Los equipos de marketing de Shopware AG optimizan la colaboración con Jira y Confluence Cloud

La solución actual trae consigo nuevas oportunidades de colaboración para el marketing

Cuando en Shopware evaluaron las posibles soluciones, buscaban un producto que ofreciera a los equipos la posibilidad de ponerse manos a la obra con rapidez, de iterar a medida que los requisitos fueran cambiando y de integrarse con el resto de sus herramientas. Los directores de Marketing sugirieron que se tuviera en cuenta una herramienta que ya gozara de aceptación en toda la organización.

Jira encajaba a la perfección. Los desarrolladores de Shopware llevaban usando esta solución desde 2010, por lo que muchos empleados, directores de marketing y administradores de TI ya la conocían. Dado que cumplía los requisitos y ya se había ganado la confianza, en Shopware no vieron la necesidad de contemplar alternativas.

"Ya llevábamos algún tiempo trabajando intensamente con varias soluciones de Atlassian y muchos empleados utilizan tanto Confluence como Jira a diario. Por lo tanto, tenía sentido utilizar también Jira en el departamento de Marketing para reestructurar nuestros procesos", explica Markus Merkwirth-Thimm, el director de Marketing y Tecnología para Partners.

"Con la ayuda de los tickets de Jira, todo el mundo puede tener una visión general y recopilar información, lo que posibilita la colaboración entre equipos para, por ejemplo, organizar subtareas y asignarlas a otros equipos. Los tickets presentan funcionalidades tales como los componentes, las etiquetas y los recordatorios que también ayudan muchísimo. Podemos trabajar con la herramienta justo como necesitamos".

La preparación allana el camino para una implementación fructífera de Jira

Los departamentos de Marketing y TI empezaron a colaborar en los preparativos y la planificación en junio de 2021. Este proceso duró unos tres meses.

Al principio, en Shopware utilizaron Jira de forma local para los equipos de marketing y, luego, hicieron la migración a la nube. El departamento de TI dirigió la migración y la configuración de los tableros, los tipos de incidencias y los campos personalizados. El de Marketing aportó en varias etapas sus impresiones, y el de TI las tuvo en cuenta a la hora de adaptar de forma iterativa los campos personalizados.

En el marco de este proceso de implementación, los departamentos de TI y Marketing colaboraron en la redefinición de los procesos de marketing internos y en la configuración de Jira para que les sirviera para sus propósitos, gracias a lo cual consiguieron optimizar la organización de las tareas y la utilización de la capacidad. El departamento de Marketing siguió un enfoque de kanban para configurar Jira de tal forma que se ajustara a sus fases de trabajo:

• Backlog: colección desordenada y sin priorizar de próximos epics, historias y tareas
• Inicio: preselección de las próximas tareas con una priorización preliminar, llevada a cabo principalmente por el responsable del equipo
• Aclaración: enriquecimiento de los tipos de incidencia con información pertinente (sesiones informativas, materiales complementarios, etc.)
• En curso: tareas que están actualmente en progreso
• En revisión: tareas que están en fase de revisión

• Completado: tareas finalizadas

La mejora de la transparencia, la documentación y la estructura genera una gran satisfacción

Para respaldar la implementación y fomentar la adopción, los empleados de Shopware tuvieron la oportunidad de asistir a sesiones de formación de Jira, en las que aprendieron los conceptos básicos de los métodos de trabajo ágiles, así como consejos y trucos para el uso diario de Jira.

Posteriormente, en Shopware ofrecieron a sus empleados un intervalo de tiempo dentro de su horario de trabajo normal para que pudieran plantear preguntas a los administradores de Jira del departamento de Marketing. De hecho, hay un canal de Slack específico que sigue proporcionando un espacio para que la gente formule preguntas concretas y comparta prácticas recomendadas. Para los nuevos ajustes de mayor calado como, por ejemplo, trazar la hoja de ruta de comunicación interna de la empresa, los miembros del equipo recibieron formación adicional.

Con el tiempo, los empleados se vieron capacitados para configurar filtros y paneles, tanto para equipos concretos como para todos ellos, de forma que pudieran llevar un seguimiento de las historias y las tareas. Este soporte integral ha generado una gran satisfacción con Jira. Los miembros del equipo también han aprendido que utilizar esta herramienta con eficiencia viene bien para sacarle el máximo partido.

Al disfrutar de una mayor transparencia, una documentación más completa y una estructuración mejorada del trabajo conjunto, los equipos de marketing de Shopware ahora colaboran con mayor eficiencia y eficacia, y muchos de ellos ya no pueden concebir trabajar sin Jira.