Compromis en action
Une équipe de design web à distance utilise Trello pour discuter de ses compromis sur un projet à venir.
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
Des étudiants d'une école de commerce utilisent Miro pour discuter des compromis qu'ils feront sur un projet de groupe.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir le modèle)
En personne
Espace de réunion
Tableau blanc ou grande feuille de papier
Post-its
Marqueurs
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparez votre pratique 10 min
Si votre équipe travaille à distance, commencez par créer un document ou un espace collaboratif. Un tableau Trello est parfait pour cela. Vous pouvez utiliser le modèle fourni si vous le souhaitez, ou créer votre propre modèle.
Si votre équipe est présente sur site, commencez par trouver un tableau blanc ou une grande feuille et disposez des post-its et des marqueurs dans une salle de réunion.
Ensuite, créez une liste des compromis dans votre tableau Trello ou dans votre document et ajoutez les contraintes ou les variables dont votre équipe doit tenir compte pour travailler sur ce projet.
Ensuite, ajoutez cinq listes numérotées au tableau ou au papier : 1, 2, 3, 4 et 5, 1 étant la plus flexible et 5 la moins flexible.
Enfin, ajoutez cinq colonnes numérotées au tableau ou sur la feuille : 1 étant le plus flexible, 2, 3, 4 et 5 étant le moins flexible.
CONSEIL : TRIPLE CONTRAINTE
Les compromis les plus courants entre les projets et les secteurs sont les suivants :
- Durée
- Périmètre
- Coût
EXEMPLE : LISTE DES COMPROMIS
Voici quelques compromis qu'une équipe de design web pourrait peser pour un projet à venir.
2. Préparez le terrain 5 min
Informez l'équipe des points suivants au début de la réunion :
- L'objectif de cette session est de s'entendre sur les priorités du projet, de sorte que lorsque nous devons faire des compromis, nous sommes d'accord sur la façon de les faire.
- Tout le monde devrait s'appuyer sur son expérience au cours des projets passés pour éclairer ses recommandations.
Mettre tout le monde sur la même longueur d'onde dès le départ contribue au bon déroulement de la réunion. Vous devrez peut-être aussi vous assurer que tout le monde comprend le processus que vous allez suivre. Ne présumez pas que tout le monde a déjà fait une analyse des compromis !
3. Flexibilité 10 min
Demandez à chaque membre de l'équipe d'ajouter une carte ou un post-it pour chaque compromis sur une échelle de 1 à 5. Les cartes ou les post-its classés « 1 » sont les compromis les plus flexibles et ceux notés « 5 » sont les moins flexibles.
Un compromis flexible peut être négocié afin que l'équipe puisse se concentrer sur des priorités plus importantes. Par exemple :
- S'il n'y a pas de date limite pour le projet, le temps est égal à 1. Les autres tâches sont prioritaires, même si elles nécessitent une prolongation de la chronologie.
- Si le budget est strict, le coût est de 5. Il ne peut pas augmenter, même si cela signifie que cela prend plus de temps ou qu'il faut réduire le périmètre.
Veillez à ce que les membres de l'équipe inscrivent leur nom sur leur évaluation afin que chacun sache comment les différents membres de l'équipe envisagent les compromis. L'idée n'est pas d'interpeller les gens, mais de favoriser une discussion ouverte sur les raisons pour lesquelles un compromis donné obtient la note qu'il obtient. Par exemple, quelqu'un pourrait avoir des informations sur les raisons pour lesquelles les coûts devraient être moins flexibles et ces informations devraient être partagées (c'est la prochaine étape !).
CONSEIL : INTERDÉPENDANCES
Les compromis ont une relation d'interdépendance. Consacrer plus de temps et d'efforts à l'un d'entre eux se fait souvent au détriment d'un autre.
4. Discutez 20 MIN
Une fois que tout le monde a donné sa note initiale, examinez où se situent les compromis sur votre échelle de 1 à 5. Discutez des thèmes clairs ou des points communs lorsque plusieurs membres de l'équipe ont attribué la même note à un compromis.
Passez ensuite à tous les compromis avec des notes différentes. Expliquez les raisons du placement de chaque membre de l'équipe et prenez note de tout commentaire utile.
CONSEIL : INFLEXIBLE
Si tous les compromis se trouvent dans la liste « Le moins flexible », demandez :
- Lequel a le plus d'avantages pour le client ?
- Lequel s'aligne le plus sur les valeurs de l'entreprise ?
Si tout est prioritaire, rien ne l'est. Les hiérarchies nécessitent souvent des choix difficiles.
5. Mettez à jour 5 min
Au fur et à mesure que vous discutez des compromis et parvenez à un consensus sur leur flexibilité, déplacez les cartes ou les post-its dans la liste appropriée pour refléter les compromis actualisés.
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EXEMPLE : LA FIN
Voici un exemple d'une session de compromis capturée sur Miro, après que l'équipe a trouvé un consensus.
Suivi
Documentation
Capturez les informations de ce scénario dans un espace de partage de fichiers, tel qu'un espace Confluence, que l'équipe et les parties prenantes peuvent voir et réexaminer si des questions sur les compromis surviennent. Cela peut aider à réduire le nombre de questions inutiles et les allers-retours plus tard.
Réexaminez
Revenez sur ce scénario si de nouvelles informations apparaissent et que vos priorités doivent changer. Lancez ce scénario régulièrement pour que l'équipe reste alignée sur les compromis. Les grands groupes ou les équipes hybrides et à distance ont particulièrement plus de chances de voir leurs priorités diverger.
Variations
ÉQUIPE DE DIRECTION
Si votre équipe de direction a le dernier mot sur les compromis à faire dans le projet, exécutez le scénario avec les responsables du projet ou les parties prenantes métier plutôt qu'avec l'équipe qui effectue le travail.
Si votre équipe a le dernier mot à dire en matière de compromis, vous pourrez tout de même envisager de gérer le scénario avec la direction, d'exécuter les équipes séparément et de comparer les résultats. Cela pourrait mettre en évidence d'importants points de déconnexion.
Parcourez le tableau
Au lieu de procéder personne par personne, passez en revue votre tableau de travail tâche par tâche. Commencez par les tâches bloquées et discutez de la manière de les débloquer. Ensuite, passez en revue chaque tâche restante pour discuter de la façon de les finaliser.
Un à la fois
Plutôt que de discuter de tous les compromis en même temps, présentez-les un par un et discutez de chaque classement avant de passer au suivant pour attirer l'attention. Il peut être intéressant de voir comment ou si vos classements changent à mesure que de nouveaux compromis sont ajoutés.
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