Per evitare confusione, inizia la lettera congratulandoti con il dipendente e aggiungendo il suo nome completo, il nuovo titolo di lavoro e la data in cui la promozione e il nuovo ruolo saranno effettivi. Ciò è particolarmente importante se ci sono più dipendenti con nomi simili. Inoltre, anche le qualifiche possono essere simili, quindi è utile scrivere la qualifica per esteso.

Ogni dipendente vuole essere apprezzato e riconosciuto per il duro lavoro, le competenze e l'impegno dimostrato nei confronti dell'azienda. Assicurati di aggiungere dettagli specifici sul dipendente a supporto della sua promozione.

Aggiungi eventuali dettagli importanti specifici della promozione, come lo stipendio (e la frequenza con cui viene erogato) e chi sarà il referente diretto del dipendente e in quale reparto. Precisa che il nuovo supervisore contatterà il dipendente promosso per discutere di eventuali nuove responsabilità e problemi relativi alla transizione.

Congratulati nuovamente con il dipendente per aver ottenuto la promozione. Incoraggialo a porre domande o sollevare eventuali dubbi, se necessario. Terminare la lettera in questo modo può far sentire apprezzato il dipendente.