Software de gestión de tareas eficiente para equipos
Para aumentar la velocidad de los proyectos, los equipos suelen dividir grandes bloques de trabajo en tareas más pequeñas y manejables. Sin embargo, hacer un seguimiento de esas tareas en varios proyectos puede resultar difícil. Un software de gestión de tareas diseñado específicamente, como Jira, mejora la organización, la comunicación y la productividad en toda la empresa, ya que te permite ofrecer productos de calidad más rápido sin perder de vista la información importante.
¿Qué es el software de gestión de tareas?
Gestionar varios proyectos (a menudo con equipos dispersos geográficamente y varias partes interesadas) requiere tareas, dependencias y responsabilidades claramente definidas. El mejor software de gestión de tareas es una herramienta digital de gestión de proyectos que ayuda a las personas y los equipos a planificar, organizar y priorizar las tareas de forma eficiente. Permite a los equipos hacer un seguimiento del progreso, gestionar los plazos y colaborar de forma fluida a nivel de proyectos y tareas.
Ventajas del software de gestión de tareas
El software gratuito de gestión de tareas te permite organizar los proyectos de forma eficaz al facilitar la colaboración en equipo y el seguimiento del progreso. Esto se traduce en una mejora de la productividad, una mejor gestión del tiempo y una mejor toma de decisiones.
Organización mejorada
La planificación de proyectos no tiene por qué ser complicada. El software de gestión de tareas te permite crear, secuenciar, asignar, clasificar y priorizar las tareas dentro del flujo de trabajo del proyecto. Actualizar las tareas es fácil, ya sea cambiarlas, añadir dependencias, conectar a las partes interesadas, ajustar los plazos o vincular la documentación fundamental. Estas herramientas proporcionan un flujo de trabajo visual que ayuda a los miembros del equipo a ver su trabajo en relación con el proyecto en general para que puedan mantener la concentración.
Mejora de la comunicación
Las herramientas de comunicación integradas permiten un mejor flujo de información y facilitan la colaboración entre los miembros del equipo. Las listas de tareas compartidas con actualizaciones en tiempo real mantienen a todo el mundo en sintonía. La mensajería directa dentro de la plataforma lleva a los destinatarios al contenido relevante donde pueden comentar, actualizar y vincular información adicional.
Aumento de la productividad
Reduce el ruido innecesario y céntrate en las tareas más importantes. Los miembros del equipo pueden trabajar en sus principales responsabilidades sin distraerse con los recordatorios automáticos, las notificaciones y el seguimiento del progreso. El software de gestión de tareas informa a los usuarios de los cambios, como las prioridades y los impedimentos, para que puedan trabajar de forma más eficaz.
Mejor gestión del tiempo
El software de seguimiento de tareas ayuda a mejorar la gestión general del tiempo con funciones integradas de seguimiento del tiempo que permiten a los equipos controlar el tiempo dedicado a las tareas individuales. Esto puede mejorar las estimaciones de los proyectos, la planificación de los recursos y las planificaciones de trabajo. También ayuda a identificar los obstáculos y otras incidencias al principio del proyecto.
Tomar decisiones basadas en datos
Con funciones de análisis e informes, el software de gestión de tareas proporciona información valiosa sobre las tasas de finalización, los plazos de los proyectos y el rendimiento. A medida que las tareas se actualizan, la información pasa a estar disponible en tiempo real, lo que permite tomar decisiones fundamentadas. Gestionar el alcance del proyecto es más fácil cuando todas las tareas están actualizadas e incluyen detalles importantes, como la responsabilidad, los impedimentos y las dependencias.
Funciones clave del software de gestión de tareas
Planificación de tareas
Introduce y saca fácilmente las tareas definidas de proyectos o sprints, haciendo que los equipos puedan visualizar los plazos y los hitos. La planificación de tareas también permite a los usuarios sincronizar los elementos con sus calendarios, con lo que pueden gestionar su tiempo de forma eficaz al ofrecer una visión clara de las próximas tareas y plazos.
Puntos de vista colaborativos
Los equipos colaborativos trabajan más rápido, resuelven los problemas de forma más eficaz e identifican los riesgos antes de que se produzcan. El software de gestión de tareas brinda un marco estructurado de colaboración que agiliza los flujos de trabajo y ofrece detalles precisos de las tareas. Las actualizaciones en tiempo real ayudan a los equipos a visualizar el progreso mediante varias herramientas de cronograma de proyectos, como tableros de kanban, diagramas de Gantt y backlogs, lo que proporciona transparencia y fomenta la colaboración.
Gestión de incidencias
Identifica, registra y rastrea las incidencias, los impedimentos y las dependencias a lo largo del proyecto. Jira te permite clasificar, priorizar y asignar incidencias a los miembros, lo que reduce el tiempo dedicado a gestionarlos. Esto significa más tiempo para hacer el trabajo real. Las incidencias de Jira rastrean los trabajos individuales y sus datos relevantes, proporcionando una única fuente de información.
Prácticas recomendadas para la gestión de tareas en Jira
Advanced Roadmaps de Atlassian combina las incidencias de varios proyectos para crear un plan maestro que abarque a varios equipos. La jerarquía visual ofrece una visión de los proyectos de la empresa, incluidas las prioridades, dependencias y áreas en riesgo futuras. Esto simplifica el intercambio de datos entre los miembros del equipo y mejora la optimización de los recursos y la planificación de las fechas de publicación.
El uso de la gestión de tareas en Jira proporciona información en tiempo real y mejora la colaboración para que puedas tomar decisiones fundamentadas y entregar los proyectos a tiempo. Ten en cuenta estas prácticas recomendadas para empezar:
- Configura proyectos. Define las categorías de tareas e incluye secciones adicionales para comunicarte con las partes interesadas, organizar las reuniones del proyecto y asignar otras tareas administrativas. A continuación, introduce los detalles de la tarea y asigna los recursos. Establece la prioridad de la tarea en función de tus objetivos empresariales, los requisitos del cliente o la estrategia del proyecto. Actualiza las tareas a medida que avanza el proyecto para garantizar la información en tiempo real.
- Personaliza el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo personalizados de Jira pueden reducir o eliminar el trabajo repetitivo, como configurar recordatorios de tareas. Ayudan a los equipos a visualizar y hacer un seguimiento de los proyectos, incluidos el estado, la prioridad, las transiciones, los plazos, etc. Empieza con las fechas de vencimiento y consulta la carga de trabajo general mediante el calendario. Ajusta tus plazos en consecuencia para cumplir con el trabajo.
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Integra funciones mejoradas. Jira se integra con las herramientas de uso común para conectar tu proyecto con los datos esenciales. Hay más de 3000 aplicaciones de Jira en Atlassian Marketplace, lo que facilita la búsqueda de las integraciones que necesitas para conectar completamente tu proyecto a Jira.