Innanzitutto, i team devono poter comunicare al team di gestione delle modifiche che è prevista l'implementazione di una modifica che coinvolgerà i clienti per consentire al team di pianificare le attività di conseguenza. Il team o il reparto responsabile della modifica dovrà inviare una richiesta di modifica. Per semplificare la ricezione delle richieste, puoi utilizzare ad esempio un modulo Google, SmartSheet, indirizzi e-mail dedicati o un canale Slack e così via. Utilizza la tabella per spiegare ai team quando è necessario inviare le richieste di modifica, quali elementi dovranno fornire e cosa aspettarsi dopo l'invio della richiesta.

Questa tabella è pensata per consentire al team di valutazione di illustrare la modalità di classificazione delle richieste in base al rischio e all'impatto sui clienti. Puoi mostrare, come nell'esempio Zendesk, in che modo ciascun livello di impatto sui clienti influirà sui reparti dedicati all'esperienza clienti, alle relazioni con il pubblico e ai servizi finanziari oppure personalizzare il modello come più preferisci. Più elevato è l'impatto, maggiori saranno il lead time e l'attenzione data alle modifiche con influenza più elevata. Occorre valutare anche le modifiche simili applicate in precedenza.

Qui puoi indicare i ruoli chiave per ciascun livello, chi si occuperà della revisione delle presentazioni e dell'approvazione. C'è anche spazio per indicare chi gestirà la comunicazione con i clienti a ogni stadio. Fornisci degli esempi per ogni livello per fare in modo che le parti interessate si facciano un'idea più chiara di cosa aspettarsi.

Prendendo in considerazione le informazioni inserite nelle tabelle descritte sopra, scegli il piano di comunicazione da utilizzare nei 3-12 mesi successivi. La tabella contiene le scadenze di ogni scenario per aiutarti a pianificare in anticipo ed evitare corse dell'ultimo minuto.