MYOB + Atlassian
Nos clients sont au cœur de tous nos efforts, et Jira Planifications joue certainement un rôle central en nous aidant à obtenir les meilleurs résultats de livraison pour nos clients.
- Pratik Patil, Delivery Manager
Secteur
Internet et logiciels
Sites
Siège à Cremorne, Australie
Nombre d'utilisateurs
Plus de 1 700
Produits Atlassian
Apps
MYOB améliore la visibilité, la clarté et l'alignement à l'aide de Jira Planifications dans Jira
Au fur et à mesure que l'équipe Small Medium Enterprises (SME) de MYOB s'élargissait et devenait plus transverse, les processus de planification et de livraison de logiciels de l'entreprise ont commencé à rencontrer des difficultés de croissance. Le suivi et la gestion du travail d'un si grand nombre d'équipes et de projets devenaient de plus en plus complexes, et il n'existait aucun moyen de visualiser les projets, de suivre leur avancement ou de partager des mises à jour avec les parties prenantes de manière globale. En implémentant Jira Planifications dans Jira, l'équipe SME a acquis une visibilité de bout en bout sur les feuilles de route, les dépendances et les chronologies pour toutes les fonctions (et pas seulement pour la livraison technique). En travaillant à l'unisson pour atteindre ses objectifs communs, l'équipe a également découvert un nouveau moyen de réduire les risques et de générer encore plus de valeur pour ses clients.
MYOB fournit des outils de gestion d'entreprise de bout en bout et des solutions comptables pour les PME, les entreprises de taille intermédiaire et directement aux entreprises, ainsi qu'un réseau de comptables, d'aides-comptables et de consultants, en Australie et en Nouvelle-Zélande. Ces outils fournissent aux entreprises une meilleure visibilité sur leurs performances, ce qui permet à leurs employés d'avoir les bonnes conversations et de prendre les bonnes décisions. Mais la division SME de MYOB a dû faire face aux défis inévitables liés à une équipe transverse croissante, à de multiples domaines et à plus de 1 000 projets technologiques dans l'ensemble de l'entreprise.
Le service PME, la plus grande unité commerciale de l'entreprise, avait adopté Jira Cloud Premium pour la planification et le suivi des projets, et Confluence pour l'identification des besoins et la collaboration. Au fur et à mesure que le service se développait, il devenait nécessaire de suivre et de gérer le travail de nombreuses équipes, de consulter des projets de manière globale, de suivre leur avancement et de partager des mises à jour.
En implémentant Planifications dans Jira, l'équipe SME a obtenu une visibilité de bout en bout sur l'ensemble du processus de livraison et a découvert une nouvelle façon de maintenir la concentration des parties prenantes de l'organisation sur les mêmes objectifs et priorités. En bénéficiant de plus de visibilité et d'alignement, l'équipe a considérablement amélioré la planification et la livraison, une étape essentielle pour permettre à MYOB de développer sa clientèle, de conserver un avantage concurrentiel et d'aider encore plus d'entreprises à réussir.
Jira Planifications a amélioré la visibilité de l'ensemble du programme de travail et aide nos nombreuses équipes à aligner leurs plans de livraison, ce qui nous permet de mieux comprendre toutes les subtilités et les dépendances. »
Pratik Patil, Delivery Manager
Les difficultés de croissance exigent une solution de feuille de route plus sophistiquée
Lorsque le département SME de MYOB était plus restreint, les employés pouvaient facilement suivre toutes les tâches manuellement ou de se fier à leurs connaissances individuelles plutôt que de mettre à jour des artefacts. Cependant, au fur et à mesure que l'unité commerciale s'est étendue à plus de 450 employés transverses dans plus de 30 équipes et sept domaines, la planification et la livraison sont devenues de plus en plus compliquées.
La visibilité constituait l'un de ses plus grands défis. Il était essentiel pour l'équipe de disposer d'une vue complète, au niveau du programme, du travail, des dépendances ou des feuilles de route sur tous les secteurs verticaux. Sans vision globale, les équipes risquaient de perdre de vue la situation dans son ensemble et de se replier dans un travail cloisonné. Il était essentiel pour les parties prenantes, les dirigeants et les équipes de projet elles-mêmes de suivre clairement l'état des livrables et de savoir quand les tâches seraient terminées.
Pour résoudre ces problèmes, Pratik Patil, Delivery Manager, et son équipe ont commencé à rechercher une meilleure solution. Utilisateurs intensifs de Jira, ils se sont mis en quête de fonctionnalités inexploitées susceptibles de répondre à leurs besoins. Jira Planifications semblait une solution prometteuse. L'équipe a donc accepté de la mettre à l'essai dans son secteur des petites entreprises.
Conseil de pro de Pratik : identifiez des objectifs clairs pour ce que vous essayez de résoudre ou de réaliser en premier.
Les cibles les plus faciles à atteindre sont celles qui ont été d'emblée clairement définies. Avant d'implémenter ou de faire évoluer Jira Planifications, élaborez une définition claire de la réussite ou des problèmes que vous essayez de résoudre. Ensuite, utilisez ces informations comme boussole pour optimiser l'alignement et l'efficacité de toutes les parties prenantes.
[Jira Planifications] a également permis aux membres de l'équipe transverse de s'exprimer sur un pied d'égalité, puisque nous nous sommes davantage concentrés sur la prise en compte de l'expérience globale qui consiste à générer de la valeur ajoutée pour nos clients. »
Pratik Patil, Delivery Manager
Un projet pilote pose les bases pour plus de visibilité, de clarté et d'alignement
En intégrant Jira Planifications à sa réunion bimensuelle et transverse (appelée « Vertical Wall Walk »), l'équipe SME espérait valider l'ensemble des fonctionnalités et recueillir des commentaires avant de réaliser le déploiement à l'échelle de l'organisation.
Conseil de pro de Pratik : commencez simplement, puis étudiez une mise à l'échelle grâce à un projet pilote.
L'implémentation d'un nouvel outil ou le lancement d'une nouvelle initiative peuvent être intimidants, même pour les équipes les plus ambitieuses. Épargnez-vous du stress et réduisez les risques en démarrant à petits pas ou en lançant un projet pilote destiné à éprouver le concept et à obtenir des résultats rapides, que vous pourrez ensuite utiliser pour élaborer un business case et obtenir l'adhésion à une expansion.
L'équipe de Pratik a commencé par créer un plan dans Jira Planifications. Elle a établi une hiérarchie qui représentait la structure du programme de MYOB et permettait de visualiser facilement le plan. C'était particulièrement important pour voir les objectifs généraux, puis pour observer plus en détail les multiples initiatives au sein des équipes de projet individuelles, ainsi que les epics et les fonctionnalités qui composent chaque initiative.
Ensuite, les équipes de livraison ont intégré leurs projets individuels à Jira Planifications, ce qui leur a permis de consulter des informations transverses, notamment les calendriers de commercialisation et les dates de livraison. L'équipe SME a ensuite cartographié toutes les dépendances, y compris les dates de début et de fin, dans le but de créer des calendriers plus précis et plus complets.
Conseil de pro de Pratik : élaborez un plan transverse.
Invitez des équipes transverses, y compris des départements non techniques, à utiliser Jira Planifications ou à tirer parti de ses informations. Vous vous assurerez ainsi que les plans seront plus complets et plus précis, tout en aidant les autres à prendre de meilleures décisions.
Par exemple, lorsque MYOB crée une fonctionnalité, l'entreprise implique des chercheurs, des designers, des ingénieurs et des spécialistes de la commercialisation au processus et ajoute leurs tâches à Jira Planifications. Cette approche augmente la visibilité et permet à toutes les parties prenantes de rester alignées du début à la fin (pas seulement pendant les livraisons techniques), car elles œuvrent vers un objectif commun.
En une journée, l'équipe SME avait terminé la mise en place du projet pilote et avait déjà réalisé des progrès en termes de visibilité de bout en bout sur tous les services, de traitement plus rapide des risques et de collaboration afin de générer encore plus de valeur ajoutée pour ses clients.
Nous voyons désormais quand des tâches risquent de prendre du retard, et sommes en mesure de discuter des choses importantes avec les personnes et les équipes. »
Pratik Patil, Delivery Manager
Jira Planifications améliore un rituel d'équipe de longue date
Une fois la configuration terminée, l'équipe de Pratik a commencé à utiliser Jira Planifications lors de la réunion bimensuelle de son équipe SME. Le rituel réunit des membres d'équipes transverses (direction exécutive, livraison de produits, ventes, marketing, support, ingénierie, responsables technologiques et architectes) pour examiner l'avancement des projets. Ensemble, ils passent en revue la vision du portefeuille, en discutant des initiatives en cours, des prochains moments forts du marché et des points à retenir des versions précédentes.
Conseil de pro de Pratik : intégrez Jira Planifications aux rituels pour tenir à jour et synchroniser les membres des équipes et les données.
Comme de nombreux outils et fonctionnalités, Jira Planifications se révèle particulièrement utile lorsqu'il est tenu à jour et utilisé régulièrement. L'intégration de la solution dans les rituels d'équipe rappelle simplement aux membres de mettre à jour les projets avec les informations les plus récentes et les plus précises.
Quand l'équipe SME a commencé à tirer parti de Jira Planifications pour sa réunion bimensuelle, elle a découvert plusieurs fonctionnalités très utiles. Tout d'abord, la vue unique au niveau du programme fournissait un aperçu des objectifs généraux et permettait d'examiner plus en détail des flux de travail spécifiques plus restreints. Les cadres dirigeants appréciaient d'avoir une vue d'ensemble, tandis que d'autres personnes travaillant sur la stratégie et l'implémentation préféraient voir toutes les informations. Le filtrage par équipe individuelle leur a permis de voir ce sur quoi chaque équipe travaillait. La création de plans propres à des projets et à des programmes a également permis de définir des dépendances pour chacun et de réduire les risques.
De plus, l'équipe a apprécié d'avoir plus de visibilité sur les dates de début et de fin, de voir les dates agrégées en un coup d'œil (surtout en cas d'incertitude quant aux dates exactes), et de bénéficier de repères visuels pour les dates importantes à venir. Les moments forts du marché (marqueurs, étapes importantes ou dates de livraison représentés sur la chronologie) et les marqueurs dotés d'un code couleur permettaient d'alerter les membres de l'équipe si des étapes importantes étaient à risque ou si certaines tâches n'étaient pas alignées avec une date de livraison.
Grâce à une meilleure compréhension des délais et des dépendances, l'équipe pouvait se concentrer sur les bonnes priorités et donner l'alerte si des projets prenaient du retard ou tournaient mal. « Jira Planifications a amélioré la visibilité de l'ensemble du programme de travail et aide nos nombreuses équipes à aligner leurs plans de livraison, ce qui nous permet de mieux comprendre toutes les subtilités et les dépendances », explique Pratik. « L'outil a également permis aux membres de l'équipe transverse de s'exprimer sur un pied d'égalité, puisque nous nous sommes davantage concentrés sur la prise en compte de l'expérience globale qui consiste à générer de la valeur ajoutée pour nos clients. Nous voyons désormais quand des tâches risquent de prendre du retard, et sommes en mesure de discuter des choses importantes avec les personnes et les équipes. »
« Les meilleurs résultats de livraison pour nos clients »
Le projet pilote Jira Planifications mis en place par MYOB au sein de l'équipe SME a atteint tous ses objectifs et bien plus encore. L'entreprise bénéficie désormais d'une clarté, d'une visibilité et d'un alignement nettement supérieurs au sein des services responsables de la livraison, des produits et de l'ingénierie, ainsi que dans l'ensemble de l'organisation. Avec le niveau d'informations assimilables dont ils disposent à portée de main, les utilisateurs, les parties prenantes et les dirigeants sont convaincus de pouvoir collaborer efficacement afin de prendre les meilleures décisions pour leurs clients.
Au fur et à mesure que MYOB étend l'utilisation de Jira Planifications à d'autres équipes, l'entreprise anticipe comment les fonctionnalités pourraient encore mieux répondre aux besoins de ses employés et clients. Comme le dit Pratik : « Nos clients sont au cœur de tous nos efforts, et Jira Planifications joue certainement un rôle central en nous aidant à obtenir les meilleurs résultats de livraison pour nos clients. »