Cartographie des dépendances

Accueillez l'équipe et explorez chaque section de la feuille de travail :

Systèmes concernés : identifiez les systèmes (en amont et en aval) qui affecteront votre travail ou seront affectés par celui-ci. Essayez d'être aussi exhaustif que possible lorsque vous renseignez la fiche, aucun impact n'est négligeable. Vous continuerez à utiliser la cartographie des dépendances tout au long du projet. Veillez donc à bien noter tous les détails concernant chaque système concerné.

Risques et mesures de limitation : réfléchissez et listez tous les risques liés au projet. Par exemple, il peut s'agir d'une insuffisance en termes de budget ou de matériel, de congés à venir, de changements de direction ou de problèmes logistiques. Après avoir listé ces risques, vous élaborerez un plan pour les limiter.

Boucles de feedback : voyez cette étape comme le plan d'action qui permettra de gérer les dépendances et les risques que vous venez d'identifier. Chacune de ces sections comprend un espace où indiquer le nom du propriétaire de la dépendance ou du risque. Ici, vous réunirez ces personnes selon une récurrence de feedback (hebdomadaire ou mensuelle, par exemple) et vous pourrez insérer toutes les notes pertinentes. L'objectif est de s'assurer que les informations circulent librement entre les équipes concernées.

À présent, il est temps de remplir la fiche de cartographie des dépendances.

En équipe, réfléchissez et documentez tous les systèmes concernés par votre travail. Après avoir établi une liste exhaustive, précisez les informations suivantes pour chaque élément :

• Propriétaire : l'équipe et/ou le point de contact principal pour le système.
• Type d'impact : en quoi votre travail est lié à ce système.
• Description de l'impact : informations permettant de développer une vision commune au sein de l'équipe et des parties prenantes.

Si vous avez besoin de plus d'espace, n'hésitez pas à étendre votre documentation au-delà de la fiche de cartographie des dépendances. Par exemple, votre équipe pourrait souhaiter inclure des informations supplémentaires dans un document séparé afin que les parties prenantes puissent facilement se tenir au courant.

Le moment est venu d'évacuer toutes vos pires appréhensions pour ce projet. Donnez 3 à 5 minutes à chacun pour réfléchir individuellement aux risques, puis demandez à chaque personne de les partager avec le groupe. Documentez les risques convenus dans la fiche de cartographie des dépendances. Faites apparaître les informations suivantes :

• Risque : tout élément susceptible de retarder le projet.
• Niveau d'impact : élevé, moyen ou faible.
• Plan d'atténuation : comment réagir si ce risque devient réalité.
• Propriétaire : membre de votre équipe de projet désigné comme responsable du plan d'atténuation.

La colonne propriétaire sur la cartographie des dépendances est extrêmement importante. Assurez-vous que la gestion de chaque risque est confiée à la bonne personne, une personne expérimentée dans le domaine en question et dotée d'un fort esprit d'appropriation.

Souvenez-vous : rien n'est exclu. Il vaut mieux discuter des risques en amont et mettre en place un plan que de réaliser certaines choses pour la première fois lors d'une phase critique du projet.

Maintenant que vous avez mis à nu la toile complexe des dépendances de votre projet, le moment est venu de les gérer de façon proactive. Repensez à tous les risques et toutes les dépendances que vous avez soulignés et identifiez pour chacun les éléments suivants :

• Partie prenante : la personne avec laquelle vous allez établir un partenariat pour garantir l'alignement.
• Cadence de revue : hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
• Notes sur le feedback et actions : communiquez des mises à jour après vos échanges hebdomadaires, mensuels ou trimestriels avec les parties prenantes.

Certains de vos plans d'impacts des dépendances ou d'atténuation des risques peuvent nécessiter plus de temps pour la recherche ou le développement. Assignez ces derniers en tant qu'actions dès maintenant et documentez-les dans cette section.