El viaje ha valido la pena: WillowTree ahorra tiempo y dinero, y gana en satisfacción tras la migración a Cloud

Ver que la migración a Confluence Cloud se desarrollaba sin problemas hizo que WillowTree se sintiera aún más optimista a la hora de trasladar la solución más grande y utilizada, Jira Software, a Cloud. Los departamentos creativos y de TI utilizan Jira Software para un diseño y desarrollo basados en la metodología ágil. Al igual que en sus preparativos para Confluence Cloud, el equipo de migración limpió los datos del servidor, los asignó a la nueva instancia y auditó sus aplicaciones para asegurarse de que estaban llevando las aplicaciones más importantes y más utilizadas a Cloud. Algunas de las aplicaciones que utilizaban en Server no necesitaron migrarse, ya que la misma funcionalidad está disponible de forma nativa en Atlassian Cloud (como JSU Automation Suite).

Kenneth dice que su equipo se comunicó mucho con los empleados, para que supieran exactamente qué estaba sucediendo, cuándo, por qué y qué tenían que hacer una vez completada la migración. Hablar con ellos también ayudó a coordinar los calendarios y a garantizar que las migraciones se ejecutaran durante un período de tiempo que no suponía ningún problema para los usuarios finales.

Y de nuevo, la preparación de WillowTree dio sus frutos. "La migración en sí no fue gran cosa", dice Kenneth. "La migración no fue compleja. Fueron la preparación y la solución de problemas las que acabaron siendo las partes más importantes del proceso: dar acceso a las personas, hacer que los enlaces funcionaran correctamente".

Desde su lanzamiento, WillowTree ha disfrutado de varias funciones y aplicaciones exclusivas de Cloud, como hojas de ruta para la planificación de incrementos de programas, una experiencia de usuario más rápida y moderna, la aplicación nativa de JSU Automation Suite para flujos de trabajo de Cloud y esquemas de permisos avanzados. El equipo también añadió Jira Service Management Cloud y creó mesas de servicio para TI, seguridad, RR. HH. y soporte global. Con este conjunto de soluciones ampliado y basado en Cloud, toda la empresa puede trabajar de forma más eficiente y colaborativa que antes, lo que se traduce en una entrega y un servicio aún más rápidos y mejores para sus clientes.

Cuatro consejos para una migración sin problemas

Tras reflexionar sobre su propia migración, Kenneth y su equipo elaboraron cuatro consejos clave para quienes estén pensando en pasarse a Cloud:

1. Consolida los esfuerzos de migración para "optimizar y cambiar" todo a la vez.
WillowTree eligió migrar una solución a la vez, pero lo harían de forma diferente si pudieran volver atrás. "La migración gradual creaba algunos problemas, como incidencias con los campos duplicados que había que fusionar", afirma Kenneth. "Ese dolor fue un poco autoinfligido. Si puedes, utiliza las instancias de prueba una y otra vez hasta poder hacer borrón y cuenta nueva y, a continuación, realiza la migración de una vez, con un equipo en espera que se encargue de cualquier problema".

2. Investiga soluciones proactivas para desafíos únicos.
Cada empresa tiene su propia configuración y personalizaciones distintas que pueden hacer que la migración sea más compleja. Por ejemplo, migrar los datos de una aplicación en concreto de los servidores a Cloud era más complicado de lo que esperaba WillowTree, así que crearon una secuencia de comandos personalizada para solucionar el problema. Kenneth recomienda aprovechar el tiempo para abordar los desafíos imprevistos que puedan surgir de esta manera y colaborar en soluciones con Atlassian u otras empresas que se hayan enfrentado a incidencias similares.

3. Comunica de forma exhaustiva quién, dónde, cuándo, por qué y qué esperar.
Dar prioridad a la transparencia en torno al proceso de migración marcó una gran diferencia para WillowTree. Kenneth afirma: "Recomendamos comunicarse tanto como sea posible con toda la organización. Tenemos un canal de Slack en el que publicamos actualizaciones sobre Jira y Confluence para poder fijar expectativas y limar todas las asperezas. De esa manera, no hubo sorpresas".

4. Demuestra cómo utilizar las soluciones de Cloud mediante documentación y formación.
Los empleados de WillowTree estaban, en definitiva, satisfechos con el proceso de migración y las mejoras de Cloud. Kenneth admite que prestar más apoyo por adelantado habría hecho que la transición fuera aún más fluida y fácil para todos. "No teníamos mucha documentación", dice. "Deberíamos haber creado más recursos para ayudar a los empleados a aprender a hacer las cosas".

Hacer el trabajo que importa

Aunque hay algunas cosas que Kenneth y el equipo harían de manera diferente en retrospectiva, la experiencia de migración en su conjunto fue más sencilla de lo que esperaban y valió la pena el esfuerzo. Ahora, WillowTree disfruta de los ahorros, la velocidad y la satisfacción que resultan de un conjunto sólido e integrado de soluciones basadas en Cloud.

A Kenneth y a su equipo les encanta ahorrar el tiempo y los costes que supone tener un sistema simplificado y actualizaciones automáticas. "Ya hemos ahorrado dinero optimizando el uso de aplicaciones y complementos. También ha estado bien repartir los costes cada mes en lugar de pagar por año", afirma Kenneth. "Antes teníamos que pedir actualizaciones, hacer copias de seguridad de la base de datos y seguir una forma anticuada de hacer las cosas. Ahora, con Cloud, siempre contamos con lo último y lo mejor. Se hace en un abrir y cerrar de ojos y no tenemos que preocuparnos de hacer nada. Simplemente funciona".

Lo único mejor que ver mejoras en el back-end ha sido verlas en el front-end. A Kenneth le han sorprendido gratamente los comentarios positivos que ha recibido de los empleados sobre el rendimiento. "El equipo dice cosas muy positivas sobre el rendimiento y la experiencia", señala. "Todo es más rápido en Cloud: iniciar sesión, buscar, cargar páginas, las consultas de API y mucho más. El equipo también nos ha dicho que las UI/UX de Jira Cloud y Confluence Cloud son mucho, mucho mejores: más elegantes, rápidas y fáciles de usar. A la gente le gusta usarlas más que antes, y eso es fundamental.

Eso es lo más importante para WillowTree: apoyar la felicidad de su equipo mientras hacen el trabajo que importa. Creen que los empleados satisfechos dan lugar a clientes satisfechos y hacen todo lo posible por apoyar a ambos. "WillowTree es la mejor empresa con la que he trabajado", dice Kenneth. "Se preocupan, escuchan y hacen todo lo posible para asegurarse de que todos sean felices y tengan una voz". Con los productos de Atlassian Cloud, WillowTree ha recurrido a otra forma de cumplir su promesa y cumplir su misión.