MYOB y Atlassian
Nuestros clientes son el centro de todo lo que hacemos y, sin duda, Planes de Jira desempeña un papel fundamental a la hora de ayudarnos a lograr los mejores resultados para ellos.
Pratik Patil, responsable de entregas
Sector
Internet y software
Ubicaciones
Sede en Cremorne (Australia)
Número de usuarios
Más de 1700
Productos de Atlassian
Aplicaciones
MYOB consigue mayor visibilidad, claridad y coordinación gracias a Planes de Jira en Jira
A medida que el equipo de pequeñas y medianas empresas (pymes) de MYOB se ampliaba y pasaba a ser más multifuncional, empezaron a surgir problemas en los procesos de planificación y entrega de software de la empresa. El seguimiento y la gestión del trabajo de tantos equipos y proyectos cada vez eran más complejos, y no había forma de consultar los proyectos, controlar el progreso ni compartir las novedades con las partes interesadas de forma global. Tras implementar Planes de Jira en Jira, el equipo de pymes ha conseguido una visibilidad completa de las hojas de ruta, las dependencias y los plazos de todas las funciones (no solo del suministro técnico). Al ir todos a una para lograr los objetivos comunes, el equipo también ha descubierto una nueva forma de minimizar los riesgos y aportar aún más valor a sus clientes.
MYOB ofrece herramientas de gestión empresarial y soluciones de contabilidad integrales para las pymes, el mercado medio y B2B, así como una red para contables, tenedores de libros y consultores en Australia y Nueva Zelanda. Estas herramientas ofrecen a las empresas una mayor visibilidad de su rendimiento, lo que permite a los empleados mantener las conversaciones adecuadas y tomar las decisiones correctas. Sin embargo, el equipo de pymes de MYOB se enfrentó a los inevitables desafíos de un equipo multidisciplinar en crecimiento: la existencia de varios dominios y más de 1000 proyectos tecnológicos en toda la empresa.
El departamento de pymes, la mayor unidad de negocio de la empresa, había adoptado Jira Cloud Premium para la planificación y el seguimiento de los proyectos, junto con Confluence para la recopilación de requisitos y la colaboración. A medida que el departamento crecía, también lo hacía la necesidad de llevar un seguimiento y gestionar el trabajo de muchos equipos, así como tener una visión integral de los proyectos, estar al tanto de los avances y compartir las novedades.
Al implementar Planes en Jira, el equipo de pymes obtuvo una visibilidad integral de todo el proceso de entrega y descubrió una nueva forma de que las partes interesadas de la organización se centraran en los mismos objetivos y prioridades. Gracias a esta mayor claridad y sincronización, el equipo ha mejorado sustancialmente la planificación y la entrega, un paso esencial para ayudar a MYOB a aumentar su base de clientes, mantener una ventaja competitiva y ayudar a más empresas a tener éxito.
Planes de Jira nos ha permitido tener más visibilidad sobre el programa de trabajo general y ayuda a nuestros equipos a coordinar sus planes de entrega. Gracias a esto, conocemos mejor todas las complejidades y dependencias".
Pratik Patil, responsable de entregas
Los problemas relacionados con el crecimiento necesitan una solución de hoja de ruta más sofisticada
Cuando el departamento de pymes de MYOB era más pequeño, para los empleados era fácil hacer un seguimiento manual de todo o confiar en el conocimiento de cada uno en lugar de actualizar los artefactos. Sin embargo, cuando la unidad de negocio se amplió a más de 450 empleados multifuncionales en más de 30 equipos y 7 dominios, la planificación y la entrega se complicaron mucho.
La visibilidad era uno de los mayores retos. Era imprescindible que el equipo tuviera una visión completa a nivel de programa del trabajo, las dependencias o las hojas de ruta en todas las verticales. Sin una visión integral, cada equipo corría el riesgo de perder de vista el panorama general y de caer en silos de trabajo. Otro aspecto fundamental era que las partes interesadas, los responsables y los equipos del proyecto tuvieran claro estado de las entregas y cuándo podía completarse el trabajo.
En respuesta a estos puntos problemáticos, el responsable de entregas Pratik Patil y su equipo empezaron a buscar una solución mejor. Como ya eran usuarios avanzados de Jira, buscaron funciones sin explotar que pudieran satisfacer sus necesidades. Planes de Jira surgió como una opción prometedora, por lo que acordaron poner esta solución a prueba en su vertical de pequeñas empresas.
Consejo profesional de Pratik: Identifica objetivos claros para lo que quieres resolver o lograr primero.
Los objetivos más fáciles de alcanzar son los que están bien definidos desde el principio. Antes de implementar o ampliar Planes de Jira, define claramente el éxito o los puntos problemáticos existentes que hay que solucionar. Luego, utiliza esta información como un faro que os guíe para ir todos a una y maximizar la eficacia.
Con [Planes de Jira], la opinión de todos los miembros del equipo con diferentes funciones cuenta por igual, ya que nos preocupamos más por en tener en cuenta todo lo que hace falta para aportar valor a nuestros clientes".
Pratik Patil, responsable de entregas
Hacer una prueba piloto sienta las bases para una mayor visibilidad, claridad y sincronización
Al incluir Planes de Jira en las reuniones de equipo multidisciplinar quincenal del equipo de pymes, conocida como "Vertical Wall Walk", el equipo esperaba validar el conjunto de funciones y recopilar comentarios antes de implementarlo en toda la organización.
Consejo profesional de Pratik: Empieza por algo sencillo y ve escalando con una prueba piloto.
Implementar una nueva herramienta o lanzar una nueva iniciativa puede resultar intimidante incluso para los equipos más ambiciosos. Reduce el estrés y los riesgos empezando por pequeños pasos o por un proyecto piloto que ponga a prueba el concepto y logre algunos éxitos rápidos que puedas utilizar para elaborar un plan de negocio que te permita conseguir que todos acepten la expansión.
El equipo de Pratik empezó por crear un nuevo plan en Planes de Jira. Establecieron una jerarquía que representaba la estructura del programa de MYOB y permitía visualizar fácilmente el plan. Esto era especialmente importante para poder ver los objetivos generales y luego profundizar en las distintas iniciativas de cada equipo de proyecto, así como en los epics y funciones de cada iniciativa.
A continuación, los equipos de entrega incorporaron sus proyectos individuales en Planes de Jira, lo que permitió que todo el mundo pudiera ver la información de las distintas funciones, como los calendarios de comercialización y las fechas de lanzamiento. Luego, el equipo de pymes estableció todas las dependencias, como las fechas de inicio y finalización, para crear plazos más precisos y completos.
Consejo profesional de Pratik: Crea un plan multifuncional.
Invita a los equipos multifuncionales, incluidos los departamentos no técnicos, a utilizar Planes de Jira o a sacar provecho de su información. Esto garantiza que los planes sean más completos y precisos, y también ayuda a los demás a tomar mejores decisiones.
Por ejemplo, cuando MYOB crea una función nueva, cuenta con los investigadores, diseñadores, ingenieros y especialistas en comercialización e incorpora su trabajo en Planes de Jira. Este enfoque aumenta la visibilidad y mantiene a todo el mundo en sintonía de principio a fin y no solo durante el suministro técnico, ya que trabajan por conseguir un objetivo común.
En un solo día, el equipo de pymes terminó de trazar el programa piloto y empezó a avanzar hacia la visibilidad integral de todas las funciones, lo que les permitió abordar los riesgos más rápido y colaborar para ofrecer aún más valor a sus clientes.
Ahora podemos ver si hay algo que puede retrasarse y podemos mantener las conversaciones adecuadas, tanto a nivel individual como entre equipos”.
Pratik Patil, responsable de entregas
Planes de Jira mejora un consolidado ritual de equipo
Cuando ya estaba todo listo, el equipo de Pratik empezó a usar Planes de Jira en su reunión quincenal, la "Vertical Wall Walk". El ritual consiste en reunir a los miembros del equipo con distintas funciones (directores ejecutivos, entrega de productos, ventas, marketing, soporte, ingeniería, responsables tecnológicos y arquitectos) para revisar el progreso del proyecto. Revisan la visión del portafolio en grupo y comentan las iniciativas en marcha, los próximos momentos del mercado y los aspectos a tener en cuenta de los lanzamientos anteriores.
Consejo profesional de Pratik: Incorpora Planes de Jira en los rituales para mantener los datos actualizados y tener a los miembros del equipo informados y sincronizados.
Como muchas herramientas y conjuntos de funciones, Planes de Jira es más útil cuando se mantiene actualizada y se usa con regularidad. Integrar esta solución en los rituales del equipo es un sencillo recordatorio de que se deben actualizar los proyectos con la información más reciente y precisa.
Al incorporar Planes de Jira en las reuniones "Vertical Wall Walk", el equipo de pymes descubrió varias funciones increíblemente útiles. En primer lugar, la vista única a nivel de programa ofrecía una visión general de los objetivos generales y la posibilidad de explorar más a fondo los flujos de trabajo específicos más pequeños. Los líderes sénior estaban encantados con la descripción general, mientras que los encargados de la estrategia y la implementación preferían ver todos los detalles. Filtrar por equipo les permitía ver en qué estaba trabajando cada uno. Y crear planes específicos para proyectos y programas les ayudó a trazar las dependencias y a minimizar los riesgos.
Además, al equipo le gustó el hecho de que las fechas de inicio y finalización tuvieran más visibilidad, poder ver las fechas resumidas de un vistazo (especialmente si no se habían establecido fechas exactas) y disponer de referencias visuales de las próximas fechas importantes. Ver los momentos del mercado (como los marcadores, los hitos o las fechas de lanzamiento en la vista de cronograma) y el código de colores de los marcadores permitía saber a los miembros del equipo si los hitos estaban en riesgo o si las tareas no iban acorde con la fecha de lanzamiento.
Al entender mejor los plazos y las dependencias, el equipo podría centrarse en las prioridades correctas y dar la voz de alarma si los proyectos se estaban retrasando o desviando de su curso. Según Pratik, "Planes de Jira nos ha permitido tener más visibilidad sobre el programa de trabajo general y ayuda a nuestros equipos a coordinar sus planes de entrega. Gracias a esto, conocemos mejor todas las complejidades y dependencias. También ha dado a los miembros del equipo con diferentes funciones el mismo peso, ya que nos hemos centrado más en tener en cuenta todos los aspectos necesarios para aportar valor a nuestros clientes. Ahora podemos ver si hay algo que puede retrasarse y podemos mantener las conversaciones adecuadas, tanto a nivel individual como entre equipos".
“Los mejores resultados de entrega para nuestros clientes”
El programa piloto de MYOB con Planes de Jira para pymes cumplió todos sus objetivos y más. Ahora, tanto los departamentos de entrega, producto e ingeniería como el resto de la organización han ganado en claridad, visibilidad y coordinación. Con este nivel de información fácil de digerir al alcance de la mano, todos los usuarios, partes interesadas y responsables tienen la confianza de que pueden trabajar en equipo para tomar las decisiones correctas para los clientes.
Ir implantando Planes de Jira en otros equipos ha permitido a MYOB anticipar de muchas más maneras cómo el conjunto de funciones puede responder aún mejor a las necesidades de los empleados y los clientes. Según Pratik, "Nuestros clientes son el centro de todo lo que hacemos y, sin duda, Planes de Jira desempeña un papel fundamental a la hora de ayudarnos a lograr los mejores resultados para ellos".