Kostenreduzierung, Geschwindigkeit und Zufriedenheit – die Cloud-Migration hat sich für WillowTree ausgezahlt

Angesichts der reibungslosen Confluence Cloud-Migration wurde WillowTree noch optimistischer, was die Migration von Jira Software, der größten und am häufigsten verwendeten Lösung des Unternehmens, in die Cloud betraf. Die Kreativ- und die IT-Abteilung verwenden Jira Software für agiles Design und Entwicklung. Ähnlich wie bei den Vorbereitungen für Confluence Cloud bereinigte das Migrationsteam die serverbasierten Daten, ordnete sie der neuen Instanz zu und überprüfte die vorhandenen Apps, um sicherzugehen, dass die wichtigsten, am häufigsten genutzten Apps zur Cloud migriert werden konnten. Einige der Apps, die in der Server-Version genutzt wurden, mussten nicht migriert werden, da dieselbe Funktionalität nativ in Atlassian Cloud verfügbar ist (wie JSU Automation Suite).

Kenneth erklärt, sein Team habe sehr viel mit den Mitarbeitern kommuniziert, sodass diese genau wussten, was wann und warum geschah und was nach Abschluss der Migration erforderlich sein würde. Der Austausch mit den Benutzern half auch dabei, die Kalender zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Migrationen in einem Zeitraum erfolgen, der für die Endbenutzer kein Problem darstellt.

Auch dieses Mal zahlte sich die sorgfältige Vorbereitung bei WillowTree aus. "Die Migration an sich war ein Kinderspiel", so Kenneth. "Sie war nicht komplex. Die wichtigsten Phasen des Prozesses waren vielmehr die Vorbereitung und die Fehlerbehebung: Wir mussten den Mitarbeitern Zugriff gewähren und dafür sorgen, dass Links richtig funktionieren."

Seit der Umstellung nutzt WillowTree mehrere reine Cloud-Funktionen und -Apps, darunter Roadmaps für die Planung von Programminkrementen, eine schnellere und modernere Benutzererfahrung, die native JSU Automation Suite-App für Cloud-Workflows und erweiterte Berechtigungsschemata. Das Team hat auch Jira Service Management Cloud eingeführt und Servicedesks für IT, Sicherheit, HR und globalen Support eingerichtet. Mit dieser erweiterten, cloudbasierten Lösungssuite kann das gesamte Unternehmen effizienter und kollaborativer als zuvor arbeiten, was zu noch schnelleren, besseren Ergebnissen und einem noch schnelleren Service für Kunden führt.

Vier Tipps für eine reibungslose Migration

Ausgehend von ihrer eigenen Migration haben Kenneth und sein Team vier wichtige Tipps für andere zusammengestellt, die ein Upgrade auf die Cloud in Betracht ziehen:

1. Konsolidierte Migration für eine sofortige komplette Umstellung nach der Optimize-and-Shift-Methode:
WillowTree hat alle Lösungen einzeln migriert, würde im Rückblick jedoch anders vorgehen. "Die schrittweise Migration hat einige Schwierigkeiten verursacht, wie Probleme mit doppelt vorhandenen Feldern, die zusammengeführt werden mussten", erklärt Kenneth. "Dieses Problem hatten wir uns eigentlich selbst zuzuschreiben. Wenn möglich, würden wir beim nächsten Mal lieber so lange Testinstanzen nutzen, bis alles in Ordnung ist, und dann die komplette Migration auf einmal vollziehen. Ein Bereitschaftsteam würde für auftretende Probleme zur Verfügung stehen."

2. Suche nach proaktiven Lösungen für spezielle Herausforderungen:
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Setups und Anpassungen, die eine Migration komplexer machen könnten. Bei WillowTree gestaltete sich zum Beispiel die Migration der Daten einer bestimmten App von Server zu Cloud komplizierter als erwartet. Um das Problem zu lösen, wurde ein benutzerdefiniertes Skript erstellt. Kenneth empfiehlt, Zeit für unvorhergesehene Herausforderungen einzuplanen, die sich möglicherweise ergeben, und gemeinsam mit Atlassian oder anderen Unternehmen, die schon mit ähnlichen Problemen konfrontiert waren, an Lösungen zu arbeiten.

3. Ausführliche Kommunikation zu den Fragen "Wer?", "Wo?", "Wann?", "Warum" und "Was erwartet uns?":
Bei WillowTree war die Transparenz des Migrationsprozesses ein entscheidender Vorteil. Kenneth sagt: "Wir empfehlen, so viel wie möglich mit dem gesamten Unternehmen zu kommunizieren. Wir haben einen Slack-Channel, in dem wir Updates zu Jira und Confluence posten, damit wir Erwartungen festlegen und Probleme beseitigen können. Auf diese Weise gab es bei der Migration keine unangenehmen Überraschungen."

4. Dokumentation und Schulungen zur Nutzung der neuen Cloud-Lösungen:
Die Mitarbeiter von WillowTree waren unter dem Strich zufrieden mit dem Migrationsprozess und den durch die Umstellung auf die Cloud erzielten Verbesserungen. Kenneth räumt ein, dass mehr Support im Voraus den Übergang für alle noch reibungsloser und einfacher gemacht hätte. "Wir hatten nicht viel Dokumentation", berichtet er. "Wir hätten mehr Ressourcen mit Anleitungen für Mitarbeiter erstellen sollen."

Die Arbeit, auf die es wirklich ankommt

Obwohl es einige Dinge gibt, die Kenneth und das Team im Nachhinein anders machen würden, war die Migration insgesamt einfacher als erwartet und die Mühe hat sich gelohnt. Jetzt profitiert WillowTree von den Einsparungen, der Geschwindigkeit und der Zufriedenheit, die mit einer robusten, integrierten Suite aus cloudbasierten Lösungen einhergehen.

Kenneth und sein Team schätzen die Zeit- und Kosteneinsparungen, die sie durch das optimierte System und die automatischen Updates erzielen. "Wir haben bereits Geld gespart, indem wir unsere Nutzung von Apps und Add-ons optimiert haben. Es ist auch ein Vorteil, die Kosten auf die einzelnen Monate verteilen zu können, statt einmal pro Jahr zu zahlen", so Kenneth. "Vorher mussten wir immer nach Updates fragen, die Datenbank sichern und eine altmodische Vorgehensweise verfolgen. Jetzt in der Cloud haben wir stets die neueste und beste Version zur Verfügung. Updates sind im Handumdrehen erledigt und wir müssen uns um nichts kümmern. Es funktioniert einfach.“

Noch wertvoller als die Verbesserungen am Back-End waren die Verbesserungen am Front-End. Kenneth war angenehm überrascht von dem positiven Feedback, das er von seinen Mitarbeitern zur Leistung der Lösung erhalten hat. "Das Team berichtet viel Gutes über die Leistung und die Benutzererfahrung", erklärt er. "In der Cloud ist alles schneller: das Anmelden, das Suchen, das Laden von Seiten, die API-Abfragen und vieles mehr. Wir hören vom Team auch, dass die UI/UX von Jira Cloud und Confluence Cloud sehr viel besser ist – schlanker, schneller, benutzerfreundlicher. Besonders wichtig: Die neuen Lösungen sind beliebter und werden daher häufiger eingesetzt."

Das ist es, was WillowTree am meisten bedeutet: die Zufriedenheit des Teams zu fördern und gleichzeitig die Arbeit zu erledigen, auf die es wirklich ankommt. Das Unternehmen ist überzeugt, dass zufriedene Mitarbeiter zu zufriedenen Kunden führen, und gibt sich daher alle Mühe, beide zu unterstützen. "WillowTree ist das beste Unternehmen, bei dem ich je gearbeitet habe", findet Kenneth. "Die Zuständigen kümmern sich, hören zu und tun alles, um sicherzustellen, dass alle glücklich sind und dass sie gehört werden." Mit den Atlassian Cloud-Produkten hat WillowTree eine weitere Möglichkeit gefunden, dieses Versprechen einzuhalten und die Unternehmensmission zu erfüllen.