smartOPTIMO migra a Atlassian Cloud para mejorar la funcionalidad y el rendimiento

La transición a fuentes de energía renovables es una tarea necesaria, pero compleja. La energía renovable es volátil y no siempre está disponible cuando se necesita. Además, la energía se genera de forma más descentralizada, por ejemplo, mediante sistemas fotovoltaicos, mientras que el consumo eléctrico aumenta. Todos estos factores han creado la necesidad de contar con redes eléctricas y energéticas inteligentes que garanticen la disponibilidad de energía suficiente y fiable en todo momento. Una parte integral de estas redes son los sistemas de medición inteligentes que miden y controlan la demanda y la alimentación de energía. Este es precisamente el tipo de solución que smartOPTIMO GmbH & Co. KG aconseja a sus clientes, desarrolla e instala.

Comunicación rápida y orientada a la búsqueda de soluciones a nivel externo e interno

smartOPTIMO, fundada en 2009 como una empresa conjunta de servicios públicos municipales de Osnabrück y Münster, es ahora una de las principales redes de servicios públicos municipales de Alemania. Entre sus clientes y socios se encuentran también otros servicios públicos municipales, como los de Bielefeld o Gütersloh. Más de 190 empleados de smartOPTIMO colaboran con clientes y socios, creando un intercambio de información productivo. La gestión de activos, que se incluye en la licencia Premium de Jira Service Management, es especialmente útil para centralizar los procesos de ITSM en una sola solución y cumplir los acuerdos de nivel de servicio de los clientes. Internamente, la estrecha cooperación y la rápida transferencia de conocimientos también son fundamentales para garantizar la satisfacción de los empleados y un funcionamiento fluido. Por ello, smartOPTIMO lleva ocho años utilizando productos de Atlassian. Unos 100 empleados utilizan Jira como sistema de tickets para procesar las solicitudes internas y externas. Confluence funciona como wiki, intranet y herramienta de referencia para la colaboración en equipos y proyectos. El producto también está integrado con el sistema de gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) de smartOPTIMO's, lo que significa que la información técnica del producto se publica automáticamente.

Migración para el ahorro de tiempo, la seguridad y las nuevas capacidades

En el pasado, los productos de Atlassian de smartOPTIMO funcionaban en local, pero los empleados experimentaban con regularidad fallos en el servidor del proveedor de servicios, lo que limitaba su productividad. El mantenimiento y la resolución de problemas eran tareas muy lentas que restaban tiempo a un trabajo aún más valioso.

El equipo directivo de smartOPTIMO también quería un acceso rápido a las nuevas funciones, mejoras e innovaciones de sus soluciones de TI, junto con procesos sencillos y uniformes para los empleados, como el inicio de sesión único. Además, dado que smartOPTIMO documenta el contenido fundamental para la empresa en Confluence y debe realizar un seguimiento de la información de cara a las auditorías, era crucial garantizar la seguridad sin el cortafuegos antiguo.

La migración a Atlassian Cloud ayudó al equipo a alcanzar estos objetivos. El proceso de migración comenzó en octubre de 2022 con la migración de Jira Service Management y finalizó en marzo de 2023.

El equipo formado por los gerentes de aplicaciones Johannes Nazarov y Martina Gerhardt colaboró estrechamente con catworkx de Atlassian Solution Partner para obtener más ayuda. smartOPTIMO habló con varios posibles partners y se decidió por catworkx debido a su enfoque profesional y su concepto coherente. Ambas empresas comparten un enfoque estructurado, transparente y ágil.

Asimismo, era importante que ambas partes planificaran e implementaran con cuidado la migración paso a paso. smartOPTIMO y catworkx consideraron conjuntamente un enfoque híbrido en local y en la nube, pero al final se decidieron por una migración a Cloud para obtener una solución a más largo plazo.

Durante la migración, los responsables del proyecto quisieron dejar tiempo suficiente para comunicarse con los empleados y asegurarse de que todo el mundo se sintiera bien informado y escuchado. Aunque esto alargó la duración del proyecto en dos meses, el tiempo adicional hizo que el cambio resultara fluido y aumentó la adopción.

Una migración fluida con comentarios "unánimemente positivos"

smartOPTIMO se preparó para la migración realizando con éxitos dos pruebas. A pesar de que se produjeron cambios a mitad del proceso, smartOPTIMO y catworkx colaboraron para mantener el rumbo y minimizar los retrasos. Siempre que surgieron preguntas o problemas, Atlassian y catworkx aportaron su experiencia y ofrecieron resoluciones rápidas.

La migración se completó durante un fin de semana para minimizar el impacto en el personal, los clientes y los socios. Su sistema de tickets solo estuvo inactivo durante un breve periodo de tiempo y los usuarios ni se inmutaron. "Los comentarios de nuestros clientes fueron positivos por unanimidad. Incluso se sorprendieron un poco de lo bien que funcionaba todo. Pudieron seguir trabajando como de costumbre justo después de la migración. No faltaba nada", afirma Martina. "Nuestros compañeros también se orientaron rápidamente, ya que las diferencias de aspecto y diseño no se notaban tanto como antes".

Al disponer de Atlassian Guard Standard integrado con Azure Directory en la nube, los empleados también pueden ahorrar tiempo y carga mental iniciando sesión en sus sistemas, mientras que los administradores pueden controlar de forma detallada quién accede a qué información.

Johannes también está contento con los resultados. "Todos los empleados tienen acceso a Confluence y Jira, lo que tiene un gran impacto en nuestro trabajo diario. Este alto nivel de digitalización aún no es habitual en nuestro sector. Con el aumento de la competencia debido a la apertura de los mercados energéticos, vemos una clara ventaja para nosotros, también a la hora de buscar nuevos empleados", afirma.

Eliminar las incidencias del servidor, delegar el mantenimiento y acceder a las funciones en la nube ha abierto nuevas posibilidades a los equipos de SmartOptimo. "Ya hemos cubierto el 95 % de los requisitos que hemos implementado en el mundo de los servidores en la nube", afirma Johannes. "Para el 5 % restante, estamos esperando a ver hasta qué punto Atlassian los desarrolla y proporciona. Asimismo, ahora tenemos a nuestra disposición toda una serie de funciones nuevas".

En última instancia, los empleados de SmartOptimo no solo pueden trabajar mejor juntos gracias a la migración a Cloud, sino que los clientes y socios también se benefician de una comunicación más rápida y segura.