Pros y contras en acción
Un equipo de diseño web que teletrabajaba utilizó Trello para analizar los pros y contras de su siguiente proyecto.
Un equipo de TI ejecuta la estrategia Análisis de las concesiones del proyecto para preparar un proyecto.
Los alumnos de una escuela de negocios usaron Miro para analizar los pros y contras de un proyecto que tenían que hacer en grupo.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta la plantilla)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Notas adhesivas
Rotuladores
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Prepara tu práctica 10 min
Si tu equipo trabaja a distancia, empieza por crear un documento o espacio de colaboración; un tablero de Trello es perfecto para ello. Puedes usar la plantilla que te proporcionamos o crear una nueva.
Si tu equipo trabaja presencialmente, empieza por buscar una pizarra blanca o un papel grande y colocar notas adhesivas y rotuladores en una sala de reuniones.
A continuación, crea una lista de concesiones en tu tablero de Trello y añade aquellas limitaciones o variables que deba tener presentes el equipo al trabajar en el proyecto.
Luego, añade cinco listas numeradas al tablero o al papel: 1, 2, 3, 4 y 5, siendo 1 la más flexible y 5 la menos flexible.
Finalmente, añade cinco columnas al tablero o papel y numéralas, siendo 1 la que tiene más flexibilidad y 5, la que menos.
CONSEJO: TRIPLE LIMITACIÓN
Estas son las concesiones más comunes entre proyectos y sectores:
- Duración
- Ámbito de aplicación
- Coste
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EJEMPLO: LISTA DE PROS Y CONTRAS
Estas son algunas de los pros y contras que sopesaría un equipo de diseño web al prepararse para su siguiente proyecto.
2. Sentar las bases 5 min
Al principio de la sesión, informa al equipo de lo siguiente:
- El objetivo de esta sesión es establecer las prioridades del proyecto para que cuando tengamos que hacer sacrificios, estemos de acuerdo en cuáles hay que hacer.
- Todo el mundo debe basar las recomendaciones que haga en su experiencia en proyectos anteriores.
Conseguir que todos estén de acuerdo desde el principio ayuda a garantizar una reunión sin problemas. También tendrás que asegurarte de que todos entienden el proceso por el que vais a pasar. No des por sentado que todo el mundo ha hecho un análisis de pros y contras antes.
3. Flexibiliza 10 min
Pide a cada miembro del equipo que añada una tarjeta o una nota adhesiva sobre los distintos pros y contras valorándolos en una escala del 1 al 5. Las tarjetas o notas que tienen una valoración de 1 corresponden a los pros y contras con mayor flexibilidad, mientras que las que tienen una valoración de 5 corresponden a aquellos que tienen menos flexibilidad.
Se puede negociar una concesión flexible para que el equipo pueda centrarse en las prioridades más altas. Por ejemplo:
- Si el proyecto no tiene fecha límite, el tiempo está en el 1; otras cosas tienen mayor prioridad, incluso si es necesario ampliar el plazo.
- Si el presupuesto es limitado, el coste está en el 5 y no puede aumentar, aunque eso implique que se tardará más o que hay que reducir el alcance.
Asegúrate de que cada miembro del equipo escriba su nombre junto a sus valoraciones para que todos sepan cómo percibe cada uno los distintos pros y contras. La idea no es llamar la atención a la gente, sino fomentar un debate abierto sobre por qué determinados pros y contras reciben la calificación que reciben. Por ejemplo, puede que alguien tenga algún dato que justifique que el coste debería ser menos flexible, y estaría bien que lo compartiera (ese es el siguiente paso).
CONSEJO: INTERDEPENDENCIAS
Los pros y contras dependen los unos de los otros, ya que invertir más tiempo y esfuerzo en uno suele repercutir en el otro.
4. Debate 20 MIN
Una vez que todo el mundo haya aportado sus valoraciones iniciales, analiza qué posición ocupan los pros y contras en la escala del 1 al 5. Primero comenta aquellos temas o puntos claros que hayan recibido la misma valoración por parte de varios miembros del equipo.
A continuación, pasa a comentar aquellos pros y contras que hayan obtenido valoraciones diferentes. Analiza los motivos de cada miembro del equipo para valorarlos de esa forma y toma nota de cualquier comentario útil.
CONSEJO: ¿Y SI TODO TIENE POCA FLEXIBILIDAD?
Si todo está en la lista de "menos flexible", pregunta esto al equipo:
- ¿Qué aportará más beneficios al cliente?
- ¿Qué se ajusta más a nuestros valores de empresa?
Si todo es de máxima prioridad, entonces nada lo es. Las jerarquías suelen exigir decisiones difíciles.
5. Actualiza 5 min
Mientras analizáis los distintos pros y contras y os ponéis de acuerdo en su grado de flexibilidad, id moviendo las tarjetas o notas adhesivas a la lista que corresponda para tenerlo todo actualizado.
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EJEMPLO: FIN
Este ejemplo corresponde a una sesión Pros y contras realizada en Miro después de que el equipo llegara a un acuerdo.
Seguimiento
Documento
Guarda toda la información de esta estrategia en un lugar donde se puedan compartir archivos, como un espacio de Confluence, para que el equipo y las partes interesadas puedan consultarla y repasarla en caso de que surja alguna pregunta sobre los pros y contras. Esto puede ayudar a reducir las preguntas innecesarias y las idas y venidas en el futuro.
Haz revisiones periódicas
Revisa esta estrategia con el equipo si surge información nueva y se deben modificar las prioridades. Utilizad esta estrategia periódicamente para aseguraros de que todos estáis al corriente de los pros y contras. Los grupos grandes o los equipos híbridos y remotos son los que tienen más probabilidades de que las prioridades cambien.
Variantes
EQUIPO DE LIDERAZGO
Si tu equipo de liderazgo tiene la última palabra sobre los pros y contras del proyecto, completa la estrategia con los líderes del proyecto o las partes interesadas de la empresa en lugar de con el equipo responsable de llevar a cabo el trabajo.
Si tu equipo tiene la última palabra en los pros y contras, puedes aplicar esta estrategia con los equipos de liderazgo y ejecución por separado y comparar los resultados. Esto podría ayudarte a identificar áreas importantes de desconexión.
Recorrido por el tablero
En lugar de ir de persona en persona, toma como base el tablero de trabajo y repasa cada elemento. Comienza por los que estén bloqueados y busca con el equipo la forma de desbloquearlos. Después, revisa el resto de los elementos y busca con ellos la forma de finalizarlos.
De uno en uno
En lugar de comentar todos los pros y contras a la vez, preséntalos uno por uno y debatid cada clasificación antes de pasar al siguiente para asegurarte de que os centráis bien en cada elemento. Ver si tus clasificaciones cambian o de qué manera cambian a medida que se añaden pros y contras nuevos puede resultar revelador.
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