Plane für die Horrorszenariensitzung 60 bis 90 Minuten ein. Das ist nicht viel. Deshalb solltest du diese Zeit effektiv nutzen und vorher den Teilnehmern Hausaufgaben aufgeben, damit alle für eine produktive Diskussion vorbereitet sind. Der Abschnitt zur Vorbereitung enthält ein paar Fragen als Denkanstöße, mit denen sich dein Team vor dem Meeting befassen kann. Besprecht dann im Meeting zum Einstieg unvoreingenommen alle Antworten und seid bereit, neue Ideen einzubringen. 

Ein großer Teil dieser Vorlage dient dem Entwurf einer groben Agenda (von den Brainstorming-Sitzungen bis zu den Planungsschritten), mit der du dein Horrorszenarien-Meeting strukturieren kannst. Beginne mit einem kurzen Überblick über das geplante Projekt und erläutere die Bedeutung dieser Horrorszenariensitzung. Im Abschnitt zum Projektüberblick ist außerdem Platz für einen direkten Link zum Projektposter deines Teams, um zusätzlichen Kontext zu bieten. Mit dieser Einführung stellst du sicher, dass alle Teilnehmer auf demselben Stand sind, was eurer Diskussion zugutekommen wird.

Das Brainstorming zu potenziellen Risiken und Chancen nimmt einen wichtigen Platz im Horrorszenarien-Meeting ein. Du teilst dein Team in zwei Gruppen auf. Eine Gruppe übernimmt die Position der Optimisten und überlegt sich, welche Erfolge das Projekt mit sich bringen könnte. Die andere Gruppe nimmt die Position der Pessimisten ein und überlegt sich, auf welche Weise das Projekt scheitern könnte. Jede Gruppe trägt in der Tabelle im Abschnitt zum Brainstorming ihre Mitglieder und (je nach Gruppe) die potenziellen Erfolge bzw. Fallstricke ein. Ähnliche Ideen werden in Themen zusammengefasst.

Im etwa 20-minütigen Brainstorming entwickeln beide Gruppen jede Menge Ideen. Anschließend setzen sich beide Gruppen wieder zusammen und nehmen sich gegenseitig ins Kreuzverhör. Aus jeder Gruppe fasst ein Sprecher die entwickelten Themen zusammen. Verdeutliche deinem Team, dass daraus eine offene Diskussion entstehen soll. Teammitglieder sollten bei Unklarheiten nachfragen und Ideen oder Annahmen kritisch hinterfragen. Nachdem alle Ideen präsentiert wurden, erhalten die Teammitglieder fünf Minuten, um über die drei wichtigsten potenziellen Misserfolge bzw. die drei wichtigsten Erfolge abzustimmen. Sie können ihre Stimme einfach vergeben, indem sie das grüne Häkchen aus der Vorlage kopieren und neben den ausgewählten Themen in der Brainstorming-Tabelle einfügen.

Nach der Abstimmung haben sich die wichtigsten Risiken und Chancen herauskristallisiert. Bei einer Horrorszenariensitzung geht es jedoch nicht um Reaktionen, sondern um Vorbeugung. Welche Schritte kannst du unternehmen, um garantiert erfolgreich zu sein und die Gefahren zu vermeiden? Im Abschnitt Make a plan (Entwicklung eines Plans) der Vorlage legst du Aufgaben fest, weist Teammitglieder (nutze @mention) und Fälligkeitsdaten zu. Die Ausarbeitung dieser nächsten Schritte sorgt dafür, dass deine Szenarien nicht mehr nur hypothetisch sind, sondern entsprechende Aktionen daraus folgen.