So hat ThoughtWorks die Remote-Zusammenarbeit und die Kommunikation mit Trello skaliert

Ein global verteiltes Unternehmen beschleunigt die Remote-Zusammenarbeit und -Kommunikation

ThoughtWorks ist ein großer Trello Enterprise-Kunde, und das Tool erlaubte dem Unternehmen, seine Workflows basierend auf den steigenden Anforderungen der Teams, Organisationen und externen Mitarbeitern zu skalieren und zu erweitern. Dies hat die Art und Weise verändert, wie das Unternehmen intern und mit Kunden zusammenarbeitet.

"Das globale Führungsteam hat eine Gruppe für Sonderprojekte zusammengestellt, die die Reaktionen des Unternehmens auf COVID-19 koordinieren sollte. Diese Gruppe, deren Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Regionen stammen, nutzte natürlich Trello, um ihre Aktivitäten aufeinander abzustimmen", erklärt Andy Yates, Head of Strategy von TechOps bei ThoughtWorks.

Am 21. Januar stellte ThoughtWorks Wuhan ein Notfallteam zusammen, das mit der Formulierung eines Plans beauftragt wurde, um ThoughtWorker und Kunden zu schützen. Am nächsten Tag beschlossen die Führungskräfte von ThoughtWorks China das Büro in Wuhan zu schließen, und einen Tag später verkündete die Regierung die Abriegelung der gesamten Stadt Wuhan.

Die Führungs- und Notfallteams verließen sich auf ihre verteilte agile Bereitstellung, um auf Remote-Arbeit umzustellen und inmitten ständiger Veränderungen fundierte Entscheidungen zu treffen. Trello wurde zur Koordinierung der vielen unterschiedlichen Komponenten verwendet, die mit der Reaktion des Unternehmens auf COVID-19 zu tun hatten. Das Unternehmen verlässt sich jetzt auf das digitale Tool für Zusammenarbeit, um seine Pläne vorzubereiten und zu koordinieren und Büros auf der ganzen Welt wieder unter Schutzvorkehrungen zu eröffnen.

Als das Unternehmen innerhalb kürzester Zeit auf 100%ige Remote-Arbeit umstellte, nutzte es Trello auf eine völlig neue Art und Weise. Bisher verwendeten ThoughtWorker Trello hauptsächlich für die Verwaltung ihrer eigenen Tasks und für das Management von internen und Kundenprojekten.

"Früher hatten wir unser eigenes Projektmanagementtool", erklärt Andy Yates. "Wir entschieden uns, dessen interne Entwicklung einzustellen, und haben auf der Suche nach einem Ersatz herausgefunden, dass ein Großteil der Teams Trello für andere Projekte verwendete. Die allgemeine Ansicht dabei war, dass Trello die passende Lösung sei. Deshalb nutzten wir diese Gelegenheit, um die Verwendung des Tools bei ThoughtWorks zu formalisieren."

Die Geschichte hinter der organischen Übernahme von Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit

Als Head of Strategy von TechOps ist es Andys Hauptaufgabe – und auch die seiner Teammitglieder wie Marina Rodrigues Moschetta, Produktinhaberin bei ThoughtWorks, und anderen Stakeholdern wie Sumeet Moghe – die Tool- und Technologienutzung im gesamten Unternehmen zu bewerten.

"Wir entdecken gerne Neues, deshalb sind unsere Leute immer auf der Suche nach dem nächsten großartigen Tool und neuen Möglichkeiten, zusammenzuarbeiten", so Andy.

Und was bedeutet das für den Geschäftsalltag? Es gibt Zeiten, da erhalten Andy und sein Team mindestens fünf Anfragen pro Tag mit der Bitte, die Toolnutzung und -optionen von Tausenden Mitarbeitern und Hunderten Kunden zu prüfen. Dieser Prozess zur Prüfung von Tools und Anbietern wird komplett in Trello verwaltet. Deshalb können Andy und sein Team die anderen Abteilungen des Unternehmens, die Teil des Prozesses sind (Rechts- und Finanzabteilung), koordinieren und mit diesen kommunizieren.

Insgesamt verwendet ThoughtWorks standardmäßige Tools wie Trello, Zoom, Mural und Google Workspace, sodass alle eine gemeinsame Oberfläche für Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen können. Da Trello das Kernstück dieses Technologie-Portfolios ist, übernahmen ThoughtWorker das Tool ganz organisch für unterschiedliche Zwecke.

Mit einem Enterprise-Tarif haben sie die Möglichkeit, über Butler unbegrenzt viele Teams, Boards, Power-Ups und eine Automatisierung für native Tasks zu erstellen. Dank dieser robusten Funktionen können alle Benutzer Projekte starten und in Trello zusammenarbeiten. Trello-Boards lassen sich im Handumdrehen erstellen und Benutzer können mit ihnen jedes beliebige Projekt planen, weil ihre grundlegende Struktur schnelles Organisieren, Priorisieren und Handeln erlaubt. Die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Tools macht es für ThoughtWorker sogar noch einfacher, sich selbst zu organisieren und zu verwalten. Darüber hinaus bietet Trello Enterprise ein zentrales Dashboard, über das Admins Berechtigungen und Benutzer einfach und in Echtzeit verwalten können.

"Wir haben Trello bisher nur für einfache Zwecke genutzt, so als ob man Karten oder Post-its an eine Wand heftet. Jetzt verwenden wir die zahlreichen Funktionen zu unserem Vorteil und bieten Benutzern vielfältigere Möglichkeiten im Umgang mit dem Tool", erklärt Andy.

Normalerweise nutzen ThoughtWorker Trello für das Management von internen und Kundenprojekten.

Bei Präsenzmeetings zur Projektplanung, die entweder in einem ThoughtWorks-Büro oder in einem Büro am Kundenstandort stattfanden, wurden immer einige physische Karten an der Wand aufgehängt oder verschiedene Ideen auf einem Whiteboard notiert. Da das ThoughtWorks-Team diese Art des Brainstormings und der Zusammenarbeit bevorzugt, musste eine digitale Lösung her, als nicht mehr im Büro gearbeitet werden konnte.

Trello wurde zum digitalen Whiteboard und Arbeitsbereich, in dem Teams Projektpläne, Tasks und Zeitleisten abbilden und dann problemlos Besitzer zuweisen und zusätzlichen Kontext für alles bereitstellen können, was für die Erledigung der Arbeit erforderlich ist.

"Auch wenn wir irgendwann wieder ins Büro zurückkehren sollten, ist es unwahrscheinlich, dass wir wieder physische Boards verwenden werden. Vielen Leuten im Unternehmen ist bewusst geworden, wie nützlich und inklusiv die digitale Zusammenarbeit ist. Egal, ob im Büro, von zu Hause aus oder vor Ort mit einem Kunden gearbeitet wird: Kontext und Informationen können über Trello geteilt werden", erklärt Sumeet Moghe.

Sumeet leitete beispielsweise die Planung der ThoughtWorks-Veranstaltung Converge. Natürlich mussten die Pläne wegen COVID-19 angepasst werden und die Veranstaltung online stattfinden. Das Meeting-Tool für die Online-Veranstaltung war Zoom, und für die Planung fiel die Wahl auf Trello. Das Veranstaltungsboard wurde im Kanban-Stil mit Listen eingerichtet, damit der Fortschritt und der Abschluss von Aufgaben verfolgt werden konnte. Kanban ist eine Methode zur visuellen Darstellung von Aufgaben, zur Eingrenzung von laufenden Arbeiten und zur Maximierung der Effizienz. Mithilfe dieses Prozesses sollen der Flow und die Qualität der Arbeit kontinuierlich verbessert werden. Kanban ist ein Framework, das umfangreiche Anpassungen ermöglicht, während die Benutzeroberfläche und Funktionen von Trello es Teams gestatten, diese Flexibilität visuell darzustellen und sich leicht an Veränderungen anzupassen.

Förderung des Miteinanders mit Trello

Als alle Büros von ThoughtWorks geschlossen wurden, fanden Teams in allen Regionen schnell neue Möglichkeiten, um in Verbindung zu bleiben und auch online dieses typische Büro-Feeling zu simulieren. Die Belegschaft des Unternehmens war schon immer auf der ganzen Welt verstreut, aber wie stellt man neue Teammitglieder vor oder bringt Menschen in einer virtuellen Umgebung bei Kaffee oder Geburtstagskuchen zusammen?

ThoughtWorker taten sich zusammen, um eine eigene Lösung zu schaffen. Und wieder kam man auf Trello zurück.

"Plötzlich kam bei Trello alles zusammen. Das Team in Brasilien nutzt beispielsweise ein Trello-Board, um Geburtstage im Auge zu behalten, damit diese auch über größere Entfernungen hinweg gemeinsam gefeiert werden können", erklärt Marina Rodrigues Moschetta, Produktinhaberin bei ThoughtWorks.

ThoughtWorks nutzt Trello aber nicht nur für Geburtstage und Feierlichkeiten, sondern auch um Informationen über Ereignisse an seinen anderen Unternehmensstandorten auszutauschen. Dass die Boards für alle Mitarbeiter zugänglich sind, schafft Transparenz und Inklusivität.

Das Personal- und Personalbeschaffungsteam hat seine Prozesse ebenfalls erfolgreich auf einen digitalen Workflow in Trello umgestellt. Sogar als das Unternehmen Anfang 2020 damit begann, auf ein 100%iges Remote-Arbeitsmodell umzusteigen, stellte es immer noch neue Mitarbeiter ein und verwaltete den Prozess in Trello. Anstatt Startdaten hinauszuzögern, wurde der Onboarding-Prozess in Trello eingerichtet.

Das Onboarding-Board namens First Year Experience (FYE) wird verwendet, um neue Mitarbeiter zu begrüßen und ihnen Informationen und Kontext darüber zu vermitteln, wie die Arbeit bei ThoughtWorks aussieht, wer in ihrem Team ist und an welchen Projekten sie arbeiten werden. Das Board enthält mehrere Listen, die informativ und umsetzbar sind. Die Liste "Board Overview" (Board-Übersicht) enthält Informationen zur Verwendung des Boards, Erfahrungen von neuen Mitarbeitenden in den ersten Jahren sowie Ressourcen-Links. Die nächste Liste ist die "Week 1 Checklist" (Checkliste Woche 1). Diese wird verwendet, um neue Mitarbeitende einzuweisen und ihnen erste Aufgaben bei ThoughtWorks zuzuordnen. Jede Karte in der Liste ist eine Aufgabenliste, außerdem werden erweiterte Checklisten ("Advanced Checklists") verwendet, um detaillierte Informationen zu jeder Task bereitzustellen. Daneben gibt es die Listen "Ongoing Activities" (Laufende Aktivitäten) und "Goals" (Ziele). Diese Listen werden im ersten Jahr der neuen Mitarbeiter regelmäßig verwendet und aktualisiert und die Karten nach ihrer Erledigung in die Liste "Done" (Erledigt) verschoben.

Die Zukunft der Zusammenarbeit im Unternehmen

Auch wenn das ThoughtWorks-Team weiterhin ein hybrides Arbeitsmodell verwendet, während die Büros unter Berücksichtigung von Schutzmaßnahmen wieder öffnen, geht es davon aus, dass Mitarbeiter auch weiterhin hauptsächlich mithilfe von digitalen Tools zusammenarbeiten, Neues schaffen und kommunizieren werden.

Wenn Teams die nötige Unterstützung, die Tools und das Vertrauen auf ihrer Seite haben, um sich selbst zu verwalten und zu organisieren, können sie Großes bewirken. Obwohl ThoughtWorks seit über zwei Jahrzehnten an der Verbesserung seiner Remote-Arbeitsprozesse arbeitet, entdeckte das Unternehmen neue und innovative Möglichkeiten zur Nutzung von digitalen Kollaborationstools. Diese werden nun verwendet, um weiterhin zusammenzuarbeiten, Kunden zu betreuen und das Miteinander zu fördern.

Unabhängig davon, ob Teams ins Büro zurückkehren oder zu Hause bleiben, wird Trello für ThoughtWorker auf der ganzen Welt weiterhin als digitaler Arbeitsbereich fungieren.