smartOPTIMO migriert zu Atlassian Cloud für bessere Funktionalität und Leistung

Die Umstellung auf erneuerbare Energiequellen ist ein notwendiges, aber komplexes Unterfangen. Erneuerbare Energien sind volatil und nicht immer verfügbar, wenn sie benötigt werden. Darüber hinaus wird Energie dezentraler erzeugt, beispielsweise durch Photovoltaikanlagen, während der Stromverbrauch steigt. All diese Faktoren haben zu einem Bedarf an intelligenten Strom- und Energienetzen geführt, die sicherstellen, dass jederzeit zuverlässig ausreichend Energie verfügbar ist. Ein integraler Bestandteil dieser Netzwerke sind intelligente Messsysteme, die den Energiebedarf und die Energieeinspeisung messen und steuern. Genau diese Lösungen entwickelt und installiert die smartOPTIMO GmbH & Co. KG und berät seine Kunden dazu.

Schnelle, lösungsorientierte Kommunikation sowohl intern als auch extern

smartOPTIMO wurde 2009 als gemeinsames Dienstleistungsunternehmen der Stadtwerke Osnabrück und Münster gegründet und ist heute eines der führenden Stadtwerk-Netzwerke in Deutschland. Zu seinen Kunden und Partnern gehören auch andere Stadtwerke, wie die Stadtwerke Bielefeld oder Gütersloh. Über 190 Mitarbeiter bei smartOPTIMO arbeiten mit Kunden und Partnern zusammen und sorgen so für einen produktiven Informationsaustausch. Das in der Premium-Lizenz von Jira Service Management enthaltene Asset-Management ist besonders hilfreich, um ITSM-Prozesse in einer Lösung zu zentralisieren und Service Level Agreements für Kunden einzuhalten. Intern sind enge Zusammenarbeit und schneller Wissenstransfer ebenfalls entscheidend, um die Mitarbeiterzufriedenheit und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Deshalb verwendet smartOPTIMO seit acht Jahren Atlassian-Produkte. Ungefähr 100 Mitarbeiter nutzen Jira als Ticketsystem, um interne und externe Anfragen zu bearbeiten. Confluence dient als Wiki, Intranet und zentrales Tool für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und Projekten. Das Produkt ist in das Product Lifecycle Management (PLM)-System von smartOPTIMO integriert, was bedeutet, dass technische Produktinformationen automatisch veröffentlicht werden.

Migration für Zeitersparnis, Sicherheit und neue Funktionen

In der Vergangenheit wurden die Atlassian-Produkte von smartOPTIMO lokal betrieben, aber die Mitarbeiter hatten regelmäßig Serverausfälle des Serviceanbieters zu beklagen, was ihre Produktivität einschränkte. Wartung und Problembehebung waren zeitaufwändige Aufgaben, sodass diese Zeit für wichtigere Aufgaben fehlte.

Das Management von smartOPTIMO wünschte sich auch schnellen Zugriff auf neue Funktionen, Verbesserungen und Innovationen an seinen IT-Lösungen, zusammen mit einfachen, einheitlichen Prozessen für Mitarbeiter, wie Single-Sign-On. Und da smartOPTIMO geschäftskritische Inhalte in Confluence dokumentiert und Informationen für Audits nachverfolgen muss, war es entscheidend, die Sicherheit auch ohne die alte Firewall weiterhin zu gewährleisten.

Die Migration zu Atlassian Cloud hat dem Team geholfen, diese Ziele zu erreichen. Der Migrationsprozess begann im Oktober 2022 mit der Migration von Jira Service Management und wurde im März 2023 abgeschlossen.

Das Team um die Anwendungsmanager Johannes Nazarov und Martina Gerhardt arbeitete eng mit dem Atlassian Solution Partner catworkx zusammen, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten. smartOPTIMO sprach mit verschiedenen potenziellen Partnern und entschied sich aufgrund seiner professionellen Herangehensweise und seines kohärenten Konzepts für catworkx. Beide Unternehmen verfolgen einen strukturierten, transparenten und agilen Ansatz.

Beiden Seiten war zudem eine sorgfältige Planung der Migration sowie eine schrittweise Umsetzung sehr wichtig. smartOPTIMO und catworkx erwogen gemeinsam einen hybriden Ansatz mit einer Kombination von lokalen Servern und der Cloud, entschieden sich aber letztendlich für eine Cloud-Migration als längerfristige Lösung.

Während der Migration wollten die Projektmanager genügend Zeit einplanen, um mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, damit alle das Gefühl hatten, gut informiert zu sein und gehört zu werden. Dadurch wurde die Projektdauer zwar um zwei Monate verlängert, aber durch die zusätzliche Zeit ging die Änderung reibungslos vonstatten und die Akzeptanz wurde erhöht.

Eine reibungslose Migration mit "einstimmig positivem" Feedback

smartOPTIMO führte zur Vorbereitung auf die Migration zwei erfolgreiche Testläufe durch. Als es inmitten des Prozesses zu Änderungen kam, arbeiteten smartOPTIMO und catworkx zusammen, um den Überblick zu behalten und Verzögerungen zu minimieren. Wann immer Fragen oder Probleme auftauchten, boten Atlassian und catworkx Fachwissen und schnelle Lösungen.

Die Migration selbst wurde an einem Wochenende durchgeführt, um die Auswirkungen auf Mitarbeiter, Kunden und Partner so gering wie möglich zu halten. Das Ticketsystem war nur für kurze Zeit nicht verfügbar und die Benutzer waren kaum beeinträchtigt. "Das Feedback unserer Kunden war einstimmig positiv. Sie waren sogar ein bisschen überrascht, wie gut alles funktionierte. Direkt nach der Migration konnten sie wie gewohnt weitermachen. Nichts hat gefehlt", so Martina. "Unsere Kollegen haben sich auch schnell zurechtgefunden, weil sich das Design kaum vom früheren unterschied."

Da Atlassian Guard Standard in Azure Directory in der Cloud integriert ist, können Mitarbeiter auch den Zeitaufwand und die mentale Belastung reduzieren, wenn sie sich in ihre Systeme einloggen. Administratoren wiederum können detailliert kontrollieren, wer auf welche Informationen zugreift.

Auch Johannes ist mit den Ergebnissen zufrieden. "Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf Confluence und Jira, was einen großen Einfluss auf unsere tägliche Arbeit hat. Dieses hohe Maß an Digitalisierung ist in unserer Branche noch nicht üblich. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs, der auf die Öffnung der Energiemärkte zurückzuführen ist, sehen wir hier einen klaren Vorteil für uns, auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitern", sagt er.

Die Beseitigung von Serverproblemen, die Verlagerung von Wartungsarbeiten und der Zugriff auf Cloud-Funktionen haben den Teams von smartOPTIMO neue Möglichkeiten eröffnet. "Wir haben jetzt bereits 95 % der Anforderungen abgedeckt, die wir in der Serverwelt in der Cloud implementiert haben", berichtet Johannes. "Für die restlichen 5 % warten wir nun ab, in welchem Umfang Atlassian Funktionen entwickelt und bereitstellt. Uns stehen aber bereits eine ganze Reihe neuer Features und Funktionen zur Verfügung."

Letztlich sorgt die Cloud-Migration nicht nur dafür, dass Mitarbeiter von smartOPTIMO besser zusammenarbeiten können – auch Kunden und Partner profitieren von einer schnelleren, sichereren Kommunikation.