Planificación sencilla de los procedimientos
Convertir la estrategia en un plan operativo no consiste en hacer más cosas adecuadamente, sino en hacer más cosas adecuadas. A diferencia de la planificación estratégica, el objetivo aquí es definir cómo se ejecutará la estrategia mes a mes, semana a semana. Y como no trabajas en una burbuja, esto significa que tendrás que coordinar personas, tiempo y presupuestos de distintos equipos, y tal vez también de distintos departamentos.
Un plan operativo factible da respuesta a preguntas como estas:
- ¿Qué hitos hay que alcanzar?
- ¿De qué se va a encargar cada uno?
- ¿Dónde podrían producirse cuellos de botella y cómo podemos evitarlos?
- ¿Cómo sabremos que lo hemos hecho bien?
- ¿Qué indicadores iniciales nos dirán que vamos en la dirección correcta?
Cuando ya tengas el borrador de un plan factible, recopila e incorpora los comentarios del principal equipo involucrado y de las partes interesadas. No te desanimes si tienes que rehacerlo varias veces antes de llegar a un plan al que todos puedan sumarse. La planificación de los procedimientos se considera un proceso por algo.
¿Todo listo? Pues vamos allá.
Seis estrategias principales para planificar mejor los procedimientos
La planificación de los procedimientos es un deporte de equipo, tanto si estás haciendo la planificación del trimestre como del año fiscal. Esta selección de estrategias está pensada para ayudarte a colaborar y acordar objetivos, prioridades, funciones y riesgos.
Objetivos, señales y medidas
Empieza por tu objetivo general y ve pasando a lo concreto. Luego, haz una lluvia de ideas sobre las señales a corto plazo que pueden indicar que estás progresando (piensa en los KPI) y llega a un acuerdo sobre cómo medir el éxito. Aplica esta estrategia al comienzo del proceso de planificación.
Roles y responsabilidades
Reúne al equipo principal para establecer quién se encargará de qué a diario. Esta estrategia es muy útil para detectar si faltan habilidades o si hay redundancias (o lo que es lo mismo, para utilizar bien los recursos para tener éxito).
Matriz de priorización
La comunicación es la clave: no se trata simplemente de implementar tu plan de procedimientos, también debes tener en cuenta las solicitudes de toda la organización. Aplica esta estrategia con los responsables de equipos adyacentes hasta dar con el equilibrio ideal.
Planificación de capacidad
La gestión de recursos es complicada. ¿Tu plan requiere más tiempo del que tienes? ¿Estarán disponibles las personas adecuadas cuando las necesites? Sigue esta estrategia para eliminar las conjeturas a la hora de priorizar y de hacer estimaciones.
Asignación de relaciones
Con esta práctica plantilla, podrás visualizar la red de dependencias ocultas en el plan y definir un concepto de gestión. Reflexionarás sobre los diversos sistemas que se verán afectados por el plan, los riesgos y cómo establecer un ciclo de comentarios con las partes interesadas.
Ecualizador de pros y contras
Llega a un acuerdo sobre lo que hay que optimizar a toda costa y en qué se puede ser más flexible para evitar frustraciones en el proceso de toma de decisiones. De esta forma, tu equipo estará preparado para tomar decisiones cotidianas con autonomía y mantener la implementación en marcha.
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Monitor de estado del equipo de liderazgo
Diseñar un buen plan de procedimientos requiere un equipo de planificadores en buen estado. Utiliza el Monitor de estado para autoevaluarte con respecto a ocho atributos comunes entre los equipos de alto rendimiento y, luego, haz un seguimiento de tu progreso a medida que avances.
Reúne el equipo de planificación de procedimientos para un debate sincero sobre vuestra forma de colaborar.
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