Cómo creó IAG un entorno de trabajo más sólido y resiliente optimizando y cambiando a Atlassian Data Center

Después de acordar un plan, el primer paso fue limpiar las instancias de servidor para que los responsables vieran los beneficios inmediatos, especialmente en cuanto a la mejora del rendimiento y el ahorro de costes, y para asegurarse de transferir únicamente los datos, páginas, espacios y configuraciones imprescindibles.

"Actuamos de forma inteligente y utilizamos el análisis de datos para saber qué usaba y qué no la gente", explica Sharon. "Para crear nuestra configuración estándar, redujimos los campos de Jira un 56 %. También redujimos los tipos de incidencias un 75 % y los flujos de trabajo un 80 %. Era una tarea complicada y debíamos ser precavidos".

Durante este proceso de limpieza, IAG archivó o eliminó el 47 % de los proyectos de Jira Software y el 66 % de los espacios de Confluence, lo que no solo permitió una actualización más fluida, sino que también aumentó la coherencia y la precisión de los datos de los informes.

En la segunda mitad de 2020, el equipo de ingeniería ya lo tenía todo listo para lanzar su primer nodo de Data Center. Cuando la actualización de Confluence estaba a punto de completarse, también trasladaron rápidamente Jira Software a Data Center. En aproximadamente un mes, ambas soluciones estaban totalmente actualizadas y listas para su implementación.

A lo largo de todo el proceso de actualización, IAG contó con el gerente de cuentas técnicas de Atlassian, Jared Winter, para obtener asistencia y orientación a nivel de empresa. Según Sharon, "Jared encajó desde el primer instante en nuestro equipo y nuestra cultura. Todo el mundo respetaba sus conocimientos y su experiencia con AWS. Y supo crear un puente entre Atlassian e IAG para conseguir esta actualización. No lo habríamos logrado sin él".

Mejorar hoy mientras te preparas para el futuro

Ahora que IAG ya está en Atlassian Data Center, los equipos de toda la organización pueden trabajar de forma más rápida, segura y colaborativa.

Los más de 5000 usuarios de Confluence de la empresa (un aumento del 30 % en dos años) confían en esta solución para la gestión y el intercambio de conocimientos, la lluvia de ideas, la gestión de checklists para los lanzamientos, los análisis retrospectivos y la comunicación entre ubicaciones y zonas horarias. Unos 4000 usuarios (un aumento del 45 % en dos años) también utilizan Jira Software, Bitbucket y Bamboo para gestionar cada etapa del ciclo de vida de desarrollo de un producto, desde la hoja de ruta y la planificación de sprints a las pruebas, la implementación, el mantenimiento y la gestión de la cartera.

Automatizar la creación de nuevos espacios y proyectos mientras se reduce el número de configuraciones ha sido de gran ayuda para los empleados y el negocio. "Antes, la gente tenía que esperar dos o tres días para que se crease un proyecto. Ahora lo hacemos al instante, y más del 80 % de los proyectos de Jira tienen una configuración coherente y acorde con las recomendaciones", explica Sharon. "Esto ahorra al equipo 15 minutos de trabajo repetitivo con cada configuración y nos ha permitido reducir el ruido y preparar las herramientas para migrar [a la nube]". Si pensamos a largo plazo, la suma de esos intervalos de 15 minutos supone un ahorro de más de 100 horas en menos de un año.

IAG también consiguió obtener mejores informes de datos integrados a través de Data Center, lo que les ha ayudado a entender mejor qué herramientas utiliza la gente y cómo lo hacen. Sharon comenta: "Los informes nos fueron muy bien para saber cómo podíamos ajustar las licencias y retirar herramientas duplicadas o que no se estaban utilizando. Ahora somos más proactivos en lugar de estar continuamente reaccionando, y la gente quiere usar las herramientas porque son más estables".

Los empleados ahora cuentan con un paquete de soluciones de Data Center que les permite trabajar más rápido y aportar aún más valor, especialmente a medida que la empresa crece en tamaño y ubicaciones. En cuanto al futuro, el equipo se siente más seguro que nunca de su capacidad para adaptarse al ritmo de los cambios a medida que transforma su negocio y su sector.

Avanzar con un sistema sencillo, estandarizado y escalable: simplemente funciona

Al reflexionar sobre sus avances, el equipo de ingeniería no tiene ninguna duda de que la actualización a Atlassian Data Center les ha ayudado a dar un paso importante hacia la transformación digital y a conseguir que IAG sea una empresa más sólida y resiliente.

Además de cumplir sus objetivos iniciales de aumentar la eficiencia, la estandarización y la escalabilidad mientras mantienen el control, Sharon y Michael destacan que pasar a Data Center les ha aportado tranquilidad y ha demostrado el valor añadido que puede ofrecer el equipo. "Con Data Center, podemos hacer actualizaciones sin interrupciones totalmente automatizadas. Antes tardábamos casi 12 horas en tareas como reindexar, y era algo que había que hacer en horario laboral", explica Sharon. Michael añade: "Simplemente funciona. Ahora ya no me quedo a ver cómo hace el equipo los cambios".

El ahorro de tiempo y el aumento de la confianza de los usuarios también han cambiado la relación entre el equipo de ingeniería y la empresa. "El cambio más importante ha sido pasar de las disculpas por un rendimiento y una disponibilidad deficientes a tener tiempo para ofrecer valor añadido a nuestros usuarios y centrarnos en la ruta hacia Atlassian Cloud", afirma Sharon. Michael no puede estar más de acuerdo: "En lugar de limitarnos a nuestro trabajo habitual, ahora ayudamos a dar respuesta a las preguntas de los usuarios. Ya no se trata tanto de lo que los demás pueden hacer por nosotros, sino de lo que nosotros podemos hacer".

La mejora de la eficiencia y de las relaciones están sentando las bases de los próximos pasos del recorrido digital de IAG. Para preparar la migración a los productos de Atlassian Cloud, el equipo ha archivado un 27 % más de proyectos de Jira Software y un 6 % más de espacios de Confluence. Disponer de más tiempo y recursos gracias a Data Center también ha aportado al equipo la confianza necesaria para cambiar su enfoque a la hora de optimizar otras herramientas existentes (como Bitbucket y Bamboo) y de implementar nuevas herramientas (como ProForma).

Sharon afirma que, en cada paso de esta transformación, la cultura de IAG y la colaboración con Atlassian han sido la clave de sus avances positivos. "Trabajamos codo con codo, tanto a nivel interno como con Atlassian, nos apoyamos y confiamos en los demás, tenemos la valentía de señalar los problemas desde el primer momento y, encima, nos divertimos. Aplicar metodologías ágiles y priorizar el trabajo en equipo para que todos supiéramos el camino a seguir ha contribuido en gran medida al éxito del equipo en la migración a Data Center".