Matriz de priorización para todo lo que hace el equipo
Visualiza la prioridad relativa de los proyectos de tu propio equipo y compárala con el trabajo solicitado por otros equipos.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
Hacer planes trimestrales y anuales que tengan el mayor impacto posible teniendo en cuenta los recursos disponibles.
Si te plantean problemas los conceptos de o del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.
Personas
3-6
Tiempo de preparación
30 min
Duración
60 min
Dificultad
Difícil
Ejecución de la estrategia
Hay cosas difíciles de hacer. Eso está bien siempre y cuando aceptes enfrentarte primero a lo más importante y trabajar a partir de ahí.
Materiales
Pizarra o papel de estraza
Rotuladores
Notas adhesivas
Fichas
Preparación
Antes de la sesión, rellena una tarjeta para cada unidad de trabajo que haya que priorizar. Puedes dividirlas como quieras: en tareas, historias de usuario, proyectos, iniciativas, etc., pero es mucho más fácil utilizar siempre una escala similar para poder compararlas.
Cada tarjeta debe describir los cuatro factores que hay que tener en cuenta:
- Descripción
- Resultado previsto
- Nivel de esfuerzo
- Riesgos y dependencias
POR EJEMPLO...
Sigue este patrón para cada una de tus tarjetas.
Paso 1
Preparativos (5 min)
Transmite la idea de que, aunque hay muchos equipos implicados, todos formamos parte de la misma empresa y tenemos un objetivo común.
Si tenemos esto cuenta a la hora de establecer prioridades, podremos llegar a un acuerdo sobre lo que puede ayudarnos o no a conseguir lo que nos hemos propuesto. De lo contrario, corremos el riesgo de competir entre nosotros y que se retrasen las cosas más importantes.
Paso 2
Configura la matriz (5 min)
Dibuja una cuadrícula de 2x2 en una pizarra o un papel y anota los objetivos principales de los equipos en la parte de arriba. Pon de nombre "Urgencia" al eje de abscisas y anota "Más pronto" en el extremo izquierdo y "Más tarde" en el extremo derecho. Luego, escribe "Impacto" como nombre del eje de ordenadas y anota "Bajo" en la parte inferior y "Alto" en la parte superior.
Escribe uno o dos de los objetivos más importantes del equipo en la parte superior de la matriz.
Consejo de experto
Encontrar el faro que os sirva de guía os será mucho más fácil si en el Monitor de estado tenéis una valoración verde para "percepción común". Si no es así, podéis seguir la estrategia Objetivos y resultados clave, Objetivos, señales y medidas o discurso de ventas antes de empezar a establecer prioridades.
Paso 3
Establece prioridades para el trabajo de tu propio equipo (20 min)
En grupo, pegad las tarjetas en el tablero colocándolas según su relación con las otras tarjetas en cuanto al impacto en los objetivos y la urgencia.
Comentad todos juntos la disposición de las tarjetas e id cambiándolas de sitio hasta que tengan una distribución uniforme en el tablero. Es normal empezar con todas las tarjetas en la parte superior izquierda, pero es fundamental ir repartiéndolas por el tablero.
Paso 4
Dibuja líneas de viabilidad (10 min)
Dibuja 2 arcos de arriba abajo del tablero para separar lo imprescindible, lo deseable y lo que seguramente no haréis.
Todo lo que esté en la parte superior izquierda debe hacerse. Ahí no debe haber nada que no sea imprescindible para alcanzar el objetivo.
Es probable que acabéis por descartar lo que esté en la parte inferior derecha. Esto no significa que no vaya a hacerse nunca, sino que deberá esperar hasta que hayáis terminado las cosas más importantes.
Intentad no asignar más del 40 % de la capacidad del equipo a lo imprescindible ni más del 30 % a lo deseable. Así tendréis margen para dar cabida a las peticiones de otros equipos y a los problemas críticos que puedan ir surgiendo.
Consejo de experto
Llegar a un acuerdo sobre lo que se puede aplazar o simplemente no hacer puede resultar incómodo. En estos casos, para rebajar la tensión puede ir muy bien que el grupo no pierda de vista el faro que os sirve de guía.
paso 5
Incorpora las peticiones (15 min)
Haceos estas preguntas a medida que vayáis estableciendo prioridades entre las peticiones de otros equipos y lo que vosotros ya tenéis sobre la mesa:
¿Los objetivos del otro equipo son críticos a nivel de empresa?
¿Qué impacto puede tener en el objetivo del otro equipo que no respondamos a su petición?
Una vez que hayáis analizado la petición, redibujad las líneas según lo que podáis lograr ahora. Si responder a lo que os pide el otro equipo supone poner en riesgo vuestro propio objetivo, hablad con ellos para valorar las opciones que hay.
Si los objetivos de los dos equipos son críticos, hablad con el equipo de liderazgo para saber si podéis contar con más gente.
Si el objetivo del otro equipo es crítico y el vuestro no, haced lo que os han pedido (en serio, ¡hacedlo!).
Y si ninguno de los objetivos es crítico, analizad detenidamente la situación y llegad a un acuerdo.
Consejo de experto
Sea cual sea el resultado de este ejercicio, aseguraos de comunicar las decisiones que toméis, los riesgos para alcanzar vuestros objetivos y los motivos en los que os habéis basado.
POR EJEMPLO...
Consulta una matriz de prioridades creada por uno de nuestros equipos.
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Seguimiento
Comunica los resultados de esta sesión al equipo completo del proyecto, a las partes interesadas y a cualquier otra persona cuyo trabajo pueda verse afectado. Explica por qué habéis dibujado las líneas donde están y los riesgos restantes.
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