Rockwell Automation disfruta de una mayor colaboración distribuida y de una reducción del 90 % de los gastos generales de mantenimiento tras su migración a Atlassian Cloud

Las fusiones y la propiedad intelectual allanan el camino hacia una mejora

A medida que Rockwell adquiría empresas a lo largo de los años para ampliar sus capacidades y su cuota de mercado, los ingenieros que se unieron al equipo aportaron sus propios procesos y plataformas basadas en servidor. El gestor de programas Jim Tompkins sostiene lo siguiente: “Fue una forma correcta de mantener en marcha nuestros productos, pero no de compartir tecnologías, ideas y conocimientos”.

La fusión también dificultaba cada vez más mantener la seguridad, lo que se ha convertido en una prioridad absoluta en los últimos años a medida que la empresa desarrolla más propiedad intelectual y una marca registrada de productos de seguridad certificada para empresas delicadas y altamente reguladas (como centrales nucleares). Jim señala lo siguiente: “Nuestra diversidad de herramientas nos impedía mantener los altos niveles de seguridad y conformidad que necesitábamos… Con un conjunto común de herramientas empresariales en la nube, nos sentimos mucho más cómodos con la protección que tenemos”.

Para resolver estos problemas cada vez mayores, el equipo de ingeniería empezó por adoptar la metodología ágil durante varios años para acelerar las publicaciones mientras trabajaba de forma más colaborativa. Durante esta transición, los vacíos y retos de su conjunto de herramientas se volvieron más evidentes, lo que animaba a los líderes del equipo de ingeniería a centralizarse en una solución en la nube para toda la empresa.

Los partners perfectos para ayudar a evaluar, anticiparse y migrar

Al principio, Rockwell eligió otra de las principales plataformas de gestión del ciclo de vida, pero poco después de la implementación escucharon decir a los ingenieros que el sistema dificultaba las tareas sencillas y exigía grandes esfuerzos para mantenerlas, lo contrario de lo que se esperaba. Según los comentarios de los ingenieros, Jim trabajó con un comité directivo para empezar de cero e investigar otras opciones de primera categoría. Atlassian destacó por ser la solución más flexible e intuitiva con la mayor oportunidad de aumentar la estandarización, la seguridad y el rendimiento.

Muchos ingenieros ya habían estado utilizando Jira, mientras que el resto del equipo enseguida la adoptó. Con el tiempo y tras varias adquisiciones, habían creado dos instancias independientes de Jira Server con casi 140 proyectos, innumerables esquemas exclusivos y docenas de aplicaciones integradas. El equipo también había añadido Confluence para permitir la colaboración entre los equipos y facilitar el uso compartido de prácticas recomendadas. Para adaptarse a los objetivos estratégicos de la empresa, Jim y sus compañeros líderes decidieron centralizarse en una plataforma en la nube para toda la empresa.

Asimismo, Jim vio en la migración una oportunidad de transformar los datos de Rockwell para ajustarlos a los nuevos estándares que estaban afectando a muchos de los clientes de sus alimentos, bebidas y productos farmacéuticos. “La FDA audita constantemente a nuestros clientes, quienes a su vez nos auditan a nosotros”, señala. “Son meticulosos y exigen montones de materiales de auditoría para demostrar que las cosas se hacen de una determinada manera. Nos teníamos que asegurar de que un entorno en la nube satisfaría sus necesidades”.

Para gestionar estos complejos requisitos y asegurar una migración fluida, el equipo pidió ayuda al Atlassian Solution Partner E7. Además de transformar los datos en un esquema común, Rockwell también quiso asignar viejas instancias a la nueva plataforma en la nube para facilitar la transición para los usuarios. “La asignación fue el mayor desafío. Es ahí donde E7 se superó”, sostiene Jim. “Estaba claro que entendió Jira y nuestra metodología, algo muy importante para nosotros. Se encargó de la asignación y nos guio en el ejercicio de asignación de una instancia, en el que averiguamos las diferencias y luego asignamos el resto”.

Tras unos tres meses de limpieza y preparación, en Rockwell estaban listos para dar por finalizadas la transformación y la migración de los datos. No obstante, en lugar de trasladar todo de una vez a la nube, E7 y el equipo de ingeniería tuvieron que coordinarse en torno a las cambiantes programaciones de productos. “Es como tratar de cambiar un neumático mientras el coche recorre la autopista y mientras intentas cambiar el coche”, bromea Jim. “E7 trabajó con nosotros en todo momento. No solo desempeñaba una tarea: se comprometió totalmente con nosotros”.

Otro desafío que E7 ayudó a Rockwell a abordar fue obtener la aceptación de ingenieros que tenían sentimientos encontrados con respecto al cambio. “Cuando alguien lleva gestionando la solución local los últimos 20 años y cambias eso, se evocan muchas emociones”, señala Jim. “Pasarse a la nube fue un gran cambio tanto en el entorno como en la configuración. Tuvimos que superar todo esto para infundir la confianza de que el sistema iba a funcionar en la nube. E7 invocó esa confianza en nosotros haciendo un esfuerzo adicional, mostrando su capacidad técnica y liderazgo, mostrando compasión y tranquilizándonos”.

Cuando los líderes de E7 y Rockwell mostraron un frente unido y guiaron a todos por el proceso, Jim recuerda que hubo un punto de inflexión cuando los ingenieros que gestionaban los servidores se dieron cuenta del valor de la migración a la nube y se sumaron a ello. “Hay que trabajar con las personas para que entiendan qué es lo que se está intentando hacer”, explica. “Ahora no tengo ninguna queja sobre el cambio”.

Durante la migración, señala Jim, “E7 fue un equipo fantástico. Contaba con la gente adecuada con experiencia adecuada, desde la asignación y la migración hasta la gestión de proyectos”. Con su ayuda, Rockwell cuenta con una plataforma segura y de alto rendimiento que libera su potencial para poder hacer lo mismo por sus clientes.

Eficiencia, seguridad y flexibilidad en todos los ámbitos

Hoy en día, los ingenieros de Rockwell utilizan Jira Cloud para el seguimiento de las incidencias y la gestión de proyectos, Confluence Cloud para la documentación y el uso compartido de información, y Atlassian Guard para la seguridad.

Jira Cloud proporciona al equipo flujos de trabajo de metodología ágil compartidos (que ofrecen estandarización, seguimiento y trazabilidad), configuraciones flexibles (que admiten la personalización si es necesaria) y un centro para resolver los problemas en conjunto. Aplicaciones de Marketplace como ScriptRunner ahorran tiempo automatizando tareas, como rellenar valores previamente en determinados campos, sin perder la integridad de los datos.

Pese a que el número de proyectos de Jira ha aumentado y el equipo se ha distribuido cada vez más, la plataforma de Rockwell no ha flaqueado en ningún momento. "La ubicación geográfica y el volumen de los datos han afectado al rendimiento en el pasado", sostiene Jim. "Con Jira Cloud no hemos visto ningún efecto apreciable en el rendimiento. Resulta tan eficiente ahora con 900 proyectos como antes con 90… Asimismo, había una gran diferencia entre el tiempo que tardaba en hacer algo una persona en Singapur con otra en Milwaukee (Estados Unidos), pero ahora la diferencia es mínima".

Además de facilitar el trabajo y la colaboración, Jim afirma que el aprendizaje de Jira fue más sencillo y menos costoso. "Dado que Jira es tan conocida en las comunidades de ingeniería, hay mucha formación disponible. YouTube, los grupos de usuarios y Google nos pusieron en marcha. Gastamos más de un millón de dólares en desarrollar formación para nuestra anterior herramienta y no obtuvimos ningún valor. Con Jira no gastamos nada porque es una herramienta intuitiva y ya hay muchos recursos por ahí".

Confluence Cloud también ha sido un éxito para el equipo. Antes de la migración, el equipo de ingeniería y E7 utilizaron Confluence Cloud Migration Assistant para identificar qué aplicaciones de Server mover a la nube. Esto ayudó no solo a reducir costes, sino también a optimizar el sistema para los usuarios. Jim sostiene: “Nuestros usuarios adoran Confluence, de modo que han creado espacios para documentar sus procesos, la forma de incorporar a miembros del equipo y prácticas recomendadas. Se ha convertido en el centro de información sobre ingeniería y la colaboración que tenemos con Confluence es excelente. La mayoría de los espacios están abiertos para que cualquiera pueda verlos, por lo que se comparten muchas ideas y sugerencias entre los equipos”.

Mientras los usuarios alternan Confluence y Jira Cloud en su día a día, Atlassian Guard hace las veces de guardia de seguridad. Jim afirma: "Disponemos de mucha información extremadamente confidencial relacionada con nuestra propiedad intelectual… y nos preocupa su protección. Para el equipo de nuestro director de Seguridad de la Información es importante saber quién tiene acceso a ella y qué puede hacer con ella. Atlassian Guard garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a los recursos adecuados y que las personas equivocadas no tengan acceso a los recursos equivocados".

Por ejemplo, Rockwell utiliza Atlassian Guard para mantener abiertos algunos proyectos de Jira para permitir la colaboración y otros más protegidos por motivos de seguridad. "Está claro que Jira se diseñó para permitir la colaboración entre los equipos", sostiene Jim. "Pero, en algunos casos, solo algunas personas pueden estar expuestas a determinados datos. Jira es muy flexible. Nos permite tener un esquema único y mucho más bloqueado para un área de nuestro producto y ser mucho más abiertos y colaborativos en otras".

Menos tareas tediosas permiten más trabajo significativo

Con las soluciones empresariales en la nube y partners adecuados, Rockwell ha mejorado enormemente la seguridad, el rendimiento, el trabajo en equipo y los ahorros en toda la organización, y las ventajas solo aumentan a medida que más equipos adoptan Atlassian.

Jim afirma: “Aunque inicialmente solo estaban destinadas a equipos de ingeniería, Jira y Confluence se utilizan ahora en todo Rockwell. El departamento de TI utiliza Jira para planificar y llevar a cabo cientos de proyectos relacionados con la TI y el departamento de RR. HH. la emplea como mecanismo de seguimiento de tareas. Nosotros, por nuestra parte, acabamos de empezar a trabajar con nuestros equipos de asistencia de fabricación porque hay mucho interés”.

A pesar del hecho de que estos equipos están distribuidos por docenas de ubicaciones en todo el mundo y el número de proyectos ha crecido en más del 500 %, Jim señala lo siguiente: “Hemos tenido muy pocas incidencias y experimentado muy poco tiempo de inactividad. Atlassian mantiene la nube en marcha”.

Asimismo, observa que los ingenieros de Rockwell pueden centrarse más en sus labores ahora que han dejado el mantenimiento en manos de Atlassian. “Antes, tenía un grupo de seis personas que, probablemente, dedicaban el 90 % de su tiempo al “cuidado y alimentación” de la aplicación. Ahora podemos hacerlo con una sola persona a tiempo parcial. Es muchísimo mejor”.

Más allá de recuperar tiempo y presupuesto, el equipo de ingeniería agradece haber podido recuperar la concentración. “Las herramientas de ingeniería de Atlassian y Jira en particular nos ayudan a hacer realidad nuestra visión empresarial conectada al permitir a los equipos centrarse en el trabajo que tienen entre manos”, sostiene Jim. “En el pasado, las herramientas eran un obstáculo o una carga. Ahora, sin embargo, permiten promover nuestra causa, nuestras metodologías y nuestras disciplinas”.

Rockwell se centra en hacer que el mundo sea más inteligente, conectado y productivo para sus clientes. Con Atlassian al alcance de la mano, el equipo dispone de las soluciones necesarias para manifestar esta misión mejor y más rápido que nunca.