Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Papel de estraza para reunión presencial
Rotuladores rojos, amarillos y verdes
Cuadernos
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
¿Qué es la comprobación de estado del equipo?
Las comprobaciones de estado del equipo o los monitores de estado del equipo son como las revisiones médicas para mantener el bienestar de los equipos, y se centran en el bienestar emocional, las relaciones, el equilibrio entre la vida laboral y personal y la eficiencia.
El objetivo es identificar y abordar los problemas que pueden afectar a la funcionalidad y la productividad mediante la evaluación de métricas como la felicidad, la moral, la comunicación, la confianza y la seguridad psicológica.
¿Cuáles son los ocho atributos de los equipos que funcionan bien?
Según los años de investigación de Atlassian y el trabajo en cientos de equipos internos y externos, hemos determinado ocho atributos que hacen que un equipo funcione bien y sea eficaz. Son los siguientes:
- Cohesión del equipo: tenemos la confianza y el respeto mutuos necesarios para ser un equipo eficaz y tener una colaboración sana. Tenemos un fuerte sentido de conexión entre los miembros.
- Equipo equilibrado: tenemos a las personas adecuadas, con las habilidades adecuadas, en las funciones correctas y claramente definidas. Esto nos permite ofrecer con éxito el valor del que es responsable este equipo.
- Diferencia alentadora: buscamos y expresamos diferentes puntos de vista de diversas fuentes, tanto internas como externas, y nos tomamos el tiempo para analizar con respeto los puntos de diferencia.
- Percepción común: compartimos la comprensión de nuestra misión y propósito y de nuestros hitos clave para llevar a cabo nuestro plan estratégico de forma eficaz en equipo.
- Valor y métricas: entendemos el valor que ofrecemos y el valor que devolvemos a la empresa, nuestra definición de éxito y la forma en que se controla y mide ese valor. En última instancia, aprovechamos nuestras métricas para tomar las decisiones y actuar según sea necesario.
- Formas de trabajar adecuadas: nuestras formas de trabajar juntos dentro del equipo nos permiten hacer nuestro trabajo de forma eficaz, tanto si estamos descentralizados como en un mismo lugar. Esto incluye las herramientas que utilizamos, la forma en que nos reunimos y colaboramos, y la forma en que tomamos decisiones.
- Compromiso y apoyo: los demás equipos tienen claro cómo y cuándo interactuar con nosotros, lo hacen de forma eficaz y reciben de forma coherente el apoyo que necesitan para progresar. Se sabe claramente de quién dependemos y quién depende de nosotros.
- Mejora continua: siempre nos tomamos tiempo para celebrar nuestros éxitos, así como para reflexionar seriamente, tomar medidas y aprovechar nuestras oportunidades de mejora. Tenemos ciclos de feedback regulares e intencionales dentro y fuera del equipo para tomar decisiones de mejora.
¿Cuándo establecer un Monitor de estado del equipo?
Te recomendamos establecer un Monitor de estado del equipo trimestralmente para avanzar hacia la consecución de un equipo de ensueño.
3 ventajas de los equipos comprometidos
Los Monitores de estado trimestrales pueden ayudar a aprovechar las ventajas de los equipos comprometidos. Según Gallup, los equipos comprometidos se caracterizan por lo siguiente:
- Mayor rentabilidad: las empresas con empleados muy comprometidos son un 21 % más rentables que las empresas con empleados no comprometidos.
- Reducción en las tasas de rotación: las empresas con empleados comprometidos experimentan una reducción del 43 % en las tasas de rotación.
- Aumento de la productividad: los equipos comprometidos son un 18 % más productivos que los equipos poco comprometidos.
Cómo realizar una comprobación de estado del equipo
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Evalúa el estado del equipo en función de los ocho atributos de los equipos con éxito
- Selecciona tres atributos en los que centrarte
- Realiza una lluvia de ideas de soluciones y elabora un plan de mejora
1. Inicia una estrategia de Monitor de estado del equipo 5 min
Como facilitador de la reunión, reserva 90 minutos con tu equipo para ejecutar esta estrategia. Envía una breve descripción de la estrategia y revisa los atributos. Prepara la reunión según tu configuración:
- Configuración remota: copia nuestra plantilla e invita a tu equipo.
-
Configuración presencial: reúne el material de escritura (papel de estraza, pizarra), rotuladores rojos, amarillos y verdes, y cuadernos.
El facilitador también es responsable de ejecutar la estrategia. Se puede asignar a una persona que tome notas o lo puede hacer el facilitador.
¡Hola, equipo!
Hace poco envié una invitación a través del calendario sobre una estrategia de Monitor de estado del equipo. El propósito de la estrategia es evaluar el estado del equipo en función de los ocho atributos de los equipos con éxito. Este taller durará unos 90 minutos.
Este es un resumen de los ocho atributos que utilizaremos para evaluar:
1. Cohesión del equipo
2. Equipo equilibrado
3. Diferencia alentadora
4. Percepción común
5. Valor y métricas
6. Formas de trabajar adecuadas
7. Compromiso y apoyo
8. Mejora continua
No es necesario preparar nada de antemano. Acude a la reunión con la idea de participar.
¡Gracias!
Consejo: Para grupos más grandes
Si tu equipo incluye a ocho o más personas, puede que quieras dividirlo en grupos secundarios para trabajar en las puntuaciones iniciales de cada atributo. Después, volved a juntaros y poned en común las puntuaciones del equipo al completo.
2. Comparte la agenda y las normas aplicables 2 MIN
Al principio de la reunión, reitera que el propósito del Monitor de estado es evaluar el nivel de colaboración de tu equipo e identificar los siguientes pasos de mejora.
A continuación, comparte el programa del taller y las normas aplicables.
- 5 min: Introducción/normas aplicables/preguntas
- 35 min: Evaluación del Monitor de estado (unos 8 minutos por atributo)
- 10 min: Priorizar los atributos/identificar los 3 principales
- 20 min: Sesión de grupo - lluvia de ideas de soluciones y próximos pasos
- 15 min: Informes grupales/elementos de acción/siguientes pasos
1. Estás presente y prestas atención.
2. Eres honesto. Aceptas que todos vemos el mundo desde una perspectiva diferente y aceptas esas diferencias.
3. Escuchas con la intención de entender, no de corregir o juzgar.
4. Tomas la mentalidad de los atributos. Haces preguntas si necesitas aclaraciones, no menosprecias a tu equipo o función.
5. No mantienes una posición neutral.
6. Yo (el facilitador) hablo menos que tú.
7. ¡No se trata de comparar a los equipos! Los resultados que tengas son solo para ti. Y si ves algunos rojos y amarillos, no te desanimes. Es del todo normal a medida que los equipos evolucionan y no es muy probable que veas todos en verde alguna vez. El objetivo de este ejercicio es ayudar a tu equipo a identificar las oportunidades de mejora.
8. Recuerda siempre la directiva principal retrospectiva: independientemente de lo que descubramos, sabemos y creemos sinceramente que todos han hecho el mejor trabajo posible, según sus conocimientos en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación en cuestión.
3. Establece los criterios de votación 2 MIN
Se pedirá a cada uno de los participantes que vote cómo cree que lo está haciendo el equipo en función de los atributos con:
- "pulgar hacia arriba" (verde)
- "pulgar hacia un lado" (amarillo)
- "pulgar hacia abajo" (rojo).
La perspectiva de tu equipo sobre el rojo, el amarillo y el verde será única. Usa tu intuición y no te preocupes por establecer un criterio estandarizado para cada color, ya que eso solo hará que se preste menos atención al debate.
Explícale a tu equipo que, cuando se tenga en cuenta un atributo, se le pedirá al equipo votar con el pulgar hacia arriba, hacia un lado o hacia abajo.
Si se trata de una reunión presencial, la persona que tome notas debe registrar los votos en una hoja de papel de estraza o una pizarra que todos puedan ver.
Consejo: No te conformes
Si tu equipo tiende a conformarse o a dar por buenas cosas que no lo son, asigna el rojo como valoración predeterminada para todos los atributos y haz que los grupos justifiquen su avance hacia la valoración verde.
4. Vota y recopila feedback para cada atributo 35 MINUTOS
Ahora es el momento de que el facilitador siga estas instrucciones para realizar la evaluación del Monitor de estado:
- Lee el atributo. Como facilitador, utiliza la lista de arriba o nuestra plantilla y lee cada atributo y la descripción.
- Pídele al equipo que reflexione sobre cómo votará en cada atributo. Es mejor posponer la votación hasta que todos estén preparados para evitar el pensamiento grupal y los prejuicios.
- Como grupo, votad al mismo tiempo. Si la actividad es presencial, haz una cuenta atrás antes de votar con los pulgares. Si lo haces desde la distancia, intenta emitir tu voto sin que te influyan los demás.
- Mientras las ideas estén frescas, pide al equipo que dedique de 1 a 2 minutos a captar sus opiniones o comentarios. Intenta animar a todos a entender "por qué" han votado de la forma en que lo han hecho y cualquier otra cosa que se les ocurra. Esto nos ayuda a recopilar comentarios sobre la marcha, sobre todo porque es poco probable que el equipo cubra todos los atributos.
- 2 a 3 minutos para hablar brevemente de lo más importante. Esto servirá para sacar a la luz cualquier matiz de la votación o será una oportunidad para que los participantes entiendan la "temperatura" del resultado y ayudará a votar sobre el siguiente paso.
Una vez se hayan registrado algunas reflexiones, pasa al siguiente atributo. Piensa en dedicar 5 minutos a cada atributo.
Consejo: Preguntas para fomentar el debate
- ¿Por qué votaste como lo hiciste por este atributo?
- ¿Qué comentarios sobre este atributo te interesan o te gustaría obtener más información al respecto?
- ¿Por qué crees que otros han votado de esta manera?
5. Reflexiona y vota por los tres atributos principales 10 min
Revisa todos los votos y los comentarios, elige entre 1 y 3 áreas en las que el equipo quiera trabajar activamente y mejorar.
Pueden ser áreas obvias con puntuaciones rojas o amarillas, o áreas que todo el equipo asumía que eran verdes, pero que han recibido algunos votos rojos.
6. Lluvia de ideas de soluciones 20 MIN
Luego, divide el equipo en tres grupos, uno para que busque soluciones sobre cada atributo principal. Dedica a cada grupo entre 15 y 20 minutos para analizar las soluciones, documentarlas y compartirlas. Estas son algunas preguntas a las que responder en la sesión de lluvia de ideas:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Qué sería tener éxito en seis meses?
- ¿Qué acciones podemos realizar para lograr ese resultado?
- ¿Qué acción vamos a realizar AHORA?
7. Elabora un plan de mejora 15 min
Comparte los elementos de acción, asigna propietarios y define los próximos pasos. Para mantener el impulso, programa los controles de rutina para supervisar el progreso. Los facilitadores deberían agradecer al equipo su esfuerzo. Los equipos de alto rendimiento prosperan gracias al esfuerzo colectivo, igual que en una estrategia de Monitor de estado.
Seguimiento
Planifica la siguiente estrategia de 4 "L"
Establece un calendario regular para los controles del Monitor de estado. ¿Están pasando a verde los rojos y amarillos? ¿Ha pasado a rojo alguno de los verdes? Celebra tus victorias y afronta tus desafíos. Los controles regulares ayudan a mantener alta la motivación y detectan las áreas con problemas antes de que resulten destructivas.
De nuestro equipo para el tuyo
Mantente al tanto de los últimos consejos, trucos y estrategias con nuestro boletín.
Elige un Monitor de estado adecuado para tu equipo
COMO SI FUERA UN EXAMEN FÍSICO, PERO MENOS... INVASIVO
Equipos de liderazgo
Sois el ejemplo a seguir y los que tomáis las decisiones. Trabajáis con una visión a largo plazo e iniciativas generales. No os encargáis del trabajo diario en los proyectos, sino que lideráis a la gente que se encarga de ello.
Equipos de proyecto
Vuestra misión es ofrecer resultados increíbles a los clientes: la creación de una nueva funcionalidad para un producto, la presentación de un proyecto estratégico para el negocio o el lanzamiento de algo novedoso.
Equipos de servicios
Da igual si los servicios son técnicos o no; todos compartís un objetivo común: ofrecer un elevado número de respuestas de calidad. Vuestro trabajo se basa en colas, así que lo más probable es que tengáis que alcanzar unas cuotas diarias o semanales.