Devi essere in grado di spiegare cosa sta cambiando e, soprattutto, perché. Quando le persone riescono a capire i motivi per cui hai preso una determinata decisione, la probabilità che la accettino aumenta notevolmente. Inoltre, non dimenticare di includere l'impatto che la modifica avrà sul tuo pubblico di destinazione. In alcuni casi sarà elevato, mentre in altri potrebbe non essere percepito. Tuttavia, tenere conto dell'esperienza dei destinatari è l'aspetto più importante della pianificazione per una gestione delle modifiche efficace.

Cosa vuoi comunicare alle persone che saranno interessate dalla modifica? In che modo puoi aumentare la loro fiducia nel tuo team e nel tuo piano? Quali sono i tuoi inviti all'azione per questi destinatari? Un messaggio conciso che arrivi al tuo pubblico risulterà molto efficace.

È probabile che ci siano diversi modi per comunicare con il tuo pubblico: e-mail, chat, riunioni, appunti e persino poster in ufficio. Ciò che conta è ottimizzare l'utilizzo di ogni canale che hai a disposizione per comunicare la modifica. Ricorda: non tutti utilizzano le informazioni allo stesso modo, quindi assicurati di scegliere i canali che saranno utilizzati dal tuo pubblico.

A seconda dell'entità della modifica, ti consigliamo di pianificare con largo anticipo. Inoltre, potresti non voler comunicare tutto ciò che riguarda la modifica in una sola volta. La pianificazione per la gestione delle modifiche distribuita nel corso di settimane, mesi e oltre ti aiuterà a creare un'esperienza di gestione delle modifiche ottimale per il tuo pubblico.