wachsen und wir planen, weitere Teams von Zendesk zu JSM zu migrieren."

Die Unternehmensteams sind von Jira als Ergänzung zu JSM begeistert, da durch diese Lösung andere Tools wie Google Forms, Wrike, Notion und maßgeschneiderte Apps überflüssig werden. "Selbst entwickelte Apps, die früher die erste Wahl waren, sind nun unnötig, da Jira bereits über die erforderlichen Funktionen verfügt", erklärt Mike. Joe fügt hinzu: "Für die beiden Teams, die wir bereits von Wrike zu Jira migriert haben (Marketing Creative und Developer Relations), werden wir jeweils Einsparungen in Höhe von 150.000 USD pro Jahr verzeichnen. Die derzeit laufende Notion-Migration wird zu zusätzlichen jährlichen Kosteneinsparungen von Hunderttausenden von USD führen."

Joe und Mike arbeiten jetzt an der Migration von Notion zu JWM, richten Servicedesks für über ein Dutzend andere Teams im Unternehmen ein (darunter People Science & Analytics und Enterprise Applications) und integrieren Virtual Service Agent für noch mehr Effizienz. Joe sagt: "Worüber ich mich am meisten freue, ist die Erweiterung der Präsenz unseres Atlassian-Ökosystems bei Roblox."

"Sogar die Mitarbeiter, die ich vorher nicht überzeugen konnte, benutzen es jetzt und wollen nicht mehr darauf verzichten!"

Roblox hat das "Spiel" der Migration eindeutig gemeistert und sammelt jetzt mit seinen Atlassian Cloud-Tools Erfolge – und Fans.

Die Verbesserungen in der Arbeitsweise von Roblox waren eine lohnende Erfahrung für das Migrationsteam. Mike zufolge war es jedoch genauso beeindruckend, festzustellen, wie sich die Einstellung geändert hat. "Die größte und sehr positive Auswirkung war die veränderte Wahrnehmung der Tools. Die Mitarbeiter sahen, dass ihre Arbeit dadurch einfacher wurde. Sie können jetzt Zeit darauf verwenden, Mehrwert zu schaffen, statt nur Routineaufgaben auszuführen. Sie finden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit", erklärt er. "Sogar die Mitarbeiter, die ich vorher nicht überzeugen konnte, benutzen es jetzt und wollen nicht mehr darauf verzichten!"

Joe fügt hinzu: "Im Laufe der Zeit konnten wir die Mitarbeiter für uns gewinnen, indem wir manuelle Hindernisse beseitigt und coole Add-ons und Integrationen verwendet haben ... Wir konnten selbst feststellen, wie Menschen die betriebliche Belastung bestimmter Prozesse reduzieren und dann zu Aufgaben übergehen, die sich tatsächlich auf das Geschäftsergebnis auswirken, wie z. B. die Einführung neuer Funktionen auf unserer eigenen Plattform."

Die Arbeit an einer integrierten Plattform hat auch viele der ineffizienten, langwierigen internen Prozesse von Roblox optimiert und neue (und bessere) Wege der Zusammenarbeit ermöglicht. "Früher betrachtete unser Team Atlassian als einzelne Tools und nicht als Produktsuite. Aber jetzt können wir Dinge wie Jira-Makros und intelligente Links in Confluence und Jira nutzen, was die übergreifende Zusammenarbeit sehr viel einfacher macht", erläutert Joe. "Diese Formen der Integration haben sich wirklich entscheidend auf die Zusammenarbeit, Produktivität und Auffindbarkeit ausgewirkt."

Was die Auffindbarkeit angeht, stellte Joe fest, dass Teammitglieder schneller und einfacher finden, wonach sie suchen – nicht nur wegen der überragenden Suchfunktionen von Atlassian Cloud, sondern auch wegen der Bereinigung, die im Rahmen des Migrationsprozesses durchgeführt wurde. "Wir waren in der Lage, unsere technischen Schulden zu bewältigen und einen Großteil unserer Dokumentation während der Migration zu bereinigen. Nach der Migration zur Cloud waren die Mitarbeiter begeistert von der einheitlichen, allgegenwärtigen Sucherfahrung auf der Atlassian Cloud-Plattform, bei der alle Produkte innerhalb des Ökosystems durchsucht werden. All das hat die Anzahl der Stunden, die sie damit verbringen, nach Inhalten zu suchen und Kundensupport zu leisten, wirklich reduziert."

Aus seiner Anfangszeit bei dem Unternehmen wusste Joe, dass Roblox "einiges mehr" ist als eine Spieleplattform für Kinder. Jetzt erkennen die Teams des Unternehmens, dass ihre Atlassian-Tools ihnen auch dabei helfen können, einiges mehr zu erreichen.