Cómo Rivian ahorró 2,5 millones de dólares al año, aumentó la satisfacción y escaló mediante la centralización en Atlassian Cloud

Una sorprendente estrategia de gestión de cambios genera confianza y adopción a largo plazo

A lo largo del proceso de migración y centralización, Rivian gestionó el cambio mediante una comunicación clara y frecuente, manteniendo el horario de oficina para las personas que tenían preguntas o necesitaban formación, abriendo canales de Slack para una asistencia rápida y aceptando lo que Mike denomina "ineficiencias intencionadas a corto plazo".

Por ejemplo, en algunos flujos de trabajo, Rivian mantuvo temporalmente dos campos duplicados en el mismo flujo de trabajo. "Son el mismo campo con los mismos datos, pero mantuvimos los dos para que se viera a lo que la gente estaba acostumbrada al principio", explica Mike. "Usamos la automatización de Atlassian entre bastidores para mantener los campos iguales y, luego, redujimos la duplicación con el tiempo". No les obligamos a hacerlo y nos encontramos con resistencia".

Estas ineficiencias a corto plazo dieron sus frutos al generar confianza entre los usuarios y sentar las bases para una adopción a largo plazo.

Transformar el proceso de solicitud de compra para ahorrar tiempo y dinero

Gracias a Atlassian Cloud, Rivian ha transformado varios procesos y creado nuevas soluciones de trabajo en equipo para mejorar la eficiencia, la eficacia y la experiencia de los usuarios. Una de estas soluciones es su sistema de revisión interna de compras (IPR, por sus siglas en inglés) para revisar compras de todo tipo y tamaño.

Antes, más de 300 partes interesadas utilizaban una serie de herramientas para enviar, revisar y aprobar cerca de 2200 compras al mes, que iban en aumento. El proceso funcionaba, pero con departamentos aislados, flujos de trabajo repetitivos y una gran variedad de herramientas, al no contar con una única fuente de información, la eficiencia y la escalabilidad se veían perjudicadas.

"Coupa permite ahorrar, pero se necesita contexto. No es fácil ser disciplinado con los gastos si no dispones del contexto", afirma Mike. "Ahora, utilizamos Coupa para hacer pagos, pero Atlassian ofrece contexto y responsabilidad".

Mejorar la velocidad y la estandarización con una nueva solución

Para resolver estos desafíos, el equipo de espacios de trabajo y soluciones digitales utilizó Jira Service Management, Activos, Jira y otras herramientas integradas para crear una nueva solución de IPR que ofreciera libertad y eficiencia a los usuarios y estandarización y controles a la empresa.

"La integración de Coupa con Jira Service Management nos permite incluir los datos de Coupa en JSM como historial de referencia y más contexto sobre cada elemento. Las partes interesadas no sabían qué se les escapaba hasta que las incluimos en Jira, las pusimos en contacto con otras partes interesadas y les mostramos formas de optimizar sus procesos de revisión", cuenta Emily.

Ahora, los usuarios pueden enviar solicitudes de compra a través de Coupa (aunque Jira Service Management también podría gestionar el registro de solicitudes).

Dentro de cada una de estas etapas o "puertas" de revisión, hay varias tareas que las partes interesadas llevan a cabo en Jira.

Por ejemplo, la Torre de Control de Gastos organiza cinco reuniones semanales para revisar las solicitudes. Las reglas de automatización de Atlassian desencadenan el envío de una serie de correos electrónicos detallados para el consejo y las partes interesadas con información sobre la planificación y el programa de reuniones, recordatorios de las próximas reuniones y un resumen de fin de semana con todas las actividades de las reuniones.

La automatización se une a la personalización con el fin de mejorar la experiencia de usuario

Además de optimizar el proceso de las revisiones de compras, el equipo de espacios de trabajo y soluciones digitales tuvo muy en cuenta todos los campos y los correos electrónicos con la idea de crear la mejor experiencia para todas las partes interesadas. Por ejemplo, las estimaciones de los costes se muestran con signos de dólar y comas para que los aprobadores puedan leerlas fácilmente, mientras que las reglas de automatización de Atlassian eliminan todo el formato automáticamente para realizar los cálculos y los informes.

Además, cada correo electrónico se creó pensando en los usuarios. Antes, crear y enviar esos correos electrónicos era un proceso manual que llevaba horas y en el que se producían errores frecuentemente. Ahora, los usuarios disponen de plantillas bien diseñadas que pueden aprobar rápidamente o poner en la cola para su envío automático, así como hacer cambios y previsualizarlas antes de enviarlas de forma manual.

No se pasó por alto ningún detalle, ni siquiera el formato de los nombres de los asistentes a la reunión de forma que aparecieran correctamente en Outlook y Slack. Por ejemplo, las partes interesadas reciben notificaciones automáticas de Slack si se produce un error que retrase el proceso de IPR. El mensaje no solo notifica el error a las personas correspondientes, sino que también proporciona instrucciones claras sobre cómo resolverlo y con quién contactar en caso de duda.

A medida que las partes interesadas revisan y gestionan las solicitudes, la aplicación de Marketplace JXL for Jira les permite editar y organizar cada elemento como lo harían en Excel, una función clave que encanta a los usuarios para IPR y otros flujos de trabajo. "Sin exagerar, las hojas de JXL te cambian la vida", afirma Mike. "Tenemos un grupo diverso de usuarios con un conjunto de proyectos igual de diverso, y a todos les parece que JXL es tremendamente útil".

La estrecha integración entre todas las herramientas de Rivian que participan en el proceso de IPR, tanto las que son de Atlassian como las que no, garantiza que los datos reflejados en cada herramienta sean siempre los más recientes, sin importar dónde se hayan introducido. Por ejemplo, si una parte interesada cambia el estado o la descripción de una solicitud en Coupa, esa información también cambia automáticamente en Jira Service Management. Las reglas de automatización también asignan cada ticket al grupo o persona correspondiente, de modo que, si surgen dudas, las partes interesadas saben con quién contactar.

Una nueva solución impulsa la transformación en toda la empresa

Al igual que sucediera en su camino para reducir la carbonización, en Rivian ya saben que las pequeñas mejoras en los procesos y la tecnología pueden tener un gran impacto. La centralización con Atlassian Cloud Enterprise y la creación de nuevas soluciones, como el flujo interno de revisión de compras, ya han ahorrado millones, mejorado la experiencia de usuario y sentado las bases para escalar manteniendo la libertad necesaria para innovar. Además, con Atlassian Analytics, Rivian puede aprovechar todos los datos de sus productos de Atlassian para crear informes y paneles, lo que les permite tomar decisiones más fundamentadas y, al mismo tiempo, ahorrar dinero en aplicaciones de terceros.

Actualmente, los empleados dedican más de su tiempo valioso a colaborar en trabajos que requieren la resolución de problemas y la reflexión (como reunirse para debatir si se debe aprobar una compra), en lugar de a tareas básicas como cambiar de aplicación, actualizar los tickets, compilar programas y enviar los resúmenes de las reuniones por correo electrónico. Además, los usuarios tienen más contexto e historial de referencia para tomar mejores decisiones.

El equipo de espacios de trabajo y soluciones digitales está analizando nuevos casos prácticos e ideas de mejora, como la centralización de la organización de servicios, las instalaciones y los procesos de gestión de proveedores de Rivian. "La solución de IPR se puede aplicar a otros procesos porque ahora existe una relación entre todos nuestros datos y herramientas", afirma Mike.

Desde las herramientas para los empleados hasta los coches para los clientes, Rivian aborda cada desafío con una mentalidad colaborativa para lograr los objetivos conjuntamente, algo que sería imposible de forma individual. Como se dice en Rivian: "Nuestra historia trata sobre personas que colaboran con el mismo objetivo: proteger el planeta y las culturas que lo integran para las generaciones futuras".