Tras pasarse a Atlassian Cloud Enterprise, Roblox se ahorra más de 150 000 $ al año y, al mismo tiempo, aumenta la colaboración entre equipos y la productividad

La búsqueda por mantener una ventaja competitiva

La plataforma y el marketplace de juegos online de Roblox salieron a bolsa con un valor de más de 40 000 millones de dólares, tiene más de 67 millones de usuarios activos al día y más de la mitad de los niños estadounidenses menores de 16 años juegan con sus juegos; pero muchos ni siquiera han oído hablar de ello. Puede que muchos de quienes lo hayan hecho piensen que Roblox es una empresa de juegos para niños, pero, según Joe Cotant, director sénior de programas técnicos: "Es mucho más que eso".

La misión de Roblox es empoderar a mil millones de personas con optimismo y civismo. Aunque la plataforma ganó popularidad rápidamente entre los niños, la mitad de su base de usuarios tiene más de 13 años y el segmento que crece más rápidamente es el de las personas de 17 a 24 años. Después de comprobar el rápido crecimiento durante y tras la pandemia de la COVID-19, observar el cambio en el sector hacia la tecnología basada en la nube y ver demostraciones de la gran experiencia de usuario con las herramientas de Atlassian Cloud, Joe sabía que era "el momento perfecto" para evolucionar. "Roblox está a la vanguardia en los juegos y el metaverso. También podemos estar a la vanguardia en la colaboración y la productividad", afirma. Así fue cómo comenzó su viaje de Atlassian Data Center a Cloud.

¿Recursos limitados? No hay problema, la colaboración hace posible la migración.

Cuando Joe propuso a la dirección de Roblox migrar a la nube de Atlassian, le sorprendió gratamente lo fácil que fue conseguir su aprobación. "Vieron las ventajas. Había mucho interés por hacer un seguimiento de nuestros OKR [objetivos y resultados clave] en Jira y por trasladar otros datos y procesos a la plataforma de Atlassian", recuerda.

Como Joe era el único empleado a tiempo completo que gestionaba las herramientas de Atlassian en ese momento, acudió al partner de soluciones de Atlassian de Roblox, Modus Create, para obtener ayuda con la orientación estratégica, la resolución de problemas, el soporte técnico y la gestión de cambios. Juntos, evaluaron los entornos de Atlassian Data Center de la empresa y desarrollaron un plan de migración. Tras comparar varias estrategias, el equipo decidió que su instancia de Confluence era lo suficientemente sencilla como para subirla y pasarla a la nube, pero Jira Software sería más complejo y necesitaría un enfoque gradual.

Joe, Modus Create y Atlassian colaboraron durante el año siguiente para preparar la migración. Joe y su homólogo de Modus Create, el distinguido consultor Mike Rathwell, se reunían periódicamente con el gestor de migración de Atlassian Cloud, Evan Golden. Evan facilitó las conexiones con los expertos técnicos de Atlassian para abordar los problemas, conocer los cambios de la plataforma en la nube e intercambiar documentación de formación, algo que Joe consideró fundamental durante la adopción y que le satisfizo.

Durante todo el proceso, Joe hizo participar a los empleados de la empresa para que conocieran los casos de uso, para mostrarles las ventajas de las herramientas en la nube y que entablaran relaciones con campeones que pudieran ayudarles a fomentar la adopción. "Solo éramos unos pocos frente a un total de aproximadamente 3000 empleados en ese momento; por eso, poder aprender de los maestros de Atlassian que formaban parte de los equipos individuales nos ayudó a conseguir esa cobertura en toda la organización", afirma.

Además, los miembros del equipo de migración hicieron todo lo posible para comunicarse de forma oportuna y con frecuencia unos con otros y con los usuarios de Roblox mediante Slack, el correo electrónico y las notificaciones de las herramientas de Atlassian. Según Joe: "La sobrecomunicación, la conexión con los campeones de la migración a la nube y el intercambio de documentación facilitaron el proceso de migración a todo el mundo".

En las fases finales de la migración, Roblox, Atlassian y Modus reconocieron que la colaboración era el factor clave que les permitía progresar. "Lo que hizo que esta migración tuviera éxito fue la relación que existía entre nuestros equipos. Era una verdadera colaboración. Había una muy buena relación entre Atlassian, Modus y Roblox. Fuimos muy sinceros, transparentes y abiertos unos con otros, incluso en aquellos momentos en los que no estábamos muy satisfechos con cómo iban las cosas", afirma Joe. "Nada de esto habría sido posible sin Modus. Mike ofreció un enfoque objetivo en cuanto a las decisiones y fue alguien con quien pude intercambiar ideas".

La migración a la nube puede ser intimidante, especialmente en aquellas empresas con recursos limitados, como Roblox. Pero gracias a la colaboración, es posible e igualmente eficaz.

Adoptar el ecosistema en aras de la eficiencia, el ahorro y una mejor experiencia

Ahora, Roblox cuenta con una sólida plataforma de colaboración basada en la nube para impulsar el trabajo, que incluye Jira para el desarrollo de productos; Confluence para la documentación; Trello para la gestión de proyectos no técnicos; Atlassian Guard Premium para la detección de amenazas; y Jira Service Management para dar soporte a determinados equipos (con planes de expansión). "Hemos podido eliminar otras herramientas duplicadas o repetitivas, lo cual ha sido sorprendente, y hemos podido adoptar y reconocer verdaderamente el conjunto de herramientas como un ecosistema propio, no como si fueran herramientas individuales", afirma Joe.

Los usuarios cubren distintos departamentos, desde los equipos técnicos como los de ingeniería y productos, hasta los equipos empresariales como los financieros, de personas y legales. Los empleados están particularmente entusiasmados con la interfaz de Atlassian Cloud y con la expansión de Jira Service Management (JSM). Según Mike: "La apariencia de JSM parece mejor en Cloud que en Data Center". La gente nos pedía proyectos de JSM cuando estrenamos el nuevo portal".

Por ejemplo, el equipo de personas de Roblox utiliza principalmente Zendesk como soporte. Sin embargo, el equipo quería recopilar más información por adelantado a la hora de procesar las solicitudes de trabajo remoto de los empleados, por lo que trabajaron con Joe y Mike para configurar formularios más dinámicos en Jira Service Management. Ahora, el equipo de personas puede recopilar toda la información necesaria durante la recogida de datos, lo que minimiza la necesidad de la comunicación en ambos sentidos. A continuación, la herramienta dirige automáticamente la solicitud a la persona adecuada para su aprobación. Según Joe: "El equipo de personas está muy contento con la solución de JSM que les ayudamos a crear y, desde entonces, la hemos ampliado a otros casos de uso. Vemos que nuestra presencia en JSM solo se ampliará con el tiempo y hay planes para migrar más equipos de Zendesk a JSM".

Aparte de JSM, a los equipos empresariales les encanta Jira, que ha acabado con la necesidad de usar otras herramientas como Google Forms, Wrike, Notion y otras aplicaciones personalizadas. "Jira acabó con lo que antes era la primera opción: crear una aplicación propia que hiciera lo que Jira ya hace", explica Mike. Joe añade: "Cada uno de los dos equipos que ya hemos migrado de Wrike a Jira (creatividad de marketing y relaciones con desarrolladores) ahorrará 150 000 $ al año. La migración de Notion que está en curso supondrá un ahorro de costes anuales de otros cientos de miles de dólares".

Joe y Mike ahora trabajan en la migración de Notion a JWM, configurando centros de asistencia para más de una decena de otros equipos de la empresa (incluidos los de análisis y ciencia popular y aplicaciones empresariales) e incorporando un agente de servicio virtual para impulsar la eficiencia. Según Joe: "Una de las cosas que más me entusiasman es ampliar la presencia del ecosistema de Atlassian en Roblox".

"Incluso las personas a las que era incapaz de convencer... ahora no pueden pasar sin ellas".

Está claro que Roblox domina el "juego" de la migración y está acumulando resultados (y seguidores) con sus herramientas de Atlassian Cloud.

Aunque ver mejoras en el funcionamiento de Roblox ha sido gratificante para el equipo de migración, Mike afirma que ver cómo ha cambiado la forma de pensar ha sido igual de intenso. "El cambio principal, y que ha sido muy gratificante, se ha producido en la percepción de las herramientas. Ven que hace la vida más fácil. Pueden dedicar su tiempo a añadir valor y no a trabajar duro. Pueden encontrar la información correcta en el momento adecuado", afirma. "Incluso las personas a las que era incapaz de convencer... ahora no pueden pasar sin ellas".

"Con el tiempo, añade Joe, hemos podido ganarnos a la gente eliminando las barreras manuales y utilizando complementos e integraciones geniales... Hemos visto de primera mano que las personas pueden reducir la carga operativa de ciertos procesos y, a continuación, pasar a realizar el trabajo que realmente vaya a tener un impacto en los resultados, como el lanzamiento de nuevas funciones en nuestra propia plataforma".

Trabajar en una plataforma integrada también ha optimizado muchos de los tediosos e ineficientes procesos internos de Roblox y ha sacado a la luz nuevas (y mejores) formas de colaborar. "Antes, nuestro equipo veía Atlassian como herramientas individuales y no como un conjunto de productos, pero ahora podemos usar macros de Jira y enlaces inteligentes en Confluence y Jira, lo que hace que la colaboración cruzada sea mucho más sencilla", indica Joe. "Este tipo de integraciones ha sido verdaderamente fundamental para la colaboración, la productividad y la capacidad de descubrimiento".

En términos de visibilidad, Joe se ha dado cuenta de que los miembros del equipo encuentran lo que buscan de forma más rápida y sencilla, no solo gracias a la excelente función de búsqueda de Atlassian Cloud, sino también debido a la limpieza que se realiza como parte del proceso de migración. "Pudimos saldar nuestra deuda tecnológica y liquidar gran parte de nuestra documentación durante la migración. Cuando migramos a Cloud, a la gente le entusiasmó tener una experiencia de búsqueda unificada y ubicua dentro de la plataforma de Atlassian Cloud que buscara en todos los productos del ecosistema. Todo eso ha reducido significativamente el número de horas que dedican a buscar contenido y a prestar servicios de atención al cliente".

Desde que se unió a la empresa, Joe supo que Roblox era "mucho más" que una plataforma de videojuegos para niños. Ahora, los equipos de la empresa se están dando cuenta de que sus herramientas de Atlassian también les pueden ayudar a lograr mucho más.