Cartel de proyecto en acción
Material necesario
A distancia
Portátil
Herramienta de videoconferencias
Presencial
Portátil
Pantalla grande o proyector
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
¿Qué es un cartel del proyecto?
Un cartel del proyecto es una herramienta de planificación de proyectos que permite a tu equipo analizar el problema que intentas resolver, las posibles soluciones y cuál será el resultado final ideal de tu proyecto. El cartel de un proyecto no es algo que se haga de una vez. En cambio, es un documento que servirá de descripción general del proyecto y lo actualizarás a medida que avances. No tomes el nombre «póster de proyectos» demasiado al pie de la letra, no tienes que colgarlo en la pared. Sin embargo, debería ser muy visible y estar fácilmente disponible como referencia, como lo haría un póster real.
Ejecución de la estrategia
El cartel del proyecto es un documento vivo, no como las actas de constitución del proyecto. Actualízalo a medida que explores la conceptualización del problema, pongas a prueba las presuposiciones, valides las soluciones, recopiles feedback y, por supuesto, corrijas el rumbo del proyecto antes de seguir adelante.
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
El cartel se divide en 3 partes para respaldar la evolución de tu proyecto:
Espacio del problema: explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Sé claro al plantear los objetivos de tu proyecto y las posibles soluciones.
Validación de las suposiciones: identifica vacíos de conocimiento y riesgos. ¿Qué sabes y qué debes averiguar?
Preparación para la ejecución: visualiza la solución y establece un plan de proyecto.
Los carteles de proyecto se van rellenando en el transcurso de varias sesiones con tu equipo, así que no te apures ni intentes hacerlo todo de una vez. En la primera sesión, concéntrate en definir el problema y en fijar los objetivos de tu proyecto. Seguidamente, comparte tus hallazgos con los patrocinadores cuanto antes para recibir su feedback, que incorporarás a futuras sesiones a medida que avance el proyecto.
CÓMO DESARROLLAR CADA SESIÓN
Programa 60 minutos de trabajo con tu equipo. Recopila y comparte de antemano información relevante (p. ej.: observaciones procedentes de las pruebas con los usuarios, análisis, feedback de los clientes, estudios de mercado, etc.).
Empieza la primera sesión compartiendo la plantilla de cartel del proyecto con las instrucciones correspondientes. En futuras sesiones, puedes empezar (¡brevemente!) revisando lo que ha cambiado en el cartel.
Ve repasando con el equipo cada uno de los asuntos y asegúrate de que os ponéis de acuerdo en lo esencial en cada uno antes de pasar al siguiente. Si llegáis a un punto muerto o los miembros del equipo tienen ideas diametralmente opuestas, tomaos el tiempo necesario para analizar el problema en detalle y tratar de llegar a un consenso. Si esto no fuera posible, algún miembro del equipo deberá encargarse de realizar una tarea de seguimiento para recopilar más información y compartirla con todo el equipo.
En última instancia, puede que el propietario del proyecto a tiempo completo (p. ej., el gestor del proyecto) o el patrocinador ejecutivo tenga que zanjar las divergencias de opinión decidiendo el rumbo que habrá que seguir.
Si trabajas de forma remota con un equipo grande, considera la posibilidad de crear salas para grupos pequeños u organizar varias reuniones iniciales con grupos pequeños para que todos tengan la oportunidad de participar y hacerse oír.
A medida que vayáis resolviendo cada sección, enlazadlas a otros recursos del proyecto que surjan de otras estrategias que llevéis a cabo: el DACI, el lienzo de experiencias, los pros y contras, etc.
Consejo de experto:
Los carteles del proyecto son ideales para solucionar problemas complejos o aprovechar una oportunidad con muchas incógnitas. No te molestes en crear un cartel para proyectos pequeños.
2. Espacio del problema 5 min
La sección "Espacio del problema" recoge la razón de ser del proyecto. Esta sección debe incluir solo el grado de detalle suficiente para que alguien ajeno a tu equipo pueda entender por qué consideráis que se debe realizar el proyecto y cuáles son sus objetivos.
Esta sección se denomina "Espacio del problema", pero aquí también es recomendable exponer las posibles soluciones a ese problema.
Es probable que tengas que revisar el espacio del problema varias veces antes de que estés en disposición de pasar a la fase de ejecución. A medida que reciben feedback de los patrocinadores y las partes interesadas, los equipos suelen descubrir que no han estado planteando las preguntas adecuadas o que no han satisfecho las necesidades del cliente. Puede que también descubras que tus presuposiciones no eran del todo exactas.
Cuanto más feedback recibas sobre tu espacio del problema, mejor. Pide a las partes interesadas, a los altos cargos y a cualquier otra persona que consideres que tiene buenas ideas que dejen comentarios directamente en el documento de Confluence del cartel de tu proyecto. De esta forma, tendrás todas sus ideas en un solo lugar y tendrás un registro escrito para comprobarlo a medida que avances.
No te agobies. Actualizar y cambiar con frecuencia la sección de problemas del cartel del proyecto es normal. Vuelve a esta sección del cartel del proyecto y repasa las preguntas otra vez. (Y otra, y otra más; todas las veces que haga falta). Del mismo modo, es probable que las posibles soluciones que encuentre tu equipo cambien a medida que resuelvas tu problema central.
3. Validación 20 MIN
Definir el espacio del problema te obligará a realizar presuposiciones que deban ratificarse para que tu equipo y las partes interesadas puedan confiar en la solución. Al principio, esta sección del cartel constará de una lista de tareas pendientes. A medida que el proyecto vaya avanzando y vayáis registrando aquí vuestros hallazgos, ofrecerá un resumen general de las tareas de validación y de la información que hayáis recopilado.
La fase de investigación debería servir para confirmar (o refutar) la idoneidad de la solución y su prioridad relativa antes de seguir avanzando. Si no lo conseguís, puede que tengáis que revisar el espacio del problema o considerar más soluciones mediante una lluvia de ideas. No te desanimes: en el caso de proyectos enormes, puede llevar semanas, o incluso meses, completarlos.
A medida que la investigación vaya avanzando, actualiza esta sección con resúmenes de lo que habéis descubierto y enlaces a documentación de apoyo.
4. Preparación 15 min
Esta sección estará vacía cuando crees el cartel de proyecto, pero la iréis rellenando a medida que lleguéis a conclusiones sobre la solución, lo que queréis alcanzar y lo que necesitaréis para conseguirlo.
Esta sección se centrará en tu plan de proyecto. Implicar a varios miembros del equipo con distintas habilidades en la fase de "preparación" ayuda a que te asegures de captar todos los aspectos de lo que entregarás y desarrollar la importantísima percepción común.
Asegúrate de que el cartel del proyecto terminado (o semiterminado) esté guardado en un lugar central y de que todos los miembros de tu equipo puedan acceder a él fácilmente cuando vayas a trabajar. Este documento arroja luz sobre tu proyecto, ¡así que asegúrate de que todos puedan verlo!
Consejo de experto
Después de la sesión, comparte las lecciones aprendidas con tantos compañeros, colegas de profesión y amigos como sea posible. Además, pregúntales lo que aprendieron ellos. Verás lo útil que es.
POR EJEMPLO...
Echa un vistazo a este cartel de proyecto creado por el equipo de Confluence.
Seguimiento
Si no termináis el cartel del proyecto al final de la sesión, programa una sesión de seguimiento con el equipo para seguir trabajando en él. Asimismo, asegúrate de que reunirte con tu equipo cuando recibáis un feedback significativo de las partes interesadas. Según el tamaño del proyecto, el número de objetivos del proyecto o la cantidad de partes interesadas que necesiten dar su opinión a tu equipo, es posible que tengas que programar varias sesiones de seguimiento. No te preocupes, es más importante hacer las cosas bien que hacerlas rápido.
Variantes
Equipos de liderazgo 10 min
Solucionáis los problemas más generales con objetivos de proyecto más amplios y horizontes temporales más prolongados. Y, en cuanto comenzáis a seguir una metodología, implicáis a un mayor número de personas en la fase de ejecución. Dado que estáis ocupados tratando de priorizar los problemas que debéis solucionar, los carteles de proyecto de liderazgo son más bien estratégicos o visionarios, en vez de tener el carácter más táctico de los carteles que crearía un equipo del proyecto. Intenta mantener un enfoque más "general" aquí para evitar complicaciones.
Realizad esta estrategia dentro de un ciclo de planificación anual o fuera de las instalaciones y reservad 1,5-2 horas para ello. Efectuad parte de la investigación con antelación de forma individual para que podáis dedicar más tiempo durante la sesión a elaborar el cartel del proyecto propiamente dicho. Compartid el cartel con el resto de la organización en un documento estratégico anual.
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