Atlassian s'efforce d'aider les équipes à mieux travailler, y compris les nôtres. Ainsi, lorsque Ron Romain, responsable de programme pour le département Cloud Foundations d'Atlassian, a eu besoin de visibilité sur le travail d'une division composée de centaines d'ingénieurs, il s'est tourné vers la fonctionnalité Advanced Roadmaps de Jira Software.
Les Advanced Roadmaps aident à résoudre un défi majeur pour les organisations ayant des équipes distribuées : la capacité d'obtenir des informations de l'ensemble des équipes pour une planification et un suivi plus efficaces. Ron Romain devait organiser et planifier le travail de plusieurs équipes, notamment comment, quand et quel travail serait livré. Pour cela, il avait besoin d'une vue standard des projets et des priorités de son équipe.
L'équipe de Ron Romain comptait sept flux de travail distincts avec leur propre plan, soutenus par quatre à six équipes pour chaque flux de travail. Chaque plan avait été conçu autour d'epics Agile ou de corpus de travail décomposés en tâches « user story » spécifiques. Il avait besoin de visibilité sur ces epics pour comprendre les dépendances et savoir si le travail était sur la bonne voie ou présentait des risques. Il souhaitait également que ses équipes disposent de workflows cohérents dans ces plans, avec transparence et contexte, afin que tout membre de l'équipe puisse identifier les travaux en cours et les goulots d'étranglement.
Cependant, les informations étaient stockées au sein de plusieurs équipes et dans différents outils. Les équipes de Cloud Foundations travaillaient sur des dizaines de projets Jira Software, créaient des pages Confluence pour le contexte et utilisaient des feuilles de calcul pour créer des rapports. Ron Romain pouvait donner un sens aux données détenues dans différents projets et outils, mais il avait du mal à obtenir une vue unique et globale parmi de nombreuses équipes différentes travaillant sur de nombreux projets différents. Il était donc difficile de suivre le statut et l'avancement des équipes.
« Nous avions en fait différentes versions de référence qui circulaient parce qu'elles étaient intégrées à des moments différents et avec des découpages ou des instantanés de travail légèrement différents », explique Ron Romain. « Cela a entraîné un manque de visibilité pour l'ensemble du groupe, car nous n'avions pas cette source de référence unique. »
Ron Romain s'est tourné vers la fonctionnalité Advanced Roadmaps de Jira Software, qui aide les équipes à élaborer un plan, à avoir une vue d'ensemble, à suivre l'avancement et à partager facilement les données avec les parties prenantes. La fonctionnalité Advanced Roadmaps fournit désormais à son équipe une hiérarchie visuelle cohérente avec une vue d'ensemble du travail effectué par les différentes équipes. Elle indique en détail si le travail est en bonne voie ou s'il présente des risques, les priorités à venir, les dépendances, etc.
De plus, cette fonctionnalité permet aux équipes Cloud Foundations de tirer parti de la catégorisation pour une meilleure visibilité et un meilleur suivi. Des étiquettes et des champs personnalisés peuvent ainsi être utilisés pour établir des catégorisations en fonction de l'équipe, du pilier stratégique, du calendrier, etc.
« Le fait d'avoir une vue cohérente des étiquettes et des champs personnalisés permet d'avoir une vision cohérente de toutes nos équipes dans Cloud Foundations », explique Ron Romain.
En résumé, Advanced Roadmaps apporte à Ron Romain et à son équipe les avantages suivants :
Les équipes passent plus de temps à faire et moins de temps à rendre des comptes
Les filtres et les vues enregistrées fournissent différents instantanés basés sur les données en temps réel de Jira Software. Avant d'utiliser Advanced Roadmaps, le département Cloud Foundations devait extraire des données de nombreuses sources. Désormais, lorsque les équipes de Ron Romain reçoivent une demande de la part des parties prenantes pour afficher différents aperçus, elles peuvent facilement les récupérer à partir des Advanced Roadmaps.
Planification dynamique
Lorsque Cloud Foundations a fait l'objet d'une réorganisation, Ron Romain a réussi en un peu plus d'une heure à transférer ses anciennes données de planification dans ses nouveaux plans, simplement en ajustant les filtres Advanced Roadmaps. « Je n'ai pas besoin d'accéder à tout un tas de pages, de rapports ou de feuilles de route dans Confluence pour les changer », explique-t-il. « J'ai simplement changé les filtres JQL qui contrôlaient mes feuilles de route avancées. »
Grâce à Advanced Roadmaps, Ron Romain peut désormais élaborer une feuille de route basée sur le travail provenant de plusieurs tableaux, projets et filtres Jira. Des niveaux hiérarchiques supplémentaires peuvent être créés au-dessus du niveau epic, ce qui lui permet de connecter des epics de différentes équipes ou projets Jira à une seule fonctionnalité. De plus, Advanced Roadmaps permet de créer différentes versions d'un plan.
Des vues/publics variables pour les rapports
L'étiquetage et les champs personnalisés dans Advanced Roadmaps aident Ron Romain à réorganiser facilement les données de différentes manières. « Lorsque certaines de mes parties prenantes principales me posent une question différente, je peux consulter les données existantes dont nous disposons et leur fournir ces informations sans interrompre mes équipes », explique-t-il. Voici un exemple de rapport Advanced Roadmaps que Ron Romain peut créer en utilisant des piliers stratégiques pour différentes équipes afin de comprendre combien de temps est consacré à un OKR spécifique.
Astuces pour utiliser des Advanced Roadmaps comme Atlassian
L'expérience de Ron Romain avec les Advanced Roadmaps lui a appris quelques éléments clés :
Commencer modestement, puis ajouter de la complexité
Afin d'obtenir de la valeur le plus rapidement possible, Ron Romain a travaillé avec ses équipes pour élaborer une feuille de route d'initiative « big rock » pour l'année. Cela leur a permis de communiquer les travaux en cours correspondant à des objectifs spécifiques (via des étiquettes). Au début du trimestre suivant, les équipes ont transformé leurs initiatives prévues en epics et ont ajusté le plan selon les besoins. Cela a permis de créer une carte claire du travail de chaque équipe et des délais d'exécution.
Une fois l'alignement établi, les équipes ont ajouté des dépendances dans Advanced Roadmaps qui ont mis en évidence les risques liés à la livraison, la complexité du travail et la capacité de l'équipe. Cela a permis de savoir si les équipes étaient surchargées ou sous-utilisées et de comprendre où étaient les priorités.
Intégrer dans les rituels d'équipe
Afin d'implémenter Advanced Roadmaps pour l'ensemble du département Cloud Foundations, il était important de l'utiliser dans les rituels d'équipe. Cela a encouragé les membres de l'équipe à effectuer des mises à jour. Lorsque les équipes se sont rencontrées pour des réunions de planification du sprint et ont eu besoin de communiquer leurs priorités et leurs dépendances, elles se sont tournées vers leur plan Advanced Roadmaps.
Transformer les Advanced Roadmaps en source de référence unique
Ron Romain a veillé à ce qu'Advanced Roadmaps soit utilisé comme source de référence unique pour toute communication ou transmission de rapports aux parties prenantes. Il a utilisé des modules complémentaires tels que Google Sheets for Jira pour extraire les données d'Advanced Roadmaps et de Jira Software, ce qui lui a permis d'afficher les données dans les formats/rapports demandés par les parties prenantes. Cela a considérablement réduit le temps nécessaire à la création de rapports et a permis de disposer d'une source unique pour tout ce qui concerne la planification.
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