Affiche de projet en action
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Ordinateur portable
Outil de vidéoconférence
En personne
Ordinateur portable
Grand écran ou projecteur
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Une affiche de projet, qu'est-ce que c'est ?
Une affiche de projet est un outil de planification de projet qui permet à votre équipe de réfléchir au problème que vous essayez de résoudre, aux solutions possibles et au résultat final idéal de votre projet. Vous ne pouvez pas la réaliser en une fois. Il s'agit plutôt d'un document qui fournira un aperçu du projet, et que vous mettrez à jour au fur et à mesure de votre avancement. Ne considérez pas le nom « affiche de projet » trop littéralement : vous ne devrez pas l'accrocher au mur. Mais à l'instar d'une affiche à proprement parler, elle doit être bien visible et facilement accessible à titre de référence.
Déroulement du scénario
Contrairement à une charte de projet, une affiche de projet est un document vivant. Modifiez-la à mesure que vous explorez le domaine du problème, remettez vos hypothèses en question, validez des solutions et recueillez du feedback. Rectifiez-la avant d'avancer.
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 15 min
L'affiche est divisée en trois parties pour appuyer l'évolution de votre projet :
Domaine du problème : expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Soyez clairs sur les objectifs de votre projet et les solutions possibles.
Validation des hypothèses : identifiez les lacunes dans les connaissances et les risques. Que savez-vous déjà ? De quelles informations avez-vous besoin pour confirmer ou infirmer vos hypothèses ?
Préparation à l'action : visualisez la solution et élaborez un plan de projet.
Les affiches de projet s'enrichissent au fil des sessions en équipe, donc ne cherchez pas à la terminer en une fois. Lors de la première session, tentez de définir le problème et de fixer les objectifs de votre projet. Ensuite, communiquez vos conclusions aux sponsors du projet dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.
DÉROULEMENT DES SESSIONS
Prévoyez 60 minutes avec votre équipe. Collectez et communiquez à l'avance toute information pertinente (par exemple, notes issues des tests utilisateurs, analyses, feedback client, étude de marché, etc.).
Débutez la première session en distribuant le modèle d'affiche de projet et en donnant les instructions. Lors des sessions suivantes, vous pourrez commencer par (rapidement !) passer en revue les modifications apportées à l'affiche.
Parcourez les différents points avec votre équipe en veillant à vous mettre d'accord sur chacun d'entre eux avant de passer au suivant. Si vous êtes bloqués, ou si des membres de l'équipe ne partagent pas les mêmes idées, prenez le temps d'en discuter pour trouver un consensus. Si ce n'est pas possible, un membre de l'équipe devra assurer un suivi pour recueillir plus d'informations et les communiquer à l'ensemble de l'équipe.
Finalement, le propriétaire à temps plein du projet (c'est-à-dire le chef de projet) ou le sponsor exécutif pourrait avoir à trancher les divergences d'opinions en décidant de la voie à suivre.
Si vous travaillez à distance avec une grande équipe, pensez à créer des salles de discussion ou à organiser plusieurs réunions de lancement en plus petits groupes, afin que chacun puisse contribuer et se faire entendre.
Lorsque vous parcourez chaque section, référez-vous à d'autres artefacts issus d'autres scénarios que vous rejouez peut-être : Framework DACI, Canevas d'expérience, Curseurs de la négociation, etc.
Conseil de pro :
Les affiches de projet sont particulièrement indiquées pour résoudre des problèmes complexes ou saisir des opportunités comportant beaucoup d'inconnues. Ne vous embêtez pas à créer une affiche pour vos petits projets.
2. Le domaine du problème 5 min
La section « Domaine du problème » comporte des informations sur la raison d'être du projet. Elle doit inclure suffisamment de détails pour que les personnes extérieures à l'équipe puissent comprendre la raison de cette initiative et les objectifs de votre projet.
Cette section s'intitule « Domaine du problème », mais vous pouvez également y présenter les solutions potentielles à ce problème.
Vous allez certainement revoir ce domaine plusieurs fois avant de passer à l'action. À mesure qu'elles recueillent du feedback auprès de leurs sponsors et de leurs parties prenantes, les équipes réalisent souvent qu'elles n'ont pas posé les bonnes questions ou qu'elles ne répondent pas aux besoins des clients. Vous pourriez aussi vous apercevoir que vos hypothèses n'étaient pas tout à fait exactes.
Plus vous obtiendrez de feedback sur le domaine de votre problème, mieux ce sera. Demandez aux parties prenantes, aux dirigeants et à toute autre personne qui, selon vous, possède les connaissances nécessaires pour laisser des commentaires directement dans le document Confluence de l'affiche de votre projet. De cette manière, toutes leurs idées seront regroupées au même endroit, et vous garderez une trace écrite à consulter au fur et à mesure de votre avancement.
Pas de panique. Il est normal de mettre à jour et de modifier fréquemment la section de votre affiche de projet liée au problème. Retournez à cette section et répondez à nouveau aux questions. (Retournez-y autant de fois qu'il le faudra.) De même, les solutions potentielles proposées par votre équipe évolueront probablement au fur et à mesure que vous aborderez le problème principal.
3. Validation 20 MIN
Définir le domaine du problème vous oblige à émettre des hypothèses qui requièrent une validation ; ainsi, votre équipe et vos sponsors auront confiance en votre solution. À la base, cette partie de l'affiche correspond à une liste de tâches à accomplir. À mesure que le projet évoluera et que vous noterez vos observations dans cette section, vous obtiendrez une vue d'ensemble de votre démarche de validation et des informations que vous aurez récoltées pour étayer vos hypothèses.
Vos recherches devraient vous permettre de confirmer (ou d'infirmer) la solution potentielle et sa priorité relative avant d'aller plus loin. Si vous n'y parvenez pas, il vous faudra sans doute réexaminer le domaine du problème ou réfléchir à d'autres solutions. Ne vous découragez pas : pour les projets de grande envergure, ce travail peut prendre des semaines, voire des mois.
À mesure que vos recherches progressent, enrichissez cette section avec des résumés de vos observations et des liens vers de la documentation complémentaire.
4. À vos marques, prêts… 15 min
Lorsque vous travaillerez sur votre affiche de projet pour la première fois, cette section sera vide ; vous commencerez uniquement à la remplir à partir du moment où vous aurez formulé des conclusions quant à la solution à mettre au point, à une version idéalisée du livrable et aux efforts à déployer pour livrer.
Cette section permet de mettre en avant le plan de votre projet. En impliquant plusieurs membres de l'équipe avec des compétences diverses dans la phase de préparation, vous mettez toutes les chances de votre côté pour envisager tous les aspects de votre livraison et pour développer une compréhension commune indispensable à votre équipe.
Veillez à ce que votre affiche de projet terminée (ou semi-terminée) soit conservée dans un emplacement central et qu'elle soit facilement accessible à tous les membres de votre équipe. Ce document est le fil conducteur de votre projet, alors assurez-vous que tout le monde puisse le consulter !
Astuce
Après la session, partagez les ENSEIGNEMENTS que vous avez tirés avec autant de pairs, de collègues et d'amis que possible. Demandez-leur aussi ce qu'ils ont appris. Une véritable chaîne sans fin !
PAR EXEMPLE…
Découvrez une affiche de projet créée par l'équipe Confluence.
Suivi
Si votre affiche de projet n'est pas complète à l'issue de la session, planifiez une session de suivi avec votre équipe pour continuer votre travail. Par ailleurs, veillez à vous réunir en équipe à chaque fois que vous aurez recueilli du feedback important de la part des parties prenantes. En fonction de la taille de votre projet, du nombre d'objectifs fixés ou du nombre de parties prenantes qui ont besoin de faire part de leur feedback à votre équipe, vous devrez peut-être planifier plusieurs sessions de suivi. C'est tout à fait normal, il est plus important de bien faire les choses que de les faire rapidement.
Variations
Équipes de direction 10 min
Vous résolvez des problèmes de plus grande envergure associés à des objectifs de projet plus vastes et avec une visée à plus long terme. Une fois que vous décidez d'une approche, davantage de personnes sont impliquées dans l'exécution tactique. Comme vous cherchez à définir quels problèmes vous allez résoudre en priorité, vos affiches sont plus stratégiques ou visionnaires que celles des équipes de projet, qui sont quant à elles plus tactiques. Essayez de conserver une vue d'ensemble pour garder le cap.
Exécutez ce scénario dans le cadre d'un cycle de planification annuel ou hors site, et prévoyez entre 1,5 et 2 heures. Effectuez quelques recherches individuelles au préalable pour pouvoir avancer le plus possible dans l'élaboration de votre affiche de projet pendant la session. Transmettez votre affiche à l'organisation tout entière en la présentant comme une stratégie qui s'étendra sur 12 mois.
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