Royal Caribbean spart 840 Stunden/Monat und 550.000 $/Jahr durch die Skalierung der agilen Bereitstellung mit Atlassian Cloud

Auf dem Weg zur agilen Skalierung

Jedes Jahr gehen mehr als 5 Millionen Passagiere an Bord der mehr als 65 Schiffe von Royal Caribbean, um die Welt zu bereisen, und treffen dabei auf verschiedene Sprachen und Lebensweisen. Sie müssen Wege finden, um miteinander zu sprechen, ihre Interessen zu erfüllen und ihre Urlaubsziele zu erreichen.

Als Wais Mojaddidi im Herbst 2022 als Director of Agile Delivery for Global Ecommerce zu Royal Caribbean kam, bemerkte er, dass die Teams im Unternehmen ähnliche Erfahrungen machten. Die Global Ecommerce-Organisation des Unternehmens wuchs nach der Pandemie schnell an. Um der Nachfrage gerecht zu werden, mussten schnell neue Teams gebildet werden, um die Entwicklung von Funktionen zu unterstützen.

Während dieser Zeit hatten einige Teams ihre Jira-Workflows und -Konfigurationen individuell angepasst, was es schwierig machte, die Arbeit zwischen den Teams abzugleichen. "Es war so, als hätten wir nicht die gleiche Sprache gesprochen. Zum Beispiel gab es verschiedene Definitionen von 'fertig' und Epics wurden unterschiedlich erstellt und verbunden", erklärt Wais. "Die Teams konnten immer noch auf einem hohen Niveau arbeiten, um der Nachfrage gerecht zu werden. Aber ohne eine zentrale Informationsquelle in Atlassian waren manuelle PowerPoint-Präsentationen und langwierige Unterhaltungen zur Absprache erforderlich. Und in PowerPoint kann man eine Story erzählen, aber sie ist nicht direkt mit den Daten verbunden."

Wais wurde beauftragt, diese Herausforderungen zu bewältigen und die agile Bereitstellung von Royal Caribbean zu skalieren. Daraufhin startete er eine Initiative, um die Atlassian Cloud-Plattform des Unternehmens zu optimieren und ein zentrales Repository zu erstellen. Zusammen mit dem Solution Partner Globant hat Global Ecommerce die Arbeitsweise der Teams aufeinander abgestimmt, allen geholfen, sich auf die richtige Arbeit zu konzentrieren, Zeit für die manuelle Berichterstellung gespart und neue Transparenz zu Echtzeitdaten geschaffen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Neue Lösung für effizientes, effektives Portfoliomanagement

Das schnelle Wachstum von ein paar Scrum-Teams auf über ein Dutzend erforderte die Nutzung von Best Practices für Agile in großem Maßstab. Glücklicherweise hatten Wais und das Global Ecommerce-Führungsteam einen Plan: die Einführung eines maßgeschneiderten Lean Portfolio Management(LPM)-Frameworks, um die richtige Arbeit zu priorisieren und die richtigen Ergebnisse zu erreichen, und zwar in großem Maßstab.

"Um LPM zu implementieren und zu nutzen, mussten wir unsere Arbeitsweise und Sprache in allen Teams vereinheitlichen. Die Standardisierung der Sprache ermöglichte es uns, Epics, Funktionen und Storys in unserem gesamten Portfolio sinnvoll zu verbinden und gleichzeitig LPM einzusetzen, um die Entwicklung wertorientierter Funktionen in Verbindung mit OKRs zu priorisieren. In diesem Rahmen hat jeder, von der Teamebene bis zur VP-Ebene, verstanden, wie wir eine wertorientierte Priorisierung anwenden, wenn wir entscheiden, worauf wir uns konzentrieren möchten", sagt er.

Das Führungsteam von Global Ecommerce stellte sich vor, dass das bestehende Atlassian-Toolset von Royal Caribbean eine Schlüsselrolle bei der Verwirklichung dieser Vision spielen könnte – auch wenn dafür einige Änderungen erforderlich sein würden. Wais hatte über zehn Jahre Erfahrung mit Atlassian-Tools, aber er benötigte mehr Ressourcen und Fachwissen, um diese Initiative zu unterstützen. Nachdem sich Royal Caribbean an Globant gewandt und frühere Erfolge mit ähnlichen Initiativen gesehen hatte, kontaktierte das Unternehmen das Team und bat um Hilfe bei der Bewertung des aktuellen Atlassian-Setups und der Entwicklung und Implementierung einer neuen Lösung.

Agiler Ansatz sorgt für Fortschritt und Partnerschaft

Gemäß dem standardmäßigen agilen Prozess arbeitete das Atlassian-Team innerhalb von Global Ecommerce mit den Stakeholdern zusammen, um Input und Anforderungen zu sammeln und dann standardisierte Lösungen iterativ zu testen, basierend auf Feedback zu optimieren und zu skalieren.

Als Royal Caribbean bei den Tests mit Globant zusammenarbeitete, war es mit der Sandbox in Jira Cloud Premium einfach, mehrere Proofs of Concept zu erstellen. Wais und sein Team stellten die Lösungen dann Stakeholdern aus verschiedenen Disziplinen vor, diskutierten das Feedback und gaben Empfehlungen an Globant weiter. "Die Sandbox in Jira Cloud Premium war für uns auf diesem gemeinsamen Weg ein unverzichtbares Feature. Dort haben wir mit Proofs of Concept und Plug-ins experimentiert. Sie war von unschätzbarem Wert!" Wais sagt.

Als Globant und Royal Caribbean Workflows konfigurierten und gemeinsame Sprachdefinitionen festlegten, bezogen Wais und sein Team die Benutzer in den Prozess ein, um Zustimmung zu erhalten. "Die Benutzer waren mit Atlassian zufrieden, also mussten wir nur Kompromisse eingehen und Zugeständnisse machen, um sie von der Standardisierung, konsolidierten Berichterstellung und Skalierung zu überzeugen", so Wais. "Damit die Akzeptanz in Schwung kommt, mussten wir die richtigen Mitarbeiter finden, die andere beeinflussen, und in die Menschen investieren, die diese Tools nutzen. Sie mussten das Gefühl haben, Teil der Lösung zu sein."

Adieu, 80-seitige PowerPoints. Willkommen an Bord, automatisierte Confluence-Berichte in Echtzeit.

Als Global Ecommerce und Globant die neue Lösung für Royal Caribbean einführten, tauschten sie umfangreiche statische Präsentationen mit Momentaufnahmen gegen eine Confluence-Seite mit Echtzeitdaten aus Jira ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern hält auch alle auf dem Laufenden und zeigt schnell, was warum passiert.

„Anstatt jeden Monat 80-seitige PowerPoint-Decks von Teammitgliedern und bezahlten Beratern erstellen und verwalten zu lassen, können wir unsere Ressourcen jetzt effektiver nutzen. Wir müssen weniger Zeit mit manueller Berichterstellung und können mehr Zeit mit der Entwicklung und Bereitstellung erstklassiger Funktionen verbringen", erklärt Wais. "Mithilfe von Globant haben wir eine interaktive Confluence-Seite erstellt, die automatisch genaue Daten in Echtzeit abruft, eine einheitliche Sprache verwendet und mit unserer Arbeit vernetzt ist", sagt Wais.

Die Seite umfasst mehrere Abschnitte, darunter:

Über 800 Stunden und 550.000 $ bereits im ersten Jahr gespart

Mit den integrierten Confluence-Seiten in Echtzeit, die die umfangreichen Monatsberichte ersetzen, erzielt Royal Caribbean erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

"Dank der automatisierten Berichterstellung mit Jira und Confluence sparen wir über 800 Stunden und 500.000 $ pro Jahr an Beratungskosten ein, die zuvor für die manuelle Berichterstellung ausgegeben wurden", sagt Wais. "Wir haben den Zeitaufwand für die Datenerfassung und Erstellung manueller PowerPoint-Berichte von acht Stunden pro Monat für jedes unserer Teams auf nur noch 15 Minuten pro Team reduziert – eine enorme Einsparung, die mit zunehmender Skalierung nur noch weiter wachsen wird."

Zudem sparte die Standardisierung der Jira-Vorgangstypen, Felder und Einzelbenutzer fast 50.000 $ ein und eliminierte über 70 % der Roadmaps und Workflows, wodurch das System ordentlicher und effizienter geworden ist.

Wais sagt, dass das erst der Anfang für Royal Caribbean auf dem Weg zur agilen Skalierung ist. Sein Team arbeitet bereits mit Globant an den nächsten Schritten der Roadmap, einschließlich der Standardisierung des Release-Managements und der Verfolgung der Auswirkungen von den Verbesserungen.

"Jetzt können wir anfangen, unsere Arbeit mit tatsächlichen Kundendaten zu verbinden, sodass wir nicht nur den Output, sondern auch die Ergebnisse verfolgen können", sagt Wais. "Und sobald wir die Berichterstellung auf Portfolioebene optimiert und stabilisiert haben, werden wir Initiativen auf Unternehmensebene unterstützen. Wie helfen wir den über 1.800 Menschen in anderen Bereichen der Organisation? Wir können ihnen zeigen, wie sie diese Tools richtig einsetzen, um Transparenz bei der Arbeit, teamübergreifende Konnektivität und die Ausrichtung auf unsere OKRs zu schaffen, um unsere Ziele zu erreichen."

Dank der gemeinsamen Sprache, zentralen Informationsquelle und immer verfügbaren aktuellen Informationen von Global Ecommerce ist Royal Caribbean auf dem besten Weg zu agilen, skalierbaren Produkten – und unvergesslichen Reisen.